Elektronischer Rechnungsaustausch: maßgebliche Verwaltungsregelungen


BMF-Schreiben vom 2.7.2012, IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003

 

Das nun vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichte Schreiben stellt sozusagen den „Schlusspunkt“ der Anhörungen und Beratungen zur Entwurfsfassung vom 1.2.2012 dar (siehe hier). Dieses BMF-Schreiben beinhaltet vor allem eine Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE). Damit haben Unternehmen eine sichere Grundlage, wie die neuen seit 1.7.2011 geltenden Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung aus – vor allem – umsatzsteuerlicher Sicht zu verstehen und umzusetzen sind.

Gegenüber der Entwurfsfassung vom 1.2.2012 haben sich einige wenige Änderungen, Ergänzungen bzw. Präzisierungen ergeben, die hier kurz vorgestellt werden. Zugleich werden (als Erinnerungshilfe) die wesentlichen Neuregelungen zusammenfassend wiedergegeben; diese Ausführungen basieren auszugsweise auf dem Beitrag tom Suden „Elektronischer Rechnungsaustausch: Aktueller Zwischenstand …“ in der April-Ausgabe BC 2012, S. 148 ff. (mit Praxisempfehlungen).

 

 

Praxis-Info!

 

1. Auf einen Blick: Was hat sich geändert?

Zur umsatzsteuerlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen und damit zum Vorsteuerabzug waren bislang zwei alternative Verfahren vorgeschrieben:

  1. Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (als Dokumentensicherheit) oder
  2. Nutzung des EDI-Verfahrens – Electronic Data Interchange (als Prozesssicherheit).

Dies ist nun seit dem 1.7.2011 aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes von Papierrechnung und elektronischer Rechnung nicht mehr zwingend erforderlich; die Anwendung dieser Methoden ist aber weiterhin erlaubt. Nunmehr werden auch solche Rechnungsdokumente als legale Rechnungen anerkannt, die auf andere Weise elektronisch übermittelt oder bereitgestellt wurden (sog. dritter Weg). Abschn. 14.4 Abs. 2 Satz 3 UStAE nennt z.B. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder De-Mail, per Computer-Fax oder Faxserver oder per Web-Download übermittelte Rechnungen.

 

 

Hinweis:

Gegenüber der Entwurfsfassung vom 1.2.2012 wurde in Abschn. 14.4 Abs. 2 UStAE noch folgender Satz 4 angefügt: „Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.“ Diese Klarstellung wurde aus dem „Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1.7.2011“ (BMF-Mitteilung vom 19.4.2011, siehe hier) in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen. 

 

 

Bei Beschreiten des sog. dritten Weges werden innerbetriebliche Kontrollverfahren vorausgesetzt, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können. Dieses Verfahren dient allerdings nicht dazu, die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG zu überprüfen.

Dies gilt für alle Rechnungen über Umsätze bzw. Leistungen, die ab dem 1.7.2011 erbracht wurden bzw. werden.

 

 

2. Was ist bei der Zustimmung des Rechnungsempfängers zu beachten?

Rechnungen sind (gemäß Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 1 UStAE) entweder auf Papier oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers – elektronisch zu übermitteln. Diese Zustimmung des Empfängers ist nach wie vor völlig formfrei. Laut Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 3 UStAE genügt beispielsweise die Erklärung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), dass der Rechnungsempfänger einen elektronischen Rechnungsversand akzeptiert.

 

 

 

Praxisempfehlung:

Aus praktischer Sicht empfiehlt es sich, beim elektronischen Rechnungsversand eine formelle, schriftliche Regelung mit dem Rechnungsaussteller zu treffen. Diese sollte wenigstens ein Grundverständnis über die auszutauschenden Rechnungsdaten und deren Qualität sowie Eskalationsstufen im Falle eines Fehlschlagens von Übermittlungen (von der Erinnerung zur Behebung eventueller Übermittlungsprobleme – über die Fristsetzung – bis zum Schadensersatz) vorsehen. Wer mit formfreier Zustimmung elektronische Rechnungen empfängt, der regelt mit dem Rechnungsaussteller gerade nicht, was z.B. im Falle von Rundungsdifferenzen oder im Falle von Fehlversendungen zu tun ist, und weist auch dem Rechnungsaussteller keinerlei Verantwortung für die Datenqualität zu. 

 

 

3. Welche Anforderungen werden an den Nachweis gestellt?

Die Papier- sowie die elektronischen Rechnungen werden (gemäß Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 1 UStAE) ordnungsgemäß übermittelt, wenn

– die Echtheit der Herkunft (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers, insbesondere Name und vollständige Anschrift),

– die Unversehrtheit des Inhalts (keine Änderbarkeit der laut dem UStG erforderlichen Rechnungsangaben wie z.B. Ausstellungs-/Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Mengenbezeichnung, Entgelt, anzuwendender Steuersatz usw.) und

– die Lesbarkeit (Legitimität)

gewährleistet sind. Diese Anforderungen gelten gleichermaßen für die Archivierung der Rechnungen über den Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren (Abschn. 14b.1 Abs. 5 Satz 1 UStAE).

 

 

Praxishinweis:

Gegenüber der Entwurfsfassung vom 1.2.2012 findet sich nunmehr in Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE eine Erläuterung, was unter Lesbarkeit einer Rechnung zu verstehen ist: „Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung.“

Das Steuerrecht verlangt (nach § 147 Abs. 5 AO), dass die Daten „unverzüglich” lesbar gemacht werden, während dies gemäß § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB lediglich „in angemessener Zeit“ erforderlich ist. Um eine möglichst versionsunabhängige identische Darstellung der archivierten Inhalte über den notwendigen Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren (zuzüglich Anlauffrist von bis zu zwei Jahren) sicherzustellen, empfiehlt sich das Datenübermittlungsformat PDF/A

 

 

 

4. Was ist beim innerbetrieblichen Kontrollverfahren zu beachten?

Die Unternehmer sind frei, wie sie die vorgenannten Anforderungen sicherstellen; es wird kein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben! Ausreichend ist ein Verfahren, welches der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt (Abschn. 14.4 Abs. 5 Satz 1 UStAE). Zulässig sind alle denkbaren technischen und organisatorischen Maßnahmen.

 

 

Hinweis:

Diese liberale Vorgehensweise unterstreicht die Finanzverwaltung im neu eingefügten Satz 2 zu Abschn. 14.4 Abs. 5 UStAE: „Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen.“ 

 

 

 

 

 

Gemäß Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 4 UStAE ist eine inhaltlich zutreffende Rechnung, insbesondere hinsichtlich

– der richtigen Bezeichnung der Leistung,

– der richtigen Bezeichnung des Leistenden,

– der richtigen Berechnung des Entgelts,

– der richtigen Bezeichnung des Zahlungsempfängers,

ausreichend, um darauf zu schließen, dass bei der Übermittlung keine Fehler vorgekommen sind, welche die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigen. In diesem Fall ist die Schlussfolgerung zulässig: Die Rechnung wurde auf dem Transportweg weder ge- oder verfälscht noch auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht somit der erbrachten Leistung.

Die Erfüllung der Anforderungen an den sog. „verlässlichen Prüfpfad“ (von der Bestellung bis zur Bezahlung) muss nicht notwendigerweise im Rahmen des Rechnungswesens erfolgen, sondern kann (gemäß Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 2 UStAE) auch durch einen manuellen Abgleich/Vorlage der Rechnung mit vorhandenen ergänzenden Unterlagen wie Bestellkopie, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg erfolgen. Auch hierfür sind keine spezifischen technischen Verfahren vorgeschrieben. Es reicht also, diese ergänzenden Dokumente für Prüfzwecke „irgendwie” vorzuhalten.

 

 

Wichtig!

Das innerbetriebliche Kontrollverfahren muss (gemäß Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 3 UStAE) nicht dokumentiert werden. Damit ist auch die in den GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”) geforderte Verfahrensbeschreibung aus umsatzsteuerlicher Sicht keine Voraussetzung mehr für die Anerkennung einer Rechnung und den daraus folgenden Vorsteuerabzug. 

 

 

 

5. Welche weiteren ergänzenden Hinweise finden sich in dem BMF-Schreiben vom 2.7.2012?

 

a) Gutschriften

Mit der Bezeichnung „Gutschrift“ sind hier nicht die im Geschäftsleben häufig vorkommenden Fälle betroffen, in denen ein Lieferant eine Gutschrift u.a. bei Mängeln des Liefergegenstands oder verspäteter Lieferung erstellt. Gemeint sind vielmehr Fälle des sog. Gutschriftverfahrens, in denen zwischen dem Leistungsempfänger und dem Lieferanten vereinbart wird, der Leistungsempfänger solle – abweichend vom Regelfall (Ausstellung einer Rechnung durch den Lieferanten) – die Abrechnungen (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) für den Lieferanten übernehmen.

Hierzu wurde der Satz 2 in Abschn. 14.4 Abs. 6 UStAE eingefügt, der klarstellen soll: „Wird eine Gutschrift ausgestellt, ist der leistende Unternehmer als Gutschriftsempfänger zur Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens … verpflichtet.“

 

 

Praxishinweise:

  • Im Gegensatz hierzu trägt der Gutschriftsaussteller (Leistungsempfänger) bei fehlenden Abrechnungs-Voraussetzungen – auch solchen im Bereich des Leistenden – in vollem Umfang das Risiko der Versagung des Vorsteuerabzugs; der Gutschriftsaussteller kann sich nicht auf den Gutglaubensschutz berufen.
  • Für Unternehmen empfiehlt es sich, klar zu verdeutlichen, wer Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger ist; dies wird durch den Zusatz „Gutschrift“ nicht erreicht.

 

 

 

b) Diverse Rechnungen

In den geänderten bzw. neu eingefügten Sätzen 2 bis 4 von Abschn. 14c.1 Abs. 4 UStAE wird noch folgender Sonderfall geregelt: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der leistende Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG. „Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Abs. 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, sind diese Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden.“

[Anm. d. Red.]   

 

 

BC 8/2012