Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM): Anwendungsschreiben für den Einführungszeitraum 2013


BMF-Schreiben vom 25.7.2013, IV C 5 – S 2363/13/10003

 

 

Im Anschluss an den Entwurf eines Anwendungsschreibens zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) vom 11.10.2012 (IV C 5 – S 2363/07/0002-03 – bestätigt durch das BMF-Startschreiben vom 19.12.2012, IV C 5 – S 2363/07/0002 – 03, BStBl. I, S. 1258) hat die Finanzverwaltung nun die Anwendungsgrundsätze für den Einführungszeitraum 2013 im Internet bekannt gemacht. Diese beziehen sich auf den verabschiedeten § 52b EStG durch das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz vom 26.6.2013 (BGBl. I, S. 1809).

Das Anwendungsschreiben wird im Folgenden zusammenfassend wiedergegeben.

 

 

1. Zeitpunkt der verpflichtenden Teilnahme

Eine verpflichtende Teilnahme am elektronischen Verfahren sieht die Finanzverwaltung nach wie vor für den Monat Dezember 2013 (= letzter im Kalenderjahr 2013 endender Lohnzahlungszeitraum) vor. Ansonsten ist das Kalenderjahr 2013 als Einführungszeitraum bestimmt worden, um eventuell bestehende technische und organisatorische Probleme beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren zu vermeiden.

 

Warnhinweis:

Ein Abruf der ELStAM-Daten mit Wirkung ab 2014 ist verspätet.

 

 

 

2. Papierverfahren im Einführungszeitraum

Bis zur Teilnahme des Arbeitgebers am elektronischen Verfahren – spätestens ab dem Monat Dezember 2013 – bleibt es beim Nachweis der Lohnsteuerabzugsmerkmale des jeweiligen Arbeitnehmers durch Papierbescheinigungen (insbesondere Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013, Ausdruck oder Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale). Sämtliche auf diesen Papierbescheinigungen eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale bleiben weiterhin gültig (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Faktor, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuermerkmal). Beim Ausdruck bzw. zum Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale muss dem Arbeitgeber für den Arbeitnehmer allerdings auch die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung für 2011, 2012 oder 2013 mit den Steuerklassen I bis V vorliegen.

 

 

Praxishinweise:

  • Maßgebend sind allein die ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale auf der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug – unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die einzelnen Lohnsteuerabzugsmerkmale dem Grunde bzw. der Höhe nach noch vorliegen.
  • Die Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung für 2011, 2012, 2013 und die weiteren genannten Papierbescheinigungen hat der Arbeitgeber auch im Einführungszeitraum entgegenzunehmen, aufzubewahren sowie die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto zu übernehmen. Erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 dürfen diese Bescheinigungen vernichtet werden (§ 52b Abs. 1 Satz 4 EStG). Im Falle eines zwischenzeitlichen Arbeitgeberwechsels sind die Unterlagen dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

 

 

Die bereits bislang geltende Vereinfachungsregelung für Auszubildende (Steuerklasse I ohne Papierbescheinigung bei Mitteilung und schriftlicher Bestätigung der Identifikationsnummer, des Tags der Geburt und ggf. der Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft) wird auch im Kalenderjahr 2013 beibehalten.

 

 

3. Unzutreffende ELStAM

Werden für den Arbeitnehmer aufgrund fehlerhafter Meldedaten materiell unzutreffende ELStAM bereitgestellt und ist eine zeitnahe Berichtigung aus technischen Gründen nicht möglich, kann das Finanzamt eine „Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ ausstellen. In der Folge wird der Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, sog. Vollsperrung.

Hat das Finanzamt die ELStAM nach ihrem erstmaligen Abruf gesperrt, wird dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung durch Bereitstellung sog. Änderungslisten automatisch mitgeteilt. Daraufhin hat der Arbeitgeber die bereitgestellten ELStAM abzurufen und ab der dem Abruf folgenden Lohnabrechnung anzuwenden.

Bei unzutreffenden ELStAM, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (z.B. Freibetrag aus dem Lohnsteuerermäßigungsverfahren, Steuerklassenkombination bei Ehegatten, Beantragung der Steuerklasse II), korrigiert das Finanzamt auf Veranlassung des Arbeitnehmers die ELStAM in der Datenbank. Daraufhin werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM zur Verfügung gestellt.

 

 

Praxishinweise:

  • Der Arbeitgeber soll dem Arbeitnehmer den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung des erstmaligen Abrufs der ELStAM gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist nicht erforderlich.
  • Bei der Anmeldung in der ELStAM-Datenbank hat der Arbeitgeber auch anzugeben, ob es sich um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis des Arbeitnehmers handelt. Diese Angaben sind für die programmgesteuerte Bildung der Lohnsteuerklasse erforderlich.
  • Weichen die erstmals abgerufenen ELStAM von den auf der Lohnsteuerkarte 2010, einer vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung 2011, 2012, 2013 und den weiteren genannten Papierbescheinigungen eingetragenen bzw. im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen ab, besteht für den Arbeitgeber weder eine Korrektur- noch eine Anzeigepflicht. Abweichungen können z.B. dann auftreten, wenn der Arbeitnehmer seiner Anzeigeverpflichtung im Papierverfahren bei Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Ungunsten nicht nachgekommen ist (z.B. Steuerklasse III oder II anstatt I).
  • Sollen Freibeträge (nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nrn. 1 bis 3 und 5 bis 8 EStG) auch bei Anwendung der ELStAM durch den Arbeitgeber in 2013 (weiter) berücksichtigt werden, sind diese grundsätzlich im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens für 2013 neu zu beantragen. 

 

 

 

4. ELStAM bei verschiedenen Lohnarten

Zahlt der Arbeitgeber verschiedenartige Bezüge, sind diese als einheitliches Dienstverhältnis zu einem Arbeitgeber zusammenzurechnen und nach denselben ELStAM zu erheben.

 

 

Beispiele für die Zahlung verschiedenartiger Bezüge: 

  • Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber neben einer Betriebsrente noch Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis; die Lohnsteuer wird nicht pauschal erhoben.
  • Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber Hinterbliebenenbezüge und eigene Versorgungsbezüge oder Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis.
  • Ein Arbeitnehmer ist in Elternzeit und arbeitet gleichwohl beim selben Arbeitgeber weiter.

 

 

 

Behandelt der Arbeitgeber solche Bezüge bei der Durchführung des Lohnsteuerabzugs wie Bezüge aus unterschiedlichen Dienstverhältnissen, sind für vor dem 1.1.2015 endende Lohnabrechnungszeiträume die vom Arbeitgeber abgerufenen ELStAM für einen der gezahlten Bezüge anzuwenden. Für den jeweils anderen Bezug ist die Steuerklasse VI ohne weiteren Abruf von ELStAM für ein zweites Dienstverhältnis zugrunde zu legen.

 

 

Hinweis:

In dem Entwurf eines Anwendungsschreibens zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) vom 11.10.2012 (IV C 5 – S 2363/07/0002-03) wurde es nicht beanstandet, wenn bis zum 31.12.2013 für einen dieser Bezüge die ELStAM und für den anderen Bezug die Steuerklasse VI angewendet wird.

 

5. Verzicht auf sofortige Anwendung der abgerufenen ELStAM

Mit Zustimmung des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber einmalig die Möglichkeit, auf eine sofortige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM zu verzichten. Stattdessen kann er den Lohnsteuerabzug für die Dauer von bis zu sechs Kalendermonaten weiter nach der vorliegenden Papierbescheinigung (insbesondere Lohnsteuerkarte 2010, Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 oder einem ELStAM-Ausdruck in Verbindung mit den vorstehend genannten Papiernachweisen) durchführen; der Sechs-Monats-Zeitraum gilt auch dann, wenn dieser über das Ende des Einführungszeitraums (= 31.12.2013) hinausreicht.

Dies ist auch möglich, wenn die erstmalige Anwendung der im Einführungszeitraum erstmals abgerufenen ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt.

 

 

Praxishinweis:

Wendet der Arbeitgeber die Verzichtsregelung an, besteht für ihn weder eine Rückrechnungs-/Korrekturpflicht noch eine Anzeigeverpflichtung für den Sechs-Monats-Zeitraum bzw. auf den 1.1.2013.

 

 

 

6. Beendigung des Dienstverhältnisses

Hat der Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers bereits angewendet, hat der Arbeitgeber den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses (z.B. in Fällen des Arbeitgeberwechsels) der Finanzverwaltung unverzüglich mitzuteilen (sog. Abmeldung) – selbst dann, wenn das Finanzamt den Arbeitgeberabruf gesperrt hat.

[Anm. d. Red.]

 

 

BC 9/2013