Aufbewahrung von per Telefax eingehenden Rechnungen in elektronischer Form


OFD Koblenz, Verfügung vom 21.2.2006, S 7280 A – St 44 5

Im Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 UStR 2005 ist geregelt, dass von Standard-Fax an Standard-Fax übertragene Papierrechnungen als „elektronisch übermittelte Rechnungen“ gelten.

Ebenso wie bei per Post eingehenden Rechnungen ist es möglich, diese auf dem Fax empfangenen Papierrechnungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung elektronisch aufzubewahren (§ 147 AO). § 147 AO geht den Regelungen in den Umsatzsteuerrichtlinien vor. Deshalb ist auch bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform nicht erforderlich, wenn die Aufbewahrung nach § 147 Abs. 2 AO sichergestellt ist. Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Faxrechnung in Papierform dann nicht erforderlich.

Ein Verfahren, das die im Faxgerät eingehende Bilddatei elektronisch abgreift und deshalb auf den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung verzichtet, widerspricht jedoch der Regelung im Abschn. 184a UStR 2005.

 

Praxis-Info!

Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, können unter bestimmten Voraussetzungen als elektronisch übermittelte Rechnungen gelten, für die Sonderregelungen bestehen (vgl. BMF-Schreiben vom 29.1.2004, BStBl. I, S. 258). Entscheidende Bedeutung hat hierbei die Frage: Inwieweit erfolgt die Übertragung – teilweise oder vollständig – computerbasiert?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist u.a. bei folgenden Telefax-Übertragungsformen eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten:

  • Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server,
  • Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax oder
  • Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server.

Erfolgt dagegen die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax, wurde bislang (gemäß Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 UStR 2005) für die Anerkennung des Vorsteuerabzuges Folgendes vorausgesetzt:

  • Der Rechnungsaussteller bewahrt einen Ausdruck in Papierform auf, und
  • der Rechnungsempfänger bewahrt die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form auf.

Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es sogar durch einen weiteren Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, um für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar zu sein.

Die OFD-Verfügung hat diese Regelung nunmehr im Blick auf die Bestimmungen zur digitalen Archivierung in der Abgabenordnung relativiert:

  • Danach müssen (gemäß § 147 Abs. 2 AO) Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufbewahrt werden.
  • Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege usw. hingegen können auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Voraussetzung: Die Reproduktion muss stets mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen usw.) erhalten bleiben (Wahrung der Identität und Gewährleistung der Fälschungssicherheit).

 

Praxishinweise:

In der Praxis dürfte es für den Rechnungsempfänger kaum möglich sein festzustellen, welche Telefax-Übermittlungsart auf Seiten des Rechnungsausstellers verwendet wurde. Unklar bleibt demzufolge, ob eine elektronische Signatur erforderlich oder entbehrlich ist. Dies führt beim Rechnungsempfänger regelmäßig zur Verunsicherung in Bezug auf den Vorsteuerabzug.

Auch für den steuerlichen Außenprüfer ist es im Fall der voll- bzw. teil-computerbasierten Fax-Übermittlung schwer bis unmöglich, lediglich anhand einer ausgedruckten fax-basierten Rechnung das Erfordernis einer Signatur zu erkennen. Einen Rückschluss hierauf könnte jedoch die im geprüften Unternehmen eingesetzte EDV-Struktur erlauben und mithin den Betriebsprüfer zu Nachforschungen bis hin zur Versagung des Vorsteuerabzugs veranlassen.

Welche umsatzsteuerlichen Anforderungen bei elektronischen Abrechnungen per Telefax, E-Mail, EDI, EBPP zu beachten sind, erläutern Groß/Gregorius ausführlich anhand von Praxisbeispielen in BC 5/2005, S. 104 ff.

[Anm. d. Red.]

BC 5/2006