Überprüfung einer qualifizierten elektronischen Signatur


OFD Chemnitz, Verfügung vom 21.8.2006, S7287a-1/1-St23

 

Aus gegebenem Anlass wird auf Folgendes hingewiesen:

Bei einer an ein Computer-Telefax übermittelten Rechnung handelt es sich um eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, bei der eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist (vgl. Abschn. 184a Abs. 5 Satz 2 Nr. 1 Satz 6 UStR). Bei dieser Übertragungsform wird jedoch nicht die eigentliche signierte Datei übermittelt, sondern lediglich eine Bilddatei ausgedruckt. Die Prüfung der elektronischen Signatur ist daher nur möglich, wenn die Rechnung über eine erkennbare Signatur (z.B. mit 2-D-Barcode) verfügt. Außerdem muss der Ausdruck auf einem Drucker mit entsprechender Auflösung (minimal 300 dpi) erfolgen.

Zur Prüfung ist die ausgedruckte Rechnung zu scannen (Auflösung: minimal 300 dpi, bei mehrseitigen Rechnungen ist eine Seite ausreichend). Die (im 2-D-Barcode enthaltene) Signatur des eingescannten Dokuments kann dann mittels einer geeigneten Prüfsoftware (z. B. digiSeal-Reader) überprüft werden.

 

  

Praxis-Info!

 

Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, können unter bestimmten Voraussetzungen als elektronisch übermittelte Rechnungen gelten, für die Sonderregelungen bestehen (vgl. BMF-Schreiben vom 29.1.2004, BStBl. I, S. 258). Entscheidende Bedeutung hat hierbei die Frage: Inwieweit erfolgt die Übertragung – teilweise oder vollständig – computerbasiert?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist u.a. bei folgenden Telefax-Übertragungsformen eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten:

  • Übertragung von Standard-Telefax an Computer- Telefax/Fax-Server,
  • Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax oder
  • Übertragung von Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server.

Erfolgt dagegen die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax, wurde bislang (gemäß Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 UStR 2005) für die Anerkennung des Vorsteuerabzuges Folgendes vorausgesetzt:

  • Der Rechnungsaussteller bewahrt einen Ausdruck in Papierform auf, und
  • der Rechnungsempfänger bewahrt die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form auf.

Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es sogar durch einen weiteren Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, um für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar zu sein.

Rechnungen dürfen allerdings (gemäß § 147 Abs. 2 AO) auch auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Voraussetzung: Die Reproduktion muss stets mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen usw.) erhalten bleiben (Wahrung der Identität und Gewährleistung der Fälschungssicherheit).

 

 

Praxishinweise:

In der Praxis dürfte es für den Rechnungsempfänger kaum möglich sein festzustellen, welche Telefax-Übermittlungsart auf Seiten des Rechnungsausstellers verwendet wurde. Unklar bleibt demzufolge, ob eine elektronische Signatur erforderlich oder entbehrlich ist. Dies führt beim Rechnungsempfänger regelmäßig zur Verunsicherung in Bezug auf den Vorsteuerabzug.

Auch für den steuerlichen Außenprüfer ist es im Fall der voll- bzw. teil-computerbasierten Fax-Übermittlung schwer bis unmöglich, lediglich anhand einer ausgedruckten fax-basierten Rechnung das Erfordernis einer Signatur zu erkennen. Einen Rückschluss hierauf könnte jedoch die im geprüften Unternehmen eingesetzte EDV-Struktur erlauben und mithin den Betriebsprüfer zu Nachforschungen bis hin zur Versagung des Vorsteuerabzugs veranlassen.

Welche umsatzsteuerlichen Anforderungen bei elektronischen Abrechnungen per Telefax, E-Mail, EDI, EBPP zu beachten sind, erläutern Groß/Gregorius ausführlich anhand von Praxisbeispielen in BC 5/2005, S. 104 ff.

 

 

[Anm. d. Red.]

 

BC 3/2007