Rechtsgrundlage zur Anforderung einer elektronischen Rechnung


OFD Chemnitz, Verfügung vom 28.8.2006, S 7287a – 5/1 – St 23

Gemäß § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht zur Einsichtnahme in die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen bzw. zur Anforderung der gespeicherten Unterlagen auf einem Datenträger. Dazu gehören auch die auf elektronischem Weg übermittelten Eingangsrechnungen (§ 14 Abs. 3 UStG).

Die Vorlage oder Übermittlung der elektronischen Rechnung in Dateiform kann aber auch unabhängig von einer Außenprüfung gefordert werden, da die Rechnung ein Beweismittel im Sinne des § 92 Nr. 3 i.V.m. § 97 AO ist (§ 87a Abs. 5 AO).

Der Unternehmer ist gemäß Abschn. 184a Abs. 2 Satz 7 UStR verpflichtet, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung die Voraussetzungen des § 14 Abs. 3 UStG erfüllt. Andernfalls ist ein Vorsteuerabzug aus der Rechnung nicht möglich.

 

Praxis-Info!

In den letzten Jahren ist eine Vielzahl von Unternehmen, insbesondere Telekommunikationsunternehmen, dazu übergegangen, ihren Kunden die Möglichkeit einzuräumen, die Rechnung anders als in Papierform zu erhalten (durch direktes Herunterladen aus dem Internet oder Übersenden einer elektronischen Rechnung als pdf-Datei). Diese Angebote versprechen in der Regel eine Kostenersparnis gegenüber einer Übersendung der Rechnung per Post.

Rechnungen dürfen zwar (gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG) sowohl auf Papier als auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG schreibt jedoch vor: Eine elektronische Rechnung kann nur dann anerkannt werden, wenn sie „qualifiziert signiert“, also mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist (gegebenenfalls mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz). Dies ist bei Telekommunikationsunternehmen in der Regel jedoch nicht der Fall.

Ebenso verhält es sich bei der Übermittlung von Rechnungen per Fax, wenn die Absendung oder der Empfang nicht durch ein Faxgerät, sondern durch einen Computer erfolgt. Auch in diesem Fall liegt keine „Papierrechnung“ vor, die zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Der Einwand, einer Faxrechnung könne man es nicht ansehen, ob sie von einem Computerfax stamme oder nicht, hat durchaus Berechtigung. Dasselbe gilt auch für Rechnungen, die auf dem eigenen Drucker ausgedruckt werden, da in der Regel der Finanzbeamte nicht sicher feststellen kann, ob die Rechnung nun vom leistenden Unternehmen oder vom empfangenden Kunden selbst ausgedruckt wurde. Vermeiden lassen sich mögliche Streitfälle allerdings nur mit einer Originalrechnung in Papierform.

Welche Übertragungsmöglichkeiten erkennt die Finanzverwaltung an – Telefax, E-Mail, EDI und/oder EBPP? Wie können sich Empfänger einer elektronischen Rechnung darauf verlassen, ob dessen Inhalt in unveränderter Form erhalten geblieben ist? Wie sicher ist die Identität des Abnehmers? In BC 5/2005 (S. 104 ff.) geben hierauf Groß/Georgius konkrete Antworten, die sie anhand von Praxisbeispielen illustrieren.

 

Praxishinweise:

Für Unternehmen, die u.a. aus Kostengründen die elektronische Rechnungsabwicklung einführen wollen oder aufgrund ihres geschäftlichen Umfeldes mit dem Zugang derartiger Abrechnungen rechnen müssen, empfiehlt es sich, ihre EDV den technischen Anforderungen – soweit noch nicht geschehen – vorzeitig anzupassen, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten. Die Anpassungen betreffen dabei in erster Linie

  • die Kommunikationssoftware sowie
  • die Erlangung und Implementierung der erforderlichen Signaturschlüssel-Zertifikate.

Daneben sind jedoch auch die Archivierungserfordernisse und daraus resultierende Archivierungsstrategien sowie die Datenzugriffsmöglichkeit der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen zu berücksichtigen – u.a.:

  • Der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung sind zu protokollieren.
  • Die Speicherung der elektronischen Abrechnung ist auf einem Datenträger vorzunehmen, der nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
  • Aufbewahrung des Signaturprüfschlüssels sowie des qualifizierten Zertifikats des Empfängers.

 

[Anm. d. Red.]

BC 2/2007