Ordnungsmäßigkeit der Buchführung


BFH-Beschluss vom 4.8.2010, X B 19/10 (NV)

Bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kommt es nicht auf die formale Bedeutung eines Buchführungsmangels an, sondern auf dessen sachliches Gewicht.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Im vorliegenden Streitfall sind vom Finanzamt folgende Buchführungsmängel beanstandet worden:

  1. Aufzeichnungen im Journal mit Bleistift
  2. Fehlende Kassenbuchaufzeichnungen
  3. Ungeklärte Zahlungsbewegungen
  4. Keine zeitnahe Verbuchung bestimmter Geschäftsvorfälle

Da der Unternehmer seinen Aufklärungs- und Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt und dem Finanzgericht unzureichend nachgekommen ist, wurde eine Schätzung vorgenommen.

 

Lösung

Die Entscheidung des Finanzgerichts ist nicht zu beanstanden:

  1. Wird bei der Buchführung kein unauslöschliches Schreibmaterial benutzt, kann dies zu Manipulationen führen. Auf das Vorliegen tatsächlich vorgenommener Manipulationen kommt es dabei nicht an. Ob die Verwendung eines Bleistifts einen Buchführungsmangel an sich bereits darstellt, ist allerdings im Ergebnis nicht ausschlaggebend. Denn bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kommt es nicht auf die formale Bedeutung eines Buchführungsmangels an, sondern auf dessen sachliches Gewicht.
  2. Der Unternehmer konnte nicht ausreichend Aufklärung darüber leisten, ob in den Streitjahren 1997 bis 2000 Zahlungen in bar vereinnahmt worden sind. Das Finanzgericht hat ausdrücklich festgestellt, es habe solche Barzahlungen gegeben. Schließlich wurde das Kontokorrentbuch – entgegen der Behauptung des Unternehmers – nicht im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung vorgelegt.
  3. Im vorliegenden Streitfall wurden bestimmte (betriebliche) Rechnungen mit Barmitteln aus dem Privatbereich bezahlt. Unklar blieb, woher die entsprechenden Mittel konkret stammten. Ein pauschaler Verweis auf die im Gesamtsaldo höheren Entnahmen, das hohe Privatvermögen und die in den Streitjahren erzielten Jahresüberschüsse genügt nicht den gesteigerten Mitwirkungspflichten.
  4. Im vorliegenden Fall wurde nachweislich verkaufte Ware in nicht unerheblichem Umfang von den Kunden erst nach der Lieferung bezahlt. Die betreffenden Warenverkäufe sind von dem Unternehmer aber erst im Zeitpunkt des jeweiligen Zahlungseingangs und damit nicht zeitnah verbucht worden.

  

Zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

Für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sind die Grundsätze hinlänglich bekannt:

  • Vollständigkeit,
  • Richtigkeit,
  • Zeitgerechtheit,
  • Ordnung,
  • Nachvollziehbarkeit und
  • Unveränderlichkeit.

Daneben müssen Beleg-, Konten- und Journalfunktion gewährleistet sein. Für die Nachvollziehbarkeit der Buchführung ist entscheidend, dass der der Buchung zugrunde liegende Geschäftsvorfall von seiner Entstehung an bis zu seinem Abschluss belegbar ist.

Zudem sind die Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen – gerade auch mit Blick auf eine DV-gestützte Buchhaltung – wie folgt zu erfassen und zu speichern:

  • Zeitgerecht, d.h. möglichst taggenau: Durch Einsatz adäquater Netzwerküberwachungssysteme lassen sich die Aktualität des elektronischen Datenaustauschs zwischen Geschäftspartnern und die zeitgerechte Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle überwachen (ständige Verfügbarkeit des Netzzugangs). „Zeitstempel” gemäß Signaturgesetz unterstützen die Dokumentation.
  • Verarbeitungsfähig: Beim Eintreffen von Daten (im Zugangs-/Erfassungssystem) ist das verwendete Format durch Programmroutinen (beispielsweise Prüfung der Vollständigkeit der Daten, inhaltliche Prüfung) festzustellen und dann bei Übergabe an das Rechnungslegungssystem (z.B. ERP-System) ggf. in ein passendes Format umzusetzen (Konvertierung).

Darüber hinaus müssen die Daten vor der Buchung freigegeben bzw. autorisiert werden; Prüfprogramme, die z.B. Gültigkeits- und Plausibilitätsabfragen enthalten, bestätigen dabei deren formale Richtigkeit.

 

Praxishinweise:

Unerlässlich bei buchführungspflichtigen Geschäftsvorfällen sind folgende Bestandteile:

  • Buchungstext zwecks hinreichender Erläuterung des Vorgangs,
  • zu buchender Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt,
  • Zeitpunkt des Vorgangs zwecks Bestimmung der Buchungsmethode (Buchungsdatum),
  • Bestätigung des Vorgangs (Autorisation) durch den Buchführungspflichtigen,
  • Angaben zur Kontierung,
  • Ordnungskriterium für die Ablage bzw. interne Speicherung (z.B. Belegnummer).

Bei fehlenden oder fehlerhaften Bestandteilen (z.B. falscher Buchungstext) muss sichergestellt werden, dass eine Buchung des betreffenden Geschäftsvorfalls nicht erfolgen kann, sondern die Inhalte korrekt ergänzt werden (maschinelle Prüfroutinen oder manuelle Kontrollen vor der Buchung).

Sofern automatisierte Buchungen auf der Basis von übermittelten Transaktionsdaten ausgelöst werden (z.B. automatische Verbuchung von elektronischen Bankkontoauszügen, vgl. ausführlich Schäfer, BC 10/1998, S. 225 ff.), sind folgende Anforderungen zu erfüllen:

  • Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Erzeugung der Buchungen,
  • Nachweis des Zugriffsschutzes,
  • Nachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchung.

 [Anm. d. Red.]                                   

 

 

BC 11/2010