BMF 5.12.2025, IV C 5 – S 2353/00094/007/012; DOK: COO.7005.100.3.13672232
Mit diesem BMF-Schreiben hat die Finanzverwaltung die ab 1.1.2026 geltenden Verpflegungspauschalen und den Pauschbetrag bei Übernachtungskosten länderweise bekannt gemacht.
Praxis-Info!
Eintägige Reise ins Ausland
Bei einer eintägigen Reise in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts des Arbeitnehmers im Ausland maßgebend.
Beispiel: Eintägige Reise in die Schweiz Der Arbeitnehmer unternimmt im Januar 2026 von München aus eine eintägige Dienstreise nach Zürich. Er ist insgesamt 13 Stunden von zu Hause abwesend. Behandlung: Die Verpflegungspauschale, die ihm vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder von ihm als Werbungskosten abgezogen werden kann, beträgt ab Januar 2026 47 € (bis 31.12.2025 = 43 €). |
Mehrtägige Reise ins Ausland
Bei der Anreise vom Inland in das Ausland – auch ohne berufliches Tätigwerden – ist der Pauschbetrag des Orts maßgebend, der vom Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
Bei der Abreise vom Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts des Arbeitnehmers maßgebend.
Für die Zwischentage gilt grundsätzlich der Pauschbetrag des Orts, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.
Beispiel: Mehrtägige Reise nach Irland Der Arbeitnehmer fliegt im Februar 2026 zu einem Geschäftstermin von Frankfurt nach Dublin (Hinflug: Montagabend; Rückflug: Mittwochabend). Behandlung: - Der Arbeitnehmer hat für den Montag (= Anreisetag) und den Mittwoch (= Abreisetag) Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 43 € (bis 31.12.2025 = 39 €).
- Die Verpflegungspauschale für den Dienstag (= Zwischentag) beträgt 64 € (bis 31.12.2025 = 58 €).
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Beispiel (Ergänzung): Mehrtägige Reise nach Irland mit Hotelbuchung Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel Übernachtung mit Frühstück gebucht. Behandlung: Durch das Frühstück liegt eine Mahlzeitengestellung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer vor. Die Verpflegungspauschalen am Dienstag (64 €) und am Mittwoch (43 €) sind für beide Tage um jeweils 12,80 € (= 20% von der Verpflegungspauschale für 24 Stunden von 64 €) zu kürzen (§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG). |
Übernachtungspauschalen bei doppelter Haushaltsführung im Ausland
Im Falle einer doppelten Haushaltsführung (d.h. erste Tätigkeitsstätte im Ausland, Lebensmittelpunkt im Inland) können die notwendigen Mehraufwendungen für die Zweitwohnung am ausländischen Beschäftigungsort für drei Monate mit dem ausländischen Übernachtungspauschbetrag steuerfrei erstattet werden. Ab dem vierten Monat ist die steuerfreie Erstattung auf 40% dieses Pauschbetrags begrenzt (LStR 9.11 Abs. 10 S. 7 Nr. 3 S. 2). Die Pauschbeträge gelten nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung. Als Werbungskosten des Arbeitnehmers können nur die tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden.
Beispiel: Versetzung innerhalb eines Konzerns ins Ausland Ein Arbeitnehmer wird innerhalb des „Arbeitgeber-Konzerns“ ab 1.1.2026 unbefristet nach Amsterdam versetzt. Der Lebensmittelpunkt in Deutschland (= Familienwohnsitz) wird beibehalten. Im Jahr 2026 können die Aufwendungen für die Zweitwohnung in Amsterdam in folgender Höhe pauschal steuerfrei ersetzt werden (jeweils 20 Übernachtungen monatlich unterstellt): Januar bis März 2026
60 Übernachtungen à 167 € | 10.020 € | April bis Dezember 2026
180 Übernachtungen à 66,80 € | 12.024 € | | Steuerfreier Reisekostenersatz Übernachtungskosten | 22.044 € |
Das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn des Arbeitnehmers haben die Niederlande, der Arbeitslohn unterliegt allerdings in Deutschland dem Progressionsvorbehalt. Der Progressionsvorbehalt gilt jedoch nicht für den steuerfreien Reisekostenersatz der Übernachtungskosten. |
Anstelle des jeweiligen Auslandsübernachtungspauschbetrags können die tatsächlichen, notwendigen Aufwendungen für die im Ausland gelegene Zweitwohnung vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Diese tatsächlichen, notwendigen Aufwendungen könnten im Gegensatz zum Pauschbetrag vom Arbeitnehmer auch alternativ als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Durch das in Kürze im Bundesrat zur Abstimmung stehende Steueränderungsgesetz 2025 ist vorgesehen, dass ab dem 1.1.2026 für die tatsächlichen Übernachtungskosten im Ausland ein Höchstbetrag von 2.000 € monatlich anzuwenden ist. Dieser Höchstbetrag ist allerdings unbeachtlich, wenn
– eine Dienst- oder Werkswohnung verpflichtend und zweckgebunden genutzt werden muss oder
– höhere Unterkunftskosten für Zwecke des Mietzuschusses nach dem Bundesbesoldungsgesetz als notwendig anerkannt worden sind (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 S. 4 EStG i.d.F. des Steueränderungsgesetzes 2025).
Mitarbeiter der BC-Redaktion
BC 1/2026
BC20260108