Steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Sommerfest, Betriebsausflug, Weihnachtsfeier – die Besteuerung sog. Betriebsveranstaltungen ist ein steuerlicher Dauerbrenner und bietet im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen regelmäßig Anlass zur Diskussion mit der Betriebsprüfung. Unternehmen sollten insbesondere die lohnsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen genau kennen, um hier keine Fehler zu machen. Orientierungshilfe bieten die Verwaltungsanweisungen, insbesondere zwei BMF-Schreiben vom 14.10.2015 und 7.12.2016 sowie die Rechtsprechung des BFH.

Praxis-Info!

Zuwendungen eines Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer (sowie ggf. dessen Begleitpersonen) anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind gemäß § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit zuzuordnen und unterliegen somit der Lohnsteuer. Dies gilt jedoch nur, soweit die Zuwendungen höher sind als € 110,00 je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Hierbei handelt es sich um einen Freibetrag, sodass bei höheren Zuwendungen nur der übersteigende Betrag der Lohnsteuer unterliegt. Zu beachten ist: Der Freibetrag kann jeweils für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr in Anspruch genommen werden.

Grundlagen

Begünstigt sind grundsätzlich Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, wie z.B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste. Hierbei ist unerheblich, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird. Wichtig ist, dass sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und ggf. Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzen muss. Die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen eines Betriebs oder Betriebsteils offenstehen. Nicht um Betriebsveranstaltungen handelt es sich z.B. bei

• der Teilnahme an fachlichen Veranstaltungen,

• Workshops und Kundenveranstaltungen sowie

• der Beteiligung von Arbeitnehmern an einem Geschäftsessen.

Eine Jubiläumsfeier erkennt das Finanzamt als Betriebsveranstaltung an, wenn an der Feier nur Arbeitnehmer teilnehmen, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern. Es ist jedoch unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch engere Mitarbeiter, Vorgesetzte, Vertreter des Personal- oder Betriebsrats sowie die Familienangehörigen der Jubilare eingeladen werden. Zu beachten ist: Bei einer Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer liegt keine Betriebsveranstaltung vor.

Steuerlich sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr begünstigt. Sofern ein Arbeitgeber pro Jahr mehr als zwei Veranstaltungen für denselben Kreis von Begünstigten durchführt, wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet. Die Finanzverwaltung akzeptiert hierbei, dass der Arbeitgeber die beiden begünstigten Veranstaltungen auswählt. Sofern alle Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils eingeladen werden, ist die Anerkennung als Betriebsveranstaltung unstrittig. Hierbei wird unter Betriebsteil eine betriebliche Organisationseinheit von gewisser Bedeutung und Größe verstanden, z.B. die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens. Sofern sich die Veranstaltung nur an einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer richtet, darf sich die Begrenzung nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. So gilt z.B. nach einem Urteil des BFH (VI R 22/06) eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung nicht als Betriebsveranstaltung. Ein Ehemaligentreffen oder Pensionärstreffen wird von der Finanzverwaltung hingegen als begünstigte Betriebsveranstaltung anerkannt.

Bezüglich der aufgewendeten Kosten gilt, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Besteuerung einzubeziehen sind, mithin also z.B. die Kosten für

• Speisen,

• Getränke,

• den Veranstaltungsort,

• die Dekoration und

• die Technik.

Jedoch führen nur diejenigen Kosten zu Arbeitslohn, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten aufwendet. Anteilige Lohnkosten für die eigenen Mitarbeiter, die die Veranstaltung vorbereiten, und weitere typische Gemeinkosten (z.B. Strom, Heizung, Wasser bei einer Austragung im Unternehmensgebäude) sind daher nicht einzubeziehen.

Hinsichtlich der Aufteilung der Gesamtkosten für die Berechnung des Freibetrags vertritt die Finanzverwaltung eine sehr strenge Auffassung, nach der auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer abzustellen ist. Nach Ansicht des BFH sei es unerheblich, dass die Teilnehmer bei Absagen von Kollegen durch die überzähligen Speisen und Getränke in keiner Weise bereichert werden.

Sachgeschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern anlässlich einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, sind ebenfalls in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen. Hierbei muss ein konkreter Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk bestehen. Laut BMF-Schreiben vom 7.12.2016 können Sachgeschenke bis zu einem Wert von € 60,00 je Arbeitnehmer aus Vereinfachungsgründen generell als Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden. Bei Geschenken im Wert von mehr als € 60,00 ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie anlässlich der Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Geldgeschenke sind unabhängig von ihrer Höhe als Arbeitslohn zu versteuern.

Sofern der Freibetrag von € 110,00 je Arbeitnehmer überschritten wird, stellt der nicht steuerfreie Teil der Zuwendung Arbeitslohn dar. Gleiches gilt bei einer dritten und jeder weiteren Betriebsveranstaltung für die gesamte Zuwendung. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall zwischen der Regellohnbesteuerung und einer Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG mit 25% (zzgl. 5,5% Soli und ggf. Kirchensteuer) wählen. Bei der Pauschalversteuerung fällt insgesamt keine Sozialversicherung an. Zu beachten ist: Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich von Betriebsveranstaltungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers (z.B. Ehegatte oder Kinder) sind diesem zuzurechnen; es wird kein zusätzlicher Freibetrag für die Begleitpersonen gewährt.

WP/StB Prof. Dr. Christian Zwirner,
Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG, München (www.kleeberg.de)

StB Anna Günther, Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG

BC 11/2024

BC20241119