BMF 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat ein finales Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1.1.2025 veröffentlicht.
Praxis-Info!
Fälle der Abrechnung als E-Rechnung
Die E-Rechnung ist grundsätzlicher Abrechnungsstandard für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
- Ausgenommen von der Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung sind Rechnungen über Kleinbeträge bis € 250 nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG), die keiner besonderen Form bedarf und durchaus konkludent (schlüssige Zustimmung) erfolgen kann, können diese jedoch auch als E-Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.
- Für Dauerrechnungen (z.B. Mietverträge) ist einmalig für den jeweils ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Der zugrunde liegende Vertrag ist dieser auszustellenden E-Rechnung als Anhang beizufügen. Änderungen der erstmaligen E-Rechnung brauchen erst zu erfolgen, wenn sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG ändern (z.B. bei einer Mieterhöhung). Für vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Weiterhin besteht die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen u.a. für folgende Umsätze:
- Rechnungen für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet (Umkehr der Steuerschuldnerschaft, sog. Reverse-Charge-Verfahren),
- Gutschriften nach § 14 Abs. 2 S. 5 UStG („umsatzsteuerliche Gutschrift“: Eine Rechnung wird vom Leistungsempfänger ausgestellt),
- Rechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden,
- Rechnungen, mit denen land- und forstwirtschaftliche Betriebe im Sinne der Durchschnittssatzbesteuerung abrechnen,
- Rechnungen über Reiseleistungen nach § 25 UStG und
- Rechnungen über Umsätze, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird: Umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage bei der sog. Differenzbesteuerung ist die Handelsspanne (Differenz zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis); betroffen sind lediglich Wiederverkäufer (z.B. von Gebrauchtgegenständen).
Auch für Umsätze, die nach § 4 Nrn. 1 bis 7 UStG steuerfrei sind, ist unter den übrigen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen (z.B. innergemeinschaftliche Lieferung aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers im Gemeinschaftsgebiet).
Bei Umsätzen, die nach § 4 Nrn. 8 bis 29 UStG umsatzsteuerfrei sind (z.B. Vermittlung von Finanzdienstleistungen), besteht keine (E-)Rechnungspflicht. Dies gilt auch für Lieferungen und Leistungen an private Endverbraucher.
Unterliegen nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung (z.B. sowohl unternehmerischer als auch nichtunternehmerischer Bereich), hat die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung Vorrang.
Übergangsregelungen
| Zeitraum | Regelungen |
| Bis 31.12.2024 | - Papierrechnungen haben Vorrang
- E-Rechnungen dürfen nur mit Zustimmung des Abnehmers/Leistungsempfängers erteilt werden; die Form der E-Rechnungen ist frei wählbar (z.B. De-Mail, EDI)
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Ab 1.1.2025
| Obligatorisch vorgeschriebene E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnung oder anderes elektronisches Format (z.B. PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails): Zustimmung des Rechnungsempfängers |
| Bis 31.12.2027 | - Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr ≤ 800.000 € (wie bis 31.12.2026) oder
- elektronischer Datenaustausch (EDI, d.h. von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate) nach bestimmten Regeln
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Praxishinweise: - Für Umsätze, die vor dem 1.1.2025 ausgeführt worden sind, ist eine spätere Rechnungsberichtigung auch ohne Verwendung einer E-Rechnung zulässig. Vergleichbares gilt auch bei nachträglich abgerechneten Rabatt- oder Bonusvereinbarungen auf Grundlage der Jahresabnahmemengen (vgl. im Detail das BMF-Schreiben vom 15.10.2024).
- EDI-Verfahren: Rechnungsformate, welche u.a. die Anforderungen der Europäischen Norm (EN) 16931 erfüllen, können auch nach 2027 verwendet werden.
- Wie in Fällen von Organschaftsverhältnissen zu verfahren ist (Umsatz des gesamten Organkreises maßgeblich!), siehe Hefner, BC 2024, 358, Heft 8.
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Zulässige Rechnungsformate
Zulässig ist die Verwendung der sogenannten XRechnung. Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein strukturiertes Format bzw. um eine Datei im XML-Format, anhand derer der Nutzer die Rechnungsdaten entnehmen kann.
Weiteres ausdrücklich zulässiges Format ist das sogenannte ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands). Hierbei handelt es sich um eine Rechnung im PDF/A3-Format (vereinfacht gesagt ein unveränderliches PDF-Dokument), der eine Rechnung im XML-Format angehängt ist. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-W.
ZUGFeRD-Profile sind z.B.: |
Das Profil BASIC WL z.B. beinhaltet keine Rechnungspositionen und kann somit keine UStG-konformen Rechnungen abbilden. Es enthält jedoch auf Dokumentenebene alle Informationen, die zur Buchung der Rechnung benötigt werden. Es stellt somit eine Buchungshilfe dar.
Das BMF stellt auf die Europäische Norm (EN) 16931 ab und betont insbesondere die Zulässigkeit anderer in Europa verwendeter Formate.
Ausdrücklich führt das BMF die Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing an. Peppol BIS Billing ist das Pendant zur XRechnung bei der Übermittlung von E‑Rechnungen („Pan-European Public Procurement Online“). Hierbei handelt es sich um ein grenzüberschreitendes Netzwerk (Europa und darüber hinaus), das nicht nur für Regierungen und Behörden, sondern auch von Unternehmen genutzt wird (B2B). „OpenPeppol“ verfügt über zertifizierte Access Points in 28 europäischen Ländern sowie in Australien, Kanada, China, Japan, Neuseeland, Singapur und den USA. Peppol ermöglicht einen vollautomatischen Austausch elektronischer Dokumente. Das neue „PEPPOL-BIS Billing 3.0“ unterstützt die Einbeziehung von nationalen Regeln, die auf dem Herkunftsland des Verkäufers basieren.
Zu weiteren zulässigen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten siehe Hefner, BC 2024, 361, Heft 8. |
Ergänzende Angaben können in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei oder bei einem der E-Rechnung zugrunde liegenden Vertrag). Ein enthaltener Link erfüllt nicht die erforderlichen Voraussetzungen (nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG bzw. § 31 Abs. 1 UStDV).
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Die Übermittlung von E-Rechnungen hat in elektronischer Form zu erfolgen. Ausdrücklich erwähnt werden u.a. der Versand einer E-Rechnung per E-Mail, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds und die Möglichkeit des Downloads von E-Rechnungen über einen Share-Point.
Hinsichtlich des Rechnungsempfangs besteht keine Übergangsregelung. Entscheidet sich der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer E-Rechnung, müssen die Rechnungsempfänger in der Lage sein, diese zu empfangen. Hierfür genügt das Vorhandensein eines E-Mail-Postfachs. Es muss nicht zwingend ein gesondertes E-Mail-Postfach allein für den Empfang von E-Rechnungen bereitgestellt werden.
Im Rahmen der Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO ist der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung diesen maschinell auswerten kann.
Voraus- und Anzahlungsrechnungen: End- bzw. Restrechnung
Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Bis zum 31.12.2027 darf bei als E-Rechnung ausgestellten Endrechnungen ein Anhang als unstrukturierte Datei zur E-Rechnung beigefügt werden. Ein gesonderter Versand einer besonderen Zusammenstellung ist bei einer E-Rechnung hingegen unzulässig.
Vorsteuerabzug
Grundsatz: Bei Nichtvorliegen einer E-Rechnung ist der Vorsteuerabzug zu versagen.
In der Regel kann bei Nichtverwenden eines strukturierten Formats eine Rechnung korrigiert und der Vorsteuerabzug mit der Möglichkeit der Rückwirkung geltend gemacht werden. Erfolgt eine Rechnungsberichtigung nicht mittels der Ausstellung einer E-Rechnung, sondern durch eine sonstige Rechnung, werden an die Gewährung eines Vorsteuerabzugs strenge Voraussetzungen geknüpft (vgl. im Einzelnen BMF-Schreiben vom 15.10.2024).
[Anm. d. Red.]
BC 11/2024
BC20241117