Zeitpunkt der Versteuerung der steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergütungen

OFD Frankfurt, Verfügung vom 29.5.2013, S 2338 A-43-St 211 (koord. Ländererlass)

Es ist die Frage gestellt worden, ob die Lohnbesteuerung der steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergütungen aus Vereinfachungsgründen erst im letzten Lohnzahlungszeitraum des Jahres durchgeführt werden kann.

Hierzu wird folgende Auffassung vertreten:

Grundsätzlich sind die steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergütungen bei der nächstmöglichen Lohnabrechnung zu versteuern. Aus Vereinfachungsgründen bestehen jedoch keine Bedenken, wenn die steuerpflichtigen Teile von Reisekostenvergütungen bis zu einer Obergrenze von 153 € monatlich beim einzelnen Arbeitnehmer nur mindestens vierteljährlich abgerechnet werden.

Dies gilt auch für die Besteuerung von Mahlzeiten gemäß R 8.1 Abs. 4 LStR mit den Sachbezugswerten.

Dieser Erlass ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der anderen Länder.

Praxis-Info!

Betroffen von dieser Vereinfachungsregelung ist u.a. der Ersatz von Verpflegungsausgaben, die Arbeitnehmer im Rahmen von Auswärtstätigkeiten aufgewendet haben. Bei den Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung sind die Verpflegungspauschalen (gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG bzw. ab 2014: § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG-neu) zu beachten, bis zu deren Höhe eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber möglich ist.

Die Berücksichtigung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen ist – derzeit und auch künftig – auf die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Arbeits- bzw. Tätigkeitsstätte beschränkt.

Bezüglich der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers ist zu berücksichtigen:

• Bis 31.12.2013: bei einer unentgeltlich oder verbilligt gewährten Mahlzeit bis zu 40,- € (inkl. USt) besteht ein Wahlrecht zwischen der Bewertung mit dem tatsächlichen Wert oder dem Sachbezugswert (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten, die ab dem Kalenderjahr 2013 gewährt werden, betragen
  a) für ein Mittag- oder Abendessen 2,93 €,
  b) für ein Frühstück 1,60 €.
  Übersteigt der Wert der Mahlzeit (einschließlich Getränke) den Betrag von 40 € (inkl. USt), ist sie mit ihrem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn anzusetzen (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 3 LStR). Ggf. kann allerdings die „44-€-Freigrenze“ (pro Kalendermonat) für Sachbezüge in Anspruch genommen werden, da es sich bei der Mahlzeitengestellung um einen Sachbezug handelt (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).
• Ab 2014: bei einer unentgeltlich oder verbilligt gewährten Mahlzeit bis zu 60,- € (inkl. USt) ist zwingend der Sachbezugswert anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG-neu). Zudem:
  – bei Abwesenheit des Arbeitnehmers anlässlich einer Auswärtstätigkeit ab (≥) 8 Stunden: keine Versteuerung eines geldwerten Vorteils erforderlich.
  – bei Abwesenheit des Arbeitnehmers anlässlich einer Auswärtstätigkeit von weniger als (<) 8 Stunden: geldwerter Vorteil, Pauschalbesteuerung des Sachbezugswerts mit 25% möglich.

Eine steuerfreie Erstattung besteht gleichermaßen bei Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten von Arbeitnehmern (bei Ausstellung der Rechnung auf den Arbeitgeber). Für die Gestellung des Frühstücks ist lediglich ein Sachbezugswert in Höhe von 1,60 € (für 2013) als Arbeitslohn zu versteuern. Der tatsächliche Preis des Frühstücks ist unerheblich. Wird dem Arbeitnehmer z.B. im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ein Betrag von mindestens 1,60 € von seinem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen einbehalten, hat er das Frühstück bezahlt, und der geldwerte Vorteil ist 0 €.

Beruflich veranlasste Unterkunftskosten dürfen vom Arbeitgeber als Sachleistung bei entsprechender Nachweisführung gleichermaßen steuerfrei erstattet werden; ohne einen Einzelnachweis ist deren Erstattung bis zu einem Pauschbetrag von 20,- € steuerfrei (R 9.7 Abs. 3 LStR).

Darüber hinaus können die Fahrtkosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, und zwar

• entweder in Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen
• oder in Höhe eines pauschalen Kilometersatzes bei der Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs (z.B. 0,30 € je Fahrtkilometer mit einem Pkw).

[Anm. d. Red.]

BC 8/2013

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