Außenprüfung: Hinweise auf die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen

BMF-Schreiben vom 24.10.2013, IV A 4 – S 0403/13/10001

Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden; deshalb ist auch zu Ihren [als Unternehmer, Anm. d. Red.] Gunsten zu prüfen (§ 199 Abs. 1 AO).

Beginn der Außenprüfung

Wenn Sie wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung haben, können Sie beantragen, dass ihr Beginn hinausgeschoben wird (§ 197 Abs. 2 AO). Wollen Sie wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, wenden Sie sich bitte an die prüfende Stelle und geben Sie hierbei den Namen des Prüfers an. Über den Prüfungsbeginn sollten Sie ggf. Ihren Steuerberater unterrichten.

Der Prüfer wird sich bei Erscheinen unter Vorlage seines Dienstausweises bei Ihnen vorstellen (§ 198 AO).

Die Außenprüfung beginnt grundsätzlich in dem Zeitpunkt, in dem der Prüfer nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenträgerüberlassung beginnt die Außenprüfung spätestens mit der Auswertung der Daten (AEAO [Anwendungserlass zur Abgabenordnung] zu § 198).

Ablauf der Außenprüfung

Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass Sie für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet sind. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihren nachstehenden Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen. Sie können darüber hinaus auch sachkundige Auskunftspersonen benennen.

Stellen Sie dem Prüfer zur Durchführung der Außenprüfung bitte einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung (§ 200 Abs. 2 AO).

Legen Sie ihm bitte Ihre Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vor, die er benötigt, erteilen Sie ihm die erbetenen Auskünfte, erläutern Sie ggf. die Aufzeichnungen und unterstützen Sie ihn beim Datenzugriff (§ 200 Abs. 1 AO).

Werden die Unterlagen in Form der Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt, kann der Prüfer verlangen, dass Sie auf Ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die zur Lesbarmachung erforderlich sind, bzw. dass Sie auf Ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beibringen (§ 147 Abs. 5 AO).

Sind Unterlagen und sonstige Aufzeichnungen mithilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat der Prüfer das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff). Dazu kann er verlangen, dass Sie ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung sind dem Prüfer die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen (Datenträgerüberlassung) oder nach seinen Vorgaben maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff); § 147 Abs. 6 AO.

Über alle Feststellungen von Bedeutung wird Sie der Prüfer während der Außenprüfung unterrichten, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Abs. 2 AO).

Ergebnis der Außenprüfung

Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung. Sie erhalten dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern (§ 201 AO).

Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher Prüfungsbericht, der Ihnen auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Zu diesem Bericht können Sie Stellung nehmen (§ 202 AO).

Rechtsbehelfe können Sie allerdings nicht gegen den Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide einlegen.

Wird bei Ihnen eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen werden Ihnen in diesem Fall spätestens mit den Steuer-/Feststellungsbescheiden schriftlich mitgeteilt.

Ablauf der Außenprüfung beim Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit

Ergibt sich während der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit gegen Sie, so dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Ermittlungen bei Ihnen erst fortgesetzt werden, wenn Ihnen die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens verwendet werden können, darf Ihre Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Abs. 1 Satz 2 AO). Wirken Sie bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht mit (vgl. §§ 90, 93 Abs. 1, 200 Abs. 1 AO), können daraus allerdings im Besteuerungsverfahren für Sie nachteilige Folgerungen gezogen werden; ggf. sind die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, wenn eine zutreffende Ermittlung des Sachverhalts deswegen nicht möglich ist (§ 162 AO).

Dieses Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 20.7.2001, IV D 2 – S 0403 – 3/01 (BStBl. 2001 I, S. 502) und wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Praxis-Info!

Die Finanzverwaltung erläutert in gefälliger („Sie-Ansprache“) und gut strukturierter Form die wesentlichen Pflichten und Rechte der Steuerpflichtigen rund um die steuerliche Betriebsprüfung. Dabei lehnt sie sich im Wesentlichen an die Abgabenordnung an.

In der Zeitschrift BC wurde bereits eine Fülle von Verhaltensempfehlungen und Checklisten zur Außenprüfung gegeben, die im Kasten unten aufgelistet werden. Im Folgenden wird eine kleine Auswahl wichtiger Tipps zur steuerlichen Betriebsprüfung zusammengestellt.

1. Prüffragen zur Ankündigung der Betriebsprüfung

• Prüfungsanordnung: Ist sie formal und sachlich richtig? Enthält sie:
  – den voraussichtlichen Beginn der Prüfung,
  – den Prüfungszeitraum (meist 3 Jahre),
  – den sachlichen Prüfungsumfang, insbesondere die Steuerarten, die geprüft werden sollen (z. B. Umsatz-, Lohn-, Körperschafts- und Gewerbesteuer),
  – den Namen des oder der Betriebsprüfer mit Amts- und Dienstbezeichnung,
  – die Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung (Rechtsbehelfsbelehrung; Hinweis: Rechtsmittel gegen die Prüfungsanordnung ist der Einspruch).
• Zeitpunkt der Prüfung:
  – Besteht zwischen Prüfungsankündigung und Prüfungsbeginn – bei Großbetrieben mindestens 4 Wochen, ansonsten mindestens 2 Wochen – ausreichend Vorbereitungszeit?
  – Liegt er innerhalb normaler Betriebszeiten?
  – Sind keine Betriebsferien?
  – Sind die für die Prüfung wichtigen Ansprechpartner im Unternehmen im Urlaub?

•  Qualifizierte Mitarbeiter: Sind zum Zeitpunkt der Prüfung die erforderlichen Mitarbeiter im Unternehmen?
  – Die Buchhaltung sowie auch Mitarbeiter, die für den Datenzugriff die vom Prüfer gewünschten Abfragen an ihrer EDV durchführen können?
  – Die IT-Abteilung (z. B. zur Eingrenzung der steuerlich relevanten Daten)?
  – Andere Mitarbeiter (z. B. Personalabteilung, Lagerverwaltung), an deren Arbeitsplätzen steuerrelevante Daten entstehen?

2. Einige Hinweise zur digitalen Außenprüfung

Der Datenzugriff der Finanzverwaltung ist auf steuerlich relevante Daten – insbesondere also auf die Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung – beschränkt. Das heißt: Die Mitwirkungspflichten finden hier auch ihre Grenzen. Im Klartext: Alle Daten – insbesondere also auch E-Mails – sollen so sortiert werden, dass ein Zugriff nur auf die steuerlich relevanten möglich ist. Vorgefilterte Datenfelder und Datensätze, die nicht alle steuerlich relevanten Daten enthalten (sog. Reports oder Druckdateien), werden von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert.

Auch müssen die Daten weiterhin zeitlich unbegrenzt bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen bzw. dem Ende der Außenprüfung in verarbeitungsfähiger Form vorgehalten werden. Eine nur elektronisch lesbare, d. h. nicht elektronisch auswertbare Archivierung oder Archivierung auf Papier oder Mikrofilm genügt nicht; sie sollte aber – wo möglich – als Reservedokumentation vorgehalten werden.

• Die Finanzbehörde hat die Besprechungspunkte (kein Schriftformerfordernis, aber empfehlenswert!) vollständig und in angemessener Zeit vor der Schlussbesprechung – je nach Umfang der Katalogpunkte 1 bis 4 Wochen – bekannt zu geben. Wenn nicht, sollten diese angefordert werden.
• Gründliche/sorgfältige Vorbereitung beim Aufbau von Gegenargumenten, die sowohl tatsächliche als auch rechtliche Gesichtspunkte (rechtskräftige Urteile, Gesetze oder Richtlinien) berücksichtigen.
• Marschroute/Rollenverteilung festlegen (z. B. Gewichtung der Katalogpunkte nach Schwäche bzw. Stärke der eigenen Position; die einzelnen Punkte für Stellungnahmen den Unternehmensvertretern oder dem Steuerberater zuweisen, eventuell Bestimmung eines Gesprächsführers).
• Einigungswillen (zur Vermeidung eines Rechtsbehelfs) signalisieren: Vermeiden von Konfrontationen, verbindlicher Umgangston, Anwendung fairer und sachlicher Verhandlungsmethoden, Offenheit gegenüber den Argumenten der Betriebsprüfer zeigen. Bei strittigen und wirklich steuerrelevanten Sachfragen allerdings auch Fakten fundiert und beharrlich darlegen und begründen.
• Sofern sich steuerrelevante Vorgänge nicht mehr aufklären lassen bzw. Zweifel und Unsicherheiten zurückbleiben (z. B. Aufteilungsschätzungen), sollte der „vernünftige Mittelweg” gesucht bzw. eventuell ein „Kompromisspaket geschnürt” werden mit mehreren strittigen Sachverhalten! Beispiel: „Saldierung” einer nicht zweifelsfrei verdeckten Gewinnausschüttung gegen eine ebenso wenig exakt fassbare Abgrenzung zwischen Erhaltungs- und Herstellungsaufwand.
• „Schmunzel-Tipp” aus der Praxis: Den Termin für die Schlussbesprechung nach 14.00 Uhr ansetzen und möglichst wenig Kaffee servieren!

[Anm. d. Red.]

BC 11/2013

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