BFH-Urteil vom 16.9.2004, VI B 5/04, NV
Es besteht kein Klärungsbedarf, ob der in § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG geforderte Belegnachweis durch Zuschätzungen ersetzt werden kann, wenn weder die vom Arbeitnehmer selbst noch die vom Arbeitgeber getragenen Kosten anderweit nachgewiesen werden und auch nicht festgestellt ist, dass der Arbeitgeber zur Offenlegung seiner Aufwendungen nicht bereit gewesen ist.
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Im Streitfall konnte weder der Arbeitnehmer die von ihm selbst getragenen Kosten noch die vom Arbeitgeber getragenen Kosten des Pkw nachweisen.
Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung eines betrieblichen Pkw kann (gemäß § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) nur dann von der 1%-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG) abgewichen werden, „wenn die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege ... nachgewiesen werden“ und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.
Bei der Führung von Fahrtenbüchern ist das neuere Urteil des FG Düsseldorf vom 21.9.2004 (9 K 1073/04) zu beachten: Ein Nachweis der mit einem betrieblichen Kfz dienstlich und privat gefahrenen Kilometer mit Hilfe der Tabellenkalkulationssoftware Microsoft Excel gilt demnach als nicht ordnungsgemäß. Denn in einer Excel-Tabelle können jederzeit Aufzeichnungen (z.B. Zahlen, Rechenformeln) nachträglich geändert bzw. manipuliert werden. „Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden“ (vgl. H 31 (9, 10) LStR 2005).
Praxishinweise: Sofern die private Kfz-Nutzung mit einer Excel-Tabelle erfasst wird, sollten parallel handschriftliche Aufzeichnungen als Grundlage und Nachweis für die Richtigkeit vorliegen. Das Fahrtenbuch muss für die Dienstfahrten folgende Mindestangaben enthalten: Reiseziel, -route, -zweck, aufgesuchte Geschäftspartner sowie Datum und Kilometer-Stand zu Beginn und Ende der jeweiligen Fahrt. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Der Nachweis mittels eines Fahrtenbuchs ist in der Regel dann steuerlich günstiger, wenn die Anschaffungskosten niedriger als der Listenpreis (insbesondere bei gebrauchten Kfz) sind, Zuzahlungen geleistet werden und/oder Privatfahrten nur in geringem Umfang (Faustregel: weniger als 4.000 km im Kalenderjahr) stattfinden. Einen Anbietervergleich zu elektronischen Fahrtenbüchern geben: FOCUS Online, siehe hier sowie heise online, siehe hier.
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[Anm. d. Red.]
BC 2/2005
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