FG Baden-Württemberg, Urteile vom 14.10.2014, 11 K 736/11 und 11 K 737/11
Im Handel sind verschiedene Programme zur Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs erhältlich. Doch selbst wenn die Software als „finanzamtssicher“ vermarktet wird, ist dies nicht immer der Fall, wie zwei aktuelle Urteile des FG Baden-Württemberg zeigen.
Praxis-Info!
Problemstellung
Ein Apotheker führte ein elektronisches Fahrtenbuch (,‚1-2-3-Fahrtenbuch“ Version 7.08). Wird in der Software ein neues Fahrtenbuch angelegt, so muss man festlegen, ob die einzugebenden Daten
– abänderbar oder
– nicht abänderbar („finanzamtssicherer Modus“)
sein sollen.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung stellte der Prüfer verschiedene Manipulationsmöglichkeiten fest:
- Über einen Editor können Texte und Zahlen nachträglich geändert werden. Diese Änderungen werden zwar nicht in die Endsummen übernommen, doch ist eine manuelle Nachrechnung der Endsummen zur Kontrolle nur unter erheblichem Aufwand möglich.
- Die Daten lassen sich aus der Software in MS Excel exportieren, sind dort veränderbar und können anschließend wieder in das elektronische Fahrtenbuch importiert werden.
Laut Aussage des vom Apotheker zurate gezogenen Softwareprogrammierers können mit der Importfunktion nur Daten angehängt oder komplett ersetzt werden. In diesem Fall entsteht jedoch die Auffälligkeit, dass der logische Datenzähler zu hoch startet. Dieser Satzzähler ist von keiner Programmfunktion beeinflussbar. Der Außenprüfer konnte eine Überprüfung des Datenzählers jedoch nicht vornehmen, da sämtliche Daten im elektronischen Fahrtenbuch bereits während der Außenprüfung vollständig gelöscht wurden. Zwar sind die Daten noch im Ausdruck vorhanden, doch ist hier der Satzzähler nicht zu erkennen.
Aufgrund der Manipulationsmöglichkeiten mithilfe der Importfunktion liegt nach Ansicht des Finanzamts kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.
Lösung
Das FG Baden-Württemberg folgt der Auffassung des Finanzamts. Laut BFH-Rechtsprechung liegt ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch nur dann vor, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind. Sind Änderungen möglich, müssen sie in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.
Im Ausgangsfall sind die über die Importfunktion erzeugten Änderungen weder in der gewöhnlichen Programm- noch in der Druckansicht als solche erkennbar. Die Änderungen sind also nicht direkt im Fahrtenbuchprogramm als solche ersichtlich. Zudem wird von der Software nicht aufgezeichnet, wann die Eintragungen vorgenommen werden. Es ist somit nicht nachvollziehbar, ob die Eintragungen – wie gefordert – zeitnah erfolgen.
Die Importmöglichkeit war in späteren Softwareversionen (Version 7.5.5 und höher) nicht mehr gegeben. Der Apotheker führte an, laufend Software-Updates durchgeführt zu haben. Insofern habe er wohl die neue Softwareversion verwendet. Allerdings wurde dem Prüfer noch die alte Version zur Prüfung überlassen. Das Gericht kann anhand der vorliegenden Beweislage nicht mit Sicherheit sagen, welche Programmversion tatsächlich verwendet wurde. Diese Nichtaufklärbarkeit des Sachverhalts wird zulasten des Steuerpflichtigen gewertet. Somit liegt für den Prüfungszeitraum kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.
- Laut Betriebsprüfer wurde das Fahrtenbuch noch während der Prüfung beim Neuaufsetzen des Laptops vom Apotheker gelöscht. Der Apotheker behauptet dagegen, der Laptop sei defekt gewesen und die Daten so verloren gegangen. Was auch immer hier richtig ist, festzuhalten bleibt: Steuerlich relevante Daten sollten nie nur auf einem Rechner vorhanden sein. Es muss zumindest ein Back-up auf einem anderen Datenträger geführt werden.
- Bei der Verwendung von Software für steuerlich relevante Sachverhalte (Fahrtenbuch, Buchhaltungssoftware, Steuererklärungssoftware etc.) sollte genau dokumentiert werden, welche Version verwendet wird. Nur so lässt sich hinterher der genaue Funktionsumfang der Software überprüfen.
- Bei steuerlicher Software muss ein regelmäßiges Update erfolgen. Dies dient sowohl zur Schließung von entdeckten Fehlern und Lücken (hier der Importfunktion) als auch zur Anpassung an die sich ständig ändernde Rechtslage.
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Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Lead Auditor Europe in der Internen Revision, London (E-Mail: Thurow@virginmedia.com)
BC 2/2015
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