Buchführung und Kassenbuch: Aufzeichnungsvorschriften

BMF-Schreiben vom 19.6.2018, IV A 4 – S 0316/13/10005 :053; DOK 2018/0427877

Durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 ist § 146 Abs. 1 AO neu gefasst worden. Das Bundesfinanzministerium hat nun reagiert und die Regelungen zu § 146 AO im Anwendungserlass zur Abgabenordnung neu gefasst.

Praxis-Info!

Wesentliche Punkte der Neufassung beinhalten:

1. Allgemeines

• Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu. Verstöße gegen die Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können u.a. die Anwendung von Zwangsmitteln oder eine Schätzung zur Folge haben.
• Für die Definition der Begriffe „vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar“ wird auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003; BStBl. I 2014, 1450) verwiesen.
• Der Steuerpflichtige hat seine aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so zu organisieren, dass bei einer Einsichtnahme durch die Finanzverwaltung keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden können (z.B. bei Rechtsanwälten und Ärzten).
• Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben ein Kassenbuch zu führen, in welchem Bargeldbewegungen aufgezeichnet werden.

2. Einzelaufzeichnungspflicht

• Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart.
• Erfordern mehrere Rechtsnormen gleichartige Aufzeichnungen, so ist eine mehrfache Aufzeichnung nicht erforderlich.
• Die Einzelaufzeichnung umfasst nicht nur die Erfassung des monetären Betrags, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners. Dies gilt auch für Bareinnahmen und -ausgaben.
• Die Grundaufzeichnungen müssen jederzeit in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Bei der Buchung können Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst werden, wenn die verkaufte Menge ersichtlich bleibt.
• Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht sowohl bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems als auch bei Verwendung einer offenen Ladenkasse.
• Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen.
• Kundendaten müssen nicht erfasst werden, wenn diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.
• Fällt ein elektronisches Aufzeichnungssystem aus (Stromausfall, Defekt o.Ä.), so ist während dieser Zeit eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. Die Ausfallzeit des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu dokumentieren.
• Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen: 
  • Technische, betriebswirtschaftliche und praktische Unmöglichkeit der Einzelaufzeichnung (Darlegungspflicht des Steuerpflichtigen).
  • Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Voraussetzung ist, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle nicht von Bedeutung ist.
  • Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen bzw. unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten eine Nutzung des vorhandenen elektronischen Aufzeichnungssystems nicht möglich, so kann in diesem Bereich eine offene Ladenkasse geführt werden.
  • –      Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse in Kombination mit einer Waage ohne Speicherfunktion müssen die Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet werden. Erfüllt die Waage aber die Voraussetzungen einer elektronischen Registrierkasse, so ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse unzulässig.

3. Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse

• Keine Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.
• Vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle im Kassenbuch oder durch geordnete Sammlung aller Barbelege.
• Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht, so müssen die Bareinnahmen mittels eines Kassenberichts nachgewiesen werden.
• Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich zu erfassen. Eine Erfassung am nächsten Geschäftstag ist zulässig, wenn zwingende geschäftliche Gründe der taggleichen Erfassung entgegenstehen.
• Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (z.B. Vertrauenskassen bei Gemüseverkauf am Feldrand oder Warenautomaten) ist eine tägliche Auszählung nicht erforderlich; es reicht, wenn die Zählung bei Leerung der Kasse erfolgt.

4. Verzögerungsgeld

• Eine mehrfache Festsetzung eines Verzögerungsgelds wegen fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen ist nicht zulässig.
• Kommt der Steuerpflichtige seiner Mitwirkungspflicht erst nach Festsetzung des Verzögerungsgelds nach, so ist der Vollzug nicht einzustellen.

5. DV-gestützte Buchführung und Aufzeichnungen

• Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern müssen die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unverzüglich lesbar gemacht werden können.
• Bei Führung von Büchern und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu beachten.

Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: Thurow@virginmedia.com)

BC 7/2018

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