Neues Anwendungsschreiben zum ELStAM-Verfahren

BMF-Schreiben vom 8.11.2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02; DOK 2018/0877385

Die Finanzverwaltung hat ihr Anwendungsschreiben zum Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (sog. ELStAM-Schreiben) aktualisiert. Auf folgende Änderungen wird hingewiesen:

Praxis-Info!

Anmeldung und Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

In Rz. 3 weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass Änderungen der ELStAM-Daten (bezüglich der Arbeitnehmer) dem Arbeitgeber monatlich (bis zum fünften Werktag des Folgemonats) zum Abruf bereitgestellt werden. Über die Bereitstellung von geänderten Daten kann der Arbeitgeber sich auch über einen Mitteilungsservice per E-Mail informieren lassen (Rz. 54).

Wird der Arbeitslohn nach § 40a EStG pauschal besteuert (insbesondere „Minijobber“), darf der Arbeitgeber keine ELStAM abrufen. Allerdings kann der Arbeitgeber geringfügig Beschäftigte auch im ELStAM-Verfahren anmelden und den Lohnsteuerabzug nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (z.B. der Steuerklasse) durchführen (Rz. 8).

Die Anmeldung als erstes Dienstverhältnis ist nur bei Vorliegen einer entsprechenden Mitteilung des Arbeitnehmers zulässig (Rz. 46). Teilt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber auch auf Nachfrage nicht mit, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt, muss der Arbeitgeber ein weiteres Dienstverhältnis (Steuerklasse VI) anmelden. Diese Angabe ist bei der Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren zwingend erforderlich (sog. Pflichtfeld).

Meldet sich ein Nebenarbeitgeber (eigentlich Steuerklasse VI) als Hauptarbeitgeber in der ELStAM-Datenbank an, wird der bisherige Hauptarbeitgeber (Steuerklasse I bis V) automatisch zum Nebenarbeitgeber und erhält mit der nächsten Änderungsliste die Steuerklasse VI zum Abruf bereitgestellt (Rz. 50):

• Erster Schritt: Innerhalb einer Sechs-Wochen-Frist muss der „richtige“ Hauptarbeitgeber den Arbeitnehmer unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums (aus der sog. Änderungsliste) zunächst rückwirkend als Nebenarbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank abmelden.
• Im zweiten Schritt (frühestens ein Tag nach dem ersten Schritt) ist eine erneute Anmeldung als Hauptarbeitgeber vorzunehmen. Als Referenzdatum ist dabei das Datum anzugeben, ab dem die Hauptarbeitgebereigenschaft zu Unrecht entfallen war (Rz. 51).
• Dritter Schritt: Nach Ablauf der „Sechs-Wochen-Frist“ ist der aktuelle Nebenarbeitgeber, der sich unzutreffend als Hauptarbeitgeber angemeldet hat, zunächst verpflichtet, den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung (= Referenzdatum, für das ELStAM als Hauptarbeitgeber abgerufen werden sollten) abzumelden.
• In einem vierten Schritt (frühestens ein Tag nach dem dritten Schritt) ist die erneute Anmeldung als Nebenarbeitgeber durchzuführen. Als Referenzdatum ist dabei das Datum der ursprünglichen Anmeldung anzugeben. Erst durch die erfolgte Abmeldung der irrtümlichen Hauptarbeitgebereigenschaft ist eine Neuanmeldung des tatsächlichen Hauptarbeitgebers mit Rückwirkung möglich.

Steuerklassenbildung bei Ehegatten und Lebenspartnern

Alternativ zur bei der Eheschließung automatisch gebildeten Steuerklassenkombination IV/IV können die Ehegatten gemeinsam das Faktorverfahren (Zweijahreszeitraum möglich!) oder die Steuerklassenkombination III/V mit Wirkung ab Beginn des Monats der Eheschließung beantragen (Rz. 15). Ein Wechsel der Steuerklassenkombination III/V in IV/IV ist darüber hinaus auch auf Antrag nur eines Ehegatten möglich (§ 38b Abs. 3 Satz 2 EStG). Dies hat zur Folge, dass beide Ehegatten in die Steuerklasse IV eingereiht werden. Diese Regelungen gelten entsprechend für gleichgeschlechtliche Ehegatten. Die Umwandlung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft in eine Ehe hat keine Konsequenzen für den Lohnsteuerabzug. Die Steuerklassenkombination, die während der eingetragenen Lebenspartnerschaft gewählt wurde (IV/IV, III/V oder Faktorverfahren), bleibt auch nach der Umwandlung in eine Ehe gültig (Rz. 24 bis 26).

Verstirbt ein Ehegatte, wird die Steuerklasse des überlebenden Ehegatten ab dem ersten auf den Todestag folgenden Monat automatisch in Steuerklasse III geändert (sog. Witwensplitting). Ab Beginn des zweiten Kalenderjahres nach dem Tod des Ehegatten wird programmgesteuert die Steuerklasse I gebildet (Rz. 20). Für ausstehende Arbeitslohnzahlungen des Verstorbenen sind grundsätzlich die ELStAM des Erben anzuwenden. Abweichend davon kann die Zahlung von laufendem Arbeitslohn für den gesamten Monat, in dem der Arbeitnehmer verstorben ist, nach den ELStAM des Verstorbenen abgerechnet werden. Wird für die folgenden Monate laufender Arbeitslohn gezahlt, sind die ELStAM des Erben anzuwenden (Rz. 59).

Rechte des Arbeitnehmers

Nach § 38b Abs. 3 EStG haben unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Berücksichtigung ungünstigerer Lohnsteuerabzugsmerkmale zu beantragen (eine ungünstigere Steuerklasse, eine geringere Anzahl von Kindern, Rücknahme einer Berücksichtigung des Pauschbetrags für behinderte Menschen). Auch die Einreihung in die Steuerklasse I statt III, IV oder V ist möglich (Rz. 87). Der Antrag auf eine ungünstigere Steuerklasse kann bereits vor dem Ereignis (z.B. Eheschließung) gestellt werden.

Berücksichtigung von Kindern

Ein Kinderfreibetragszähler wird für Zwecke der Zuschlagsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ab Beginn des Jahres der Geburt des Kindes bis zum Ablauf des Jahres, in dem die steuerlichen Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Kindes entfallen, berücksichtigt (Jahresprinzip). Im Lohnsteuerabzugsverfahren wird für Zwecke der Zuschlagsteuern der Kinderfreibetragszähler ab dem Monat der Geburt des Kindes gebildet und bis zum Ablauf des Jahres, in dem die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Kindes entfallen, zum Abruf bereitgestellt (Rz. 27).

Lohnzahlungen nach Beendigung des Dienstverhältnisses

Zahlt der Arbeitgeber nach Beendigung des Dienstverhältnisses laufenden Arbeitslohn, sind der Besteuerung die ELStAM zum Ende des Lohnzahlungszeitraums zugrunde zu legen, für den die Nachzahlung erfolgt. Eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung ist insoweit nicht erforderlich (Rz. 60).

Handelt es sich dagegen um sonstige Bezüge (z.B. einmalige Abfindungen, Erfindungsvergütungen usw.; siehe LStR 39b.2 Abs. 2), sind für die Besteuerung die ELStAM zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses des sonstigen Bezugs maßgebend (LStR 39b.6 Abs. 3 Satz 1). Der Arbeitgeber muss daher den Arbeitnehmer erneut bei der Finanzverwaltung anmelden (Rz. 61).

ELStAM bei verschiedenen Lohnarten

Es besteht die Möglichkeit, dass bei der Zahlung verschiedenartiger Lohnbezüge der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter die Lohnsteuer für den zweiten und jeden weiteren Bezug nach der Steuerklasse VI einbehalten kann (Rz. 111 bis 115). Verschiedenartige Bezüge liegen vor (abschließende Aufzählung), wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber

• neben dem Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis auch Versorgungsbezüge erhält,
• neben Versorgungsbezügen aus seinem früheren Dienstverhältnis auch andere Versorgungsbezüge (z.B. Hinterbliebenenbezüge) bezieht oder
• neben Arbeitslohn während der Elternzeit oder vergleichbaren Unterbrechungszeiten des aktiven Dienstverhältnisses auch Arbeitslohn für ein weiteres befristetes aktives Dienstverhältnis (z.B. Arbeitslohn für eine Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit) erhält.

Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren

Hat der Arbeitnehmer im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens die Berücksichtigung eines Freibetrags nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nrn. 1 bis 6 EStG beantragt und möchte diesen auf mehrere Dienstverhältnisse verteilen, ist ein Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt erforderlich (Rz. 135). Daraufhin ordnet das Finanzamt die Freibeträge den einzelnen Dienstverhältnissen für den Abruf als ELStAM zu.

Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer

Im Inland nicht meldepflichtige Personen, d.h.

• nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die keinen Wohnsitz, aber einen gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben,
• nach § 1 Abs. 2 EStG erweitert unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer,
• nach § 1 Abs. 3 EStG auf Antrag wie unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandelnde Arbeitnehmer und
• nach § 1 Abs. 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer (die im Inland weder einen Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben),

können derzeit noch nicht am ELStAM-Verfahren teilnehmen. In diesen Fällen ist daher die Vorlage einer „Papierbescheinigung“ zur Durchführung des Lohnsteuerabzugs erforderlich. Auch diese Arbeitnehmer sollen künftig in das ELStAM-Verfahren einbezogen werden. In einem ersten Schritt sollen zum 1.1.2020 zunächst beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer integriert werden.

Mitarbeiter der BC-Redaktion

BC 12/2018

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