Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ("Update")

BMF-Pressemitteilung vom 26.7.2011

Der Deutsche Bundesrat hat am 8.7.2011 dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 nicht zugestimmt. Dazu führt das Bundesfinanzministerium (BMF) aus, es werde zurzeit die Anrufung des Vermittlungsausschusses geprüft. Bezüglich der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung ist in dem Gesetzentwurf, den der Bundestag bereits beschlossen hat, eine rückwirkende Anwendung zum 1.7.2011 enthalten. Hierzu schränkt das BMF ein: „Eine rechtssichere Anwendung der vorgesehenen Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung (z.B. Versendung einer Rechnung per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur) ist erst mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 möglich.“

Im Rahmen dieser Bekanntgabe hat das BMF seinen Frage-Antwort-Katalog vom 19.4.2011 (siehe hier) erneut veröffentlicht, wobei geringfügige Änderungen vorgenommen worden sind, die hier kurz vorgestellt werden:

1. Geplant ist, in § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG erstmals eine Definition der elektronischen Rechnung aufzunehmen. „Hiernach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
2. „Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird … zukünftig [bisher: ab dem 1.7.2011, Anm. d. Red.] nicht mehr erforderlich sein, …“
3. „Besteht eine Aufbewahrungspflicht, so sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z.B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren.“
   
   In der BMF-Mitteilung vom 19.4.2011 wurde noch die Aufbewahrungsart festgelegt: Danach wären elektronische Rechnungen verpflichtend als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.B. CD-ROM oder DVD) aufzubewahren gewesen, die keine Änderungen mehr zulassen.
   Bereits Groß/Lamm haben in BC 6/2011, S. 247, darauf hingewiesen, die exklusive Verwendbarkeit von CD und DVD dürfte in der Praxis für Unverständnis und Unsicherheit sorgen: „Nach unserer Auffassung ist ein Stück Hardware – für sich alleine gesehen – niemals in der Lage, eine Unveränderbarkeit (mithin den jederzeitigen Rückschluss auf den ursprünglichen Zustand, vgl. § 146 Abs. 4 Satz 1 AO) zu gewährleisten, sondern es kommt immer auf das Zusammenspiel von Hardware, Software und Prozessen an. Als einfaches Beispiel einer Veränderbarkeit einer auf einer CD gesicherten elektronischen Rechnung ist die nach wenigen Jahren eintretende Materialermüdung dieser CD bzw. die gewollte Zerstörung einer solchen.“
4. „Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen.“
   
   In der BMF-Mitteilung vom 19.4.2011 war hierzu lediglich vom „angewendeten Verfahren“ die Rede.
   Die Ergänzung um „Prozesse“ dürfte das oben angesprochene „Zusammenspiel von Hardware, Software und Prozessen“ im Auge gehabt haben. Zu den „Prozessen“ im Rahmen der Aufbewahrung zählen beispielsweise auch Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Administrator-Tätigkeiten, Benutzer-Anlage, Überwachung der Systeme, Durchsicht von Protokollen, permanente Information über eventuelle Sicherheitslücken).
5. Weggelassen wurde im aktuellen Frage-Antwort-Katalog im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen folgender Satz: „Es gelten somit die gleichen Regelungen wie für eingescannte Papierrechnungen.“
   
   Diese Streichung könnte u.a. auch auf die Hinweise von Groß/Lamm in BC 6/2011, S. 247, zurückzuführen sein. Zitat: „Es wird der Anschein erweckt, elektronische Rechnungen dürften genauso wie eingescannte Papierrechnungen aufbewahrt werden, was eine Verwahrung auf einem Bildträger (z.B. Mikrofilm) mit einschließt. Selbstverständlich würde dieser Medienbruch einen klaren Widerspruch zu den GDPdU [Abschnitt III, Einfügung d. Red.] darstellen; darum plädieren wir an dieser Stelle für einen trennscharfen Merksatz zur Aufbewahrung: Elektronisch (originär digital) muss elektronisch (originär digital) bleiben, Papier darf digitalisiert werden.“

Den Volltext des aktuellen Frage-Antwort-Katalogs zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung vom 26.7.2011 finden Sie hier.

[Anm. d. Red.]

BC 8/2011

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