Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten: Sachbezugswert

BMF-Schreiben vom 18.1.2019, IV C 5 – S 2334/08/10006-01; DOK 2019/0040075

Zur Anwendung der Regelungen von LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4 zu Kantinenmahlzeiten und Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten gilt im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder Folgendes:

1. Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass

1. tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
2. für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und – vorbehaltlich Buchstabe e) – Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
3. der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt [Damit ergibt sich für 2019 ein maximaler Zuschussbetrag von arbeitstäglich 6,40 € (3,30 € Sachbezugswert zuzüglich 3,10 € Zuschuss), Anm. d. Red.],
4. der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
5. der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a S. 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 5.1.2015, BStBl. I 2015, 119).

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen. Die Regelungen von LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a S. 3 und 4 (sog. 15er-Regelung) sowie Buchst. b und c sind entsprechend anzuwenden. Die 15er-Regelung gilt für maximal 15 Zuschüsse zu Mahlzeiten (insgesamt für Frühstück, Mittag- und Abendessen) im Kalendermonat.

Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen; der Nachweis der Verwendung des Zuschusses ausschließlich zum Erwerb einer Mahlzeit im Sinne des Buchstaben a) kann dabei auch durch Vorlage entsprechender vertraglicher Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, und dem Arbeitgeber oder dem mit der Verwaltung der Zuschüsse beauftragten Unternehmen geführt werden.

Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z.B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

2. Pauschalierung der Lohnsteuer

Es bestehen bei Vorliegen der Voraussetzungen der Tz. 1 keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG pauschal erhebt, auch wenn keine vertraglichen Beziehungen zu dem Unternehmen bestehen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt.

3. Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten für Home-Office-Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der Voraussetzungen der Tz. 1 auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

4. Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der Voraussetzungen der Tz. 1 auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

5. Erwerb auf Vorrat

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 24.2.2016 (BStBl. I 2016, 238) und ist in allen offenen Fällen anzuwenden. Es wird im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht.

Praxis-Info!

Die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) enthalten bereits seit vielen Jahren eine Regelung, unter welchen Voraussetzungen Essensgutscheine/Restaurantschecks mit dem amtlichen Sachbezugswert (2019: 3,30 € für ein Mittag- oder Abendessen; für ein Frühstück: 1,77 €) zu bewerten sind (LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4). Hält der Arbeitgeber sich an die Vorgaben der Finanzverwaltung, kann er arbeitstäglich einen solchen Gutschein bzw. Scheck bis zu 6,40 € ausstellen mit der Folge:

• 3,30 € als Arbeitslohn sind zu besteuern, und
• 3,10 € sind steuerfrei.

Der Höchstbetrag für den Verrechnungswert einer Essenmarke bzw. eines Mahlzeitenzuschusses beträgt also im Jahr 2019 6,40 € (3,30 € zuzüglich 3,10 €). In diesem Fall ergibt sich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für die Mahlzeit (= Mittagessen) von 3,30 €, der mit 25% pauschal besteuert werden kann (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG) und in diesem Fall sozialversicherungsfrei ist (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV). Der darüber hinausgehende Betrag von 3,10 € bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.

BC 2/2019

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