E-Invoicing erfordert Weichenstellungen

Obwohl elektronische Rechnungen eine Reihe von organisatorischen und finanziellen Vorteilen bieten, ergaben Umfragen noch aus dem Jahr 2019, dass nur knapp die Hälfte der rund 700 teilnehmenden deutschen Unternehmen E-Payment nutzt. Spätestens mit dem 27.11.2020 müssen aber bestimmte Rechnungsstellungen gemäß den Anforderungen aus der sog. ERechV abgewickelt werden. Besonders interessant könnten neue cloudbasierte Lösungen sein.

Praxis-Info!

Problemstellung

Zwar gehören digitalisierte Geschäftsprozesse mittlerweile zur Normalität in weiten Bereichen der Unternehmenswelt. Auch die Rechnungsabwicklung als aus Buchhaltungssicht einer der wichtigsten Arbeitsabläufe verabschiedet sich immer mehr aus dem analogen Dasein. Für die laut den oben genannten Umfragen aber immer noch zahlreichenUmstellungsmuffel kommen Anreize zur Umstellung und Modernisierung nun insbesondere mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV).

Diese „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ (E-Rechnungsverordnung – ERechV) gilt gemäß § 1 ERechV grundsätzlich für alle Rechnungen, „mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland enthält“. Damit sind insbesondere öffentliche Einrichtungen, wie Hochschulen, Krankenhäuser oder städtische Verwaltungen, zu einem ganz neuen System rund um elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnungen verpflichtet. Und entsprechend sind selbstverständlich auch die Dienstleister und Zulieferer der genannten Institutionen von den neuen Anforderungen erfasst.

Wenn also das Fraunhofer-Institut in Kooperation mit Comarch in der eingangs benannten Umfrage aus 2019 noch hohe Defizite festgestellt hat, so besteht vielerorts nun dringendster Handlungsbedarf, da mit dem 27.11.2020 eine letzte Zeitschranke fällt. Orientierung kann eine Analyse geben, auf die ein auf das „E-Invoicing 2.0“ spezialisierter Dienstleister am 12.8.2020 hingewiesen hat und der damit vor allem die Rechnungsabwicklung in der Cloud adressiert.

Lösung

In § 3 ERechV „Verbindlichkeit der elektronischen Form“ ist gemäß Abs. 1 vorgesehen, dass Rechnungssteller Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln müssen. Weiter heißt es, dass sie sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen können. Genau diese Bestimmung ist es, die nun in wenigen Wochen am 27.11.2020 in Kraft treten wird. Die in der Praxis zu überwindenden Barrieren lassen sich nach den Angaben des Digitalisierungsexperten Myrko Rudolph (Geschäftsführer der exapture GmbH) wie folgt differenzieren:

(1) Grundsätzliche Angst vor Neuem: Als Hauptgrund für die Umstellungsprobleme hat sich eine elementare Skepsis gegenüber neuen Technologien herausgestellt: „Vor allem die Umstellung der altbewährten Prozesse verlangt ein Ausbrechen aus der Komfortzone, zu dem sich viele Mitarbeiter, aber auch Entscheider nicht bereit zeigen.“ 70% geben genau dies als größte Hürde bei der Einführung von E-Invoicing-Lösungen an.

(2) Systemanbindung: Immerhin jeder Zweite fürchtet Probleme bei der Integration in die bestehende IT-Struktur. Das hält Rudolph für stark übertrieben; denn die auf Adaption (Anpassung) ausgelegten Intelligent Document Technology Systeme seien viel besser mit bestehender Rechnungsbearbeitungssoftware zu verbinden als gemeinhin bekannt. Zudem bestehe mit der Auslagerung in eine Cloud die Möglichkeit, dieses Problem komplett zu umgehen. Damit sei die Implementierung im existierenden System der Rechnungsabwicklung auf einige wenige Kontaktpunkte beschränkbar und entsprechend schnell umsetzbar.

(3) Kompatibilität (Vereinbarkeit) mit bewährten Vorgehensweisen: Auch derjenige, der nicht gänzlich auf die analoge Rechnungsabwicklung verzichten mag, kann Effizienzvorteile erzielen, die mit cloudbasierten Lösungen dadurch entstehen, dass eine Vielzahl zeitaufwendiger manueller Prozesse entfällt. In einem solchen Fall sind Lösungen zu empfehlen, die mithilfe eines Scanners die Informationen von einer Rechnung auf Papier extrahieren (herauslesen) und in dynamische Daten umwandeln. Darin sieht Rudolph große Vorteile gegenüber einer klassischen Hardcopy: Alle relevanten Angaben lassen sich automatisiert in das cloudbasierte Rechnungssystem einspeisen und für weiterführende Geschäftsprozesse verwenden. So könne eine Zentralisierung der wichtigsten Informationen und eine einheitliche, ERechV-konforme Strukturierung selbiger entstehen – inklusive der verpflichtenden Dokumentation aller automatisierten Verfahren. Das Zusammenspiel beider Lösungen deckt somit das gesamte Spektrum der Rechnungsabwicklung ab und bündelt sowohl analog als auch digital eingehende Daten an einem Ort.

(4) Unterschätzung der E-Invoicing-Vorteile: Für zu kurz gesprungen hält es Rudolph, wenn Unternehmen Vorteile in allen Geschäftsbereichen auf schnellere Prozesse begrenzt sehen. Allein die Kostenersparnis aufgrund des verringerten Papierverbrauchs und auch des Wegfallens von Porto-Zahlungen erweise sich in der Praxis als enorm. Auch die Fehleranfälligkeit schrumpfe auf ein Minimum: Durch die automatisierte Bearbeitung lassen sich Übertragungsfehler sowie Dopplungen vermeiden. Die von den Behörden geforderte Konformität lasse sich ausnahmslos einhalten und ebenso die Datenschutzanforderungen.

Dipl.-Kfm. Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld

BC 9/2020

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