BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003; DOK 2021/0748446
Für den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben ist vom Steuerpflichtigen ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen zeitnah anzufertigen. Erfolgt die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb, so ist außerdem die Bewirtungsrechnung beizufügen.
In seinem aktuellen Schreiben konkretisiert das Bundesfinanzministerium (BMF) die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung. Dabei gelten Erleichterungen für Kleinstbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 €.
Praxis-Info!
Die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung umfassen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen)
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer (gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen)
- Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen separat angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht aus, wohl aber zuordenbare Bezeichnungen wie „Tagesmenü 1“ oder „Lunch-Buffett“.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung). Achtung! Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht aus.
- Rechnungsbetrag: Das Trinkgeld kann auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ansonsten kann das Trinkgeld vom Empfänger auch direkt auf der Rechnung quittiert werden.
- Name des Bewirtenden: Dies gilt nicht für Kleinstbetragsrechnungen. Der Name kann handschriftlich vom leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) auf der Rechnung vermerkt werden.
Auch für die Erstellung von Bewirtungsrechnungen setzt das BMF-Schreiben einige Mindeststandards. Hierbei geht es vor allem um den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, welches den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV genügen muss. Der bewirtende Steuerpflichtige (Rechnungsempfänger) kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der vom elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg
– mit einer Transaktionsnummer
– der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
– der Seriennummer des Sicherheitsmoduls
versehen wurde. Werden die Bewirtungsleistungen zu einem späterem Zeitpunkt – etwa bei einer größeren Feier – abgerechnet oder sind in dem Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen möglich, so reicht in der Regel der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung anstelle eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion aus.
Bei der Ausgabe von Verzehrgutscheinen genügt für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine.
Des Weiteren enthält das BMF-Schreiben Angaben zum digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg. Ein digitaler Eigenbeleg ist digital erstellt, während ein digitalisierter Eigenbeleg zunächst in Papierform vorlag und dann digitalisiert wurde. Der digitale bzw. digitalisierte Eigenbeleg und die Bewirtungsrechnung müssen durch einen Gegenseitigkeitshinweis nachvollziehbar verbunden sein, z.B. durch einen eindeutigen Index, Barcode. Auch in digitaler Form gelten die Anforderungen an eine zeitnahe Dokumentation der Unterschrift (digitale Signatur) sowie die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die oben genannten Anforderungen gelten grundsätzlich für Bewirtungen im In- und Ausland. Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im Ausland keine vollständige Rechnung erhältlich war, so genügt die mangelhafte ausländische Rechnung, auch wenn diese nicht alle Pflichtangaben beinhaltet. Besteht in dem Bewirtungsland keine Pflicht zur maschinellen Rechnungserstellung, so ist auch eine handschriftliche Rechnung zu akzeptieren.
- Die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (u.a. zum Abschluss von Verträgen) dürfen den Gewinn nur um 70% mindern (vgl. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Geschäftlich veranlasst ist sogar die Bewirtung von Arbeitnehmern von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen (z.B. Mutter- oder Tochterunternehmen) und von mit ihnen vergleichbaren Personen (vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 2).
- Lediglich die rein betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung unterliegt keiner Abzugsbeschränkung (z.B. bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern, vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 1). Sofern z.B. Außenprüfer des Finanzamts bewirtet werden, ist es strittig, ob eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung vorliegt.
- Wichtig! Bewirtungsaufwendungen sollten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (z.B. in einer gesonderten Spalte für Betriebsausgaben oder als gesonderte Eintragungen in einem dafür geführten Verzeichnis).
- Um die betriebliche bzw. geschäftliche Veranlassung nachweisen zu können, sind (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG) folgende schriftliche Angaben zu machen:
– Ort der Bewirtung,
– Tag der Bewirtung,
– Teilnehmer,
– Anlass der Bewirtung sowie
– Höhe der Aufwendungen. - Bei Bewirtungen in Gaststätten genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG).
- Nicht ausreichend beim Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Geschäftsbeziehungen sind hierbei allgemein gehaltene Angaben wie
– Arbeitsgespräch,
– Infogespräch,
– Hintergrundgespräch,
– Geschäftsessen oder
– Kontaktpflege.
Darüber hinaus reicht es nicht aus, zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung einer geschäftlichen Bewirtung lediglich die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufzuführen.
- Auch für geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist – unabhängig von der einkommensteuerlichen Behandlung – der volle Vorsteuerabzug zulässig (vgl. § 15 Abs. 1a S. 2 UStG). Selbst bei Bewirtungsaufwendungen, die ertragsteuerlich wegen des Nichteinhaltens von Formvorschriften nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können (§ 4 Abs. 7 EStG), kommt es nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs (vgl. UStAE 15.6 Abs. 2 S. 5, Abs. 6). So ist beispielsweise für den Vorsteuerabzug die Angabe „Speisen und Getränke“ ausreichend.
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Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)
BC 8/2021
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