FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 9.4.2019, 5 K 5119/18 (Revision zugelassen)
Um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu können, müssen einige Angaben wie Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass aufgezeichnet werden. Dies gilt auch für den Vorsteuerabzug. Fraglich ist, ob die Aufzeichnungen zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden können.
Praxis-Info!
Problemstellung
Ein selbstständiger Unternehmensberater machte Vorsteuerbeträge für getätigte Bewirtungsaufwendungen geltend. Da die entsprechenden Belege weder Angaben zu Anlass noch zu den Teilnehmern enthielten, versagte das Finanzamt im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung den Vorsteuerabzug. Der Kläger korrigierte die Belege.
Aus Sicht des Finanzamts sind die Aufzeichnungen aber nicht zeitnah erfolgt, da die betreffenden Bewirtungen teilweise vier Jahre zurückgelegen haben. Der Vorsteuerabzug sei daher weiterhin nicht möglich.
Lösung
Aus Sicht des Finanzgerichts (FG) Berlin-Brandenburg war die Korrektur der Aufzeichnungen wirksam, so dass der Vorsteuerabzug zu gewähren ist. Unstreitig handelt es sich bei den Bewirtungsaufwendungen um solche für Geschäftsessen des Klägers mit Geschäftspartnern. Sie sind auch der Höhe nach angemessen. Die auch für den Vorsteuerabzug relevanten Formvorschriften ergeben sich aus § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG.
In der steuerrechtlichen Literatur ist umstritten, ob eine zeitnahe Einhaltung der Formvorschriften für den Vorsteuerabzug relevant ist. Das FG Berlin-Brandenburg verweist hierzu auf die einschlägige EuGH-Rechtsprechung, nach der die Nichteinhaltung von Formvorschriften nicht automatisch den Vorsteuerabzug ausschließen darf. Entscheidend ist zunächst, dass die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies ist im Ausgangsfall gegeben. Der EuGH hat bestimmt, dass eine Rechnungsberichtigung mit Rückwirkung auch noch nach längerer Zeit seit erstmaliger Rechnungserstellung möglich ist. Nichts anderes kann daher aus Sicht des FG Berlin-Brandenburg für die notwendigen Aufzeichnungen für Bewirtungsaufwendungen gelten. Entsprechend können die Aufzeichnungen auch noch nach Jahren nachgeholt werden.
- Die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (u.a. zum Abschluss von Verträgen) dürfen den Gewinn nur um 70% mindern (vgl. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Geschäftlich veranlasst ist sogar die Bewirtung von Arbeitnehmern von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen (z.B. Mutter- oder Tochterunternehmen) und mit ihnen vergleichbaren Personen (vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 2).
- Lediglich die rein betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung unterliegt keiner Abzugsbeschränkung (z.B. bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern, vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 1). Sofern z.B. Außenprüfer des Finanzamts bewirtet werden, ist es strittig, ob eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung vorliegt.
- Wichtig! Bewirtungsaufwendungen sollten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (z.B. in einer gesonderten Spalte für Betriebsausgaben oder als gesonderte Eintragungen in einem dafür geführten Verzeichnis).
- Um die betriebliche bzw. geschäftliche Veranlassung nachweisen zu können, sind (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG) folgende schriftliche Angaben zu machen:
– Ort der Bewirtung,
– Tag der Bewirtung,
– Teilnehmer,
– Anlass der Bewirtung sowie
– Höhe der Aufwendungen. - Bei Bewirtungen in Gaststätten genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG).
- Nicht ausreichend beim Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Geschäftsbeziehungen sind hierbei allgemein gehaltene Angaben wie
– Arbeitsgespräch,
– Infogespräch,
– Hintergrundgespräch,
– Geschäftsessen oder
– Kontaktpflege.
Darüber hinaus reicht es nicht aus, zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung einer geschäftlichen Bewirtung lediglich die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufzuführen. - Bewirtungsaufwendungen können auch dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn lediglich Eigenbelege mit Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung sowie der Höhe der Aufwendungen vorliegen. Die unterbliebene Angabe des Bewirtenden (bewirtende Person bzw. Rechnungsempfänger) im Bewirtungsvordruck kann nachgeholt werden.
- Auch für geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist – unabhängig von der einkommensteuerlichen Behandlung – der volle Vorsteuerabzug zulässig (vgl. § 15 Abs. 1a S. 2 UStG). Selbst bei Bewirtungsaufwendungen, die ertragsteuerlich wegen des Nichteinhaltens von Formvorschriften nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können (§ 4 Abs. 7 EStG), kommt es nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs (vgl. UStAE 15.6 Abs. 2 S. 5, Abs. 6).
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Christian Thurow,
Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Business Audit Manager, London (E-Mail: Thurow@virginmedia.com)
BC 8/2019
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