Erstattung im Ausland gezahlter Steuern

Vereinfachungen der Finanzverwaltung nutzen

Viele Unternehmen zahlen im Ausland Umsatzsteuer, ohne die bestehenden Erstattungsmöglichkeiten vollständig auszuschöpfen, so z.B. wegen zu hohem Bürokratieaufwand anlässlich von Messebesuchen, Projektgeschäften oder Kundenveranstaltungen im Ausland. Mit einem aktuellen BMF-Schreiben vom 2.6.2026 wird nun das Vorsteuervergütungsverfahren insbesondere mittels Digitalisierung der Abwicklung vereinfacht.

Praxis-Info!

Problemstellung

Das Vorsteuervergütungsverfahren ermöglicht es international tätigen Unternehmen, im Ausland gezahlte Umsatzsteuer ohne umsatzsteuerliche Registrierung in dem jeweiligen Staat erstattet zu bekommen. Typische Fälle sind Reise- und Übernachtungsaufwendungen, Messeaufwendungen, Bewirtungskosten oder sonstige betriebliche Ausgaben, auf die ausländische Umsatzsteuer angefallen ist. Je nach Höhe dieser Aufwendungen können sich erhebliche Erstattungsbeträge ergeben. Zugleich ist das Verfahren aber an formelle Voraussetzungen sowie Fristen gebunden, sodass eine sorgfältige Vorbereitung nach wie vor unerlässlich ist. Mit einem Schreiben (BMF 2.6.2026, III C 3 – S 7359/00081/001/030) hat die Finanzverwaltung im Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) die Passagen zum Vorsteuervergütungsverfahren überarbeitet.

Anforderungen

Mit Art. 7 Nr. 2 der Siebten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 19.12.2025 (BGBl. I 2025, 372) wurde mit Wirkung zum 1.1.2026 § 61a Abs. 2 S. 3 bis 6 UStDV geändert bzw. eingefügt. Um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, sind die Nachweise für Anträge auf Vorsteuervergütungen von nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmern (Drittlandsunternehmer), die nach dem 31.12.2025 gestellt werden, in digitaler Form bereitzustellen. Zur Erleichterung der Übersicht über die zu vergütenden Vorsteuerbeträge ist laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine detaillierte Einzelaufstellung beizufügen. Zur Ablösung der Papiernachweise erfolgt die Übermittlung der zum Antrag gehörenden vollständigen Anlagen vorzugsweise über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) und in Ausnahmefällen (übergangsweise) durch die Zurverfügungstellung über ein Speichermedium (z.B. USB-Stick).

Die Vorlage von Rechnungen wurde durch die Einführung eines Schwellenwerts erleichtert, sodass Kleinbeträge (Gesamtbeträge bis 250 €), wie beispielsweise Kosten im Bereich der Personenbeförderung (Taxifahrten, ÖPNV), nur auf Verlangen des BZSt nachzuweisen sind. Hierbei wurde zudem die Regelung für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer (Drittlandsunternehmer) mit der Regelung für im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer (§ 61 UStDV) harmonisiert.

Organisatorische Anpassungen in der Rechnungsverarbeitung

In einer Erläuterung der Inhalte des BMF-Schreibens vom 2.6.2026 weist der PKF-Steuerexperte Julian Frische (PKF WMS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Osnabrück) darauf hin, dass ausländische Rechnungen vollständig erfasst, zutreffend zugeordnet und hinsichtlich ihrer Vergütungsfähigkeit geprüft werden (mehr dazu in Kürze in den PKF-Nachrichten, Ausgabe Oktober 2026, siehe unter www.pkf.de). Entscheidend sei insbesondere die formelle Qualität der Belege, etwa im Hinblick auf erforderliche Rechnungsangaben. Um ungenutzte oder verspätet geltend gemachte Erstattungsbeträge sowie unnötige Verzögerungen im Vergütungsverfahren zu vermeiden, empfiehlt sich daher laut Fritsche die Etablierung klarer Prozesse für

• die systematische und digitale Erfassung ausländischer Belege,

• die Prüfung der Antragsvoraussetzungen und Überwachung der Antragsfristen sowie für

• die Erstellung der Vergütungsanträge.

Eine strukturierte digitale Erfassung ausländischer Rechnungen bereits im Rahmen der Reisekosten- oder Kreditorenprozesse erleichtert die spätere Antragstellung erheblich. Zugleich lassen sich Fristen und Nachweispflichten besser überwachen.