E-Rechnungen: Vorgehensweise bei der Rechnungsprüfung

BStBK, FAQ zur E-Rechnung vom 17.3.2026

Im Rahmen der schon zum 1.1.2025 gesetzlich festgeschriebenen schrittweisen Einführung der E-Rechnung besteht für Rechnungsaussteller noch eine Schonfrist im laufenden Jahr 2026 und auch für 2027 in Abhängigkeit vom Gesamtumsatz. Hingegen ist die Empfangspflicht schon aktuell zu beachten. Deshalb sollte die Rechnungsprüfung darauf eingestellt sein.

Praxis-Info!

Problemstellung

Schon zum 1.1.2025 wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) in Deutschland die elektronische Rechnung für inländische B2B-Rechnungen verpflichtend eingeführt (B2B = Business-to-Business – Leistungsaustausch findet ausschließlich zwischen Unternehmen statt). Seitdem gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen, während die Ausstellung von E-Rechnungen im Jahr 2026 noch freiwillig ist. Ab dem 1.1.2027 wird eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen an unternehmerische Auftraggeber nur für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz ab 800.000 € gelten. Erst ab dem 1.1.2028 sind dann – bis auf wenige Ausnahmen – auch alle übrigen Unternehmen hierzu verpflichtet.

Vor diesem Hintergrund ist im Rahmen der kürzlich von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) veröffentlichten Sammlung häufiger Fragen rund um das Thema „E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland“ (FAQ, siehe Kurzhinweis im BC-Newsletter vom 26.3.2026) für die Buchführung von besonderem Interesse, inwieweit dort praxisrelevante Fragen und Antworten zum Umgang mit eingehenden E-Rechnungen enthalten sind.

Lösung

Im neuen FAQ-Katalog zur E-Rechnung ist der E-Rechnung-Eingangsprozess unter Abschn. 3 enthalten. Zu fünf Fragenkomplexen werden die nachfolgenden, hier gestrafft wiedergegebenen Antworten formuliert.

1. Rechnungsempfang

Zunächst wird auf die Frage eingegangen, wie der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sicherzustellen sind. Hierzu empfiehlt die BStBK einen regelmäßigen Abruf, der täglich oder mehrmals täglich erfolgen sollte (entweder per E-Mail, über ein spezielles E-Mail-Postfach, eine elektronische Schnittstelle, einen zentralen Speicherort oder ein Internetportal). Wichtig ist, den Abruf und Eingang der E-Rechnungen zu dokumentieren, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Zur Prüfung im engeren Sinne wird ausgeführt, dass jeder empfangene Datensatz einer Validierung (Syntax-, Semantik- und Datenmodellprüfung sowie Prüfung der Konformität zu nationalen Erweiterungen) zu unterziehen ist. Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des gesetzlich vorgeschriebenen Formats oder Inhalts, sollte der Rechnungsaussteller kontaktiert werden.

Zur Frage, welche Arten von Fehlern bei der Rechnungsprüfung auftreten können und welche Auswirkungen diese auf den Vorsteuerabzug haben, wird auf das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 verwiesen, in dem die Finanzverwaltung zwischen dem Formatfehler, dem Geschäftsregelfehler und dem inhaltlichen Fehler als drei Fehlerkategorien unterscheidet (zum Schreiben des BMF 15.10.2025, III C 2 – S7287-a/00019/007/243, siehe BC 2025, 487 f., Heft 11). Beispielsweise wird zu Geschäftsregelfehlern, die umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen (wie etwa fehlendes Leistungsdatum oder fehlende Liefermenge), darauf hingewiesen, dass dann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Hingegen berechtigen Geschäftsregelfehler außerhalb der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben (z.B. fehlerhafte IBAN) zum Vorsteuerabzug.

3. Hinweise zur Durchführung der Rechnungsprüfung

Zur Durchführung der technischen und inhaltlichen Rechnungsprüfung wird im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ein Prüfpfad zwischen der erbrachten Leistung und der Rechnung empfohlen. Dies geschieht durch den Abgleich der auf der Rechnung aufgeführten Leistung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen wie Bestellungen, Aufträgen, Kaufverträgen und Lieferscheinen. Der Abgleich erfolgt auf der Ebene des strukturierten Datensatzes (z.B. XML-Datei). Zur Herstellung der Menschenlesbarkeit wird ein Tool verwendet, das die XML-Komponente visualisieren kann.

Bei der inhaltlichen Prüfung sind u.a. folgende Aspekte zu beachten (analog zur bisherigen Vorgehensweise):

• Pflichtangaben nach § 14 UStG für Rechnungen über 250 €,

• Pflichtangaben nach § 33 UStDV für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €,

• Pflichtangaben nach § 34a UStDV für Kleinunternehmer (E-Rechnungen von Kleinunternehmern sind wie Kleinbetragsrechnungen/Fahrausweise zu behandeln),

• Prüfung der erbrachten Lieferung oder sonstigen Leistung,

• Übereinstimmung von Lieferschein und Rechnung bei Verweis der Rechnung auf den Lieferschein,

• Übereinstimmung zwischen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger (sofern keine Zahlung an einen Dritten erfolgen soll),

• Korrektheit der Steuersätze, Plausibilität der Steuerbeträge untereinander.

4. Ausgewählte Aspekte im Zusammenhang mit der Kontierung und Zahlungsanweisung

Vor der Kontierung muss die Rechnungseingangsprüfung positiv abgeschlossen sein. Dies stellt sicher, dass die Rechnung formell und materiell korrekt ist. Die Kontierung der E-Rechnung umfasst die Festlegung der relevanten Konten für Eingangs- und Ausgangsumsätze. Hierbei ist die Indexierung des E-Rechnungs-Datensatzes entscheidend. Sie ermöglicht eine eindeutige Verknüpfung zwischen dem E-Rechnungs-Datensatz und dem späteren Buchungssatz. Diese Verknüpfung stellt sicher, dass beide Teile – der Rechnungssatz und der Buchungssatz – als logische Einheit betrachtet werden, was für die Erfüllung der Belegfunktion wichtig ist. Sodann muss der indexierte E-Rechnungs-Datensatz korrekt den Eingangs- oder Ausgangsumsätzen zugeordnet werden, um die ordnungsgemäße Buchführung und steuerliche Behandlung sicherzustellen.

Die E-Rechnung sollte frühestens nach der erfolgten Prüfung zur Zahlung angewiesen werden. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Zahlung an den richtigen Rechnungsaussteller erfolgt und die korrekten Beträge überwiesen werden.

5. Vorgehensweise bei einer Beanstandung

Wenn die Überprüfung der empfangenen Rechnung das Vorliegen formeller und/oder materieller Mängel ergeben hat, erfolgt eine Beanstandung der Rechnung beim Aussteller. Diese Beanstandung sollte klar und präzise formuliert sein und dazu folgende Informationen enthalten:

• Grund der Beanstandung,

• Rechnungsdatum, -betrag und -nummer,

• Prüfprotokoll mit Fehlerhinweisen,

• eigene Unternehmensdaten (ggf. Kundennummer).

In der Beanstandung sollte ggf. formuliert werden, ob eine Berichtigungsrechnung für ausreichend erachtet wird oder ein Storno der Ursprungsrechnung mit Neufakturierung angefordert wird. Bis zur Klärung der Mängel und bis zum Erhalt der berichtigten Rechnung sollte keine Zahlung erfolgen.

Dr. Hans-Jürgen Hillmer, BuS-Netzwerk Betriebswirtschaft und Steuern, Coesfeld

BC 5/2026

BC20260502