FAQ-Katalog der BStBK: Praxisleitfaden für digitale Aufbewahrung

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat einen neuen FAQ-Katalog (FAQ – Frequently Asked Questions, deutsch: häufig gestellte Fragen) zur digitalen Aufbewahrung veröffentlicht. Der Leitfaden bietet Antworten auf zentrale Fragen rund um handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (inkl. GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), DSGVO-Aspekte sowie die Archivierung von Dokumenten. Behandelt werden Themen wie Aufbewahrungsfristen, digitale Signaturen, E-Mails, Vorsysteme und Systemmigrationen. Unternehmen erhalten praktische Hilfestellungen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Praxis-Info!

Ziel des FAQ-Katalogs ist es, für mehr Klarheit bei der digitalen Speicherung von Dokumenten in Unternehmen zu sorgen und die vielfältigen Anforderungen an Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit aufzuzeigen.

Der vollständige FAQ-Katalog (Stand: 27.1.2026, 30 Seiten) kann über die Website der BStBK abgerufen werden.

Herausforderungen und Bedeutung der digitalen Aufbewahrung

Die digitale Datenverarbeitung und Archivierung sind mittlerweile Standard in der Unternehmenspraxis. Jahresabschlüsse, Kassenbelege, Verträge, E-Mails oder Kryptotransaktionen – immer mehr Dokumente und Informationen liegen in digitaler Form vor. Während dies Vorzüge wie Effizienz und schnellere Prozesse bietet, stellen sich zugleich zahlreiche rechtliche und praktische Fragen, etwa:

• Welche Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden und wie lange?

• Wie lassen sich die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit in der Praxis umsetzen?

• Welche besonderen Regeln gelten bei der Aufbewahrung von E-Mails, Migration von Systemen oder extern gespeicherten Daten?

Die fehlende Klarheit in diesen Details hat die BStBK dazu veranlasst, dieses kompakte Nachschlagewerk zu entwickeln. Es ermöglicht Steuerberatern sowie Unternehmen eine strukturierte Orientierung bei den komplexen Anforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung. Nachfolgend wird auf die zentralen Punkte kurz eingegangen.

Inhalte und Schwerpunkte des FAQ-Katalogs

Der FAQ-Katalog geht auf zahlreiche, in der Praxis häufig auftretende Detailfragen ein. Besonders hervorgehoben werden dabei:

• Aufbewahrungspflichten von Jahresabschlüssen und anderen Dokumenten: Neben handelsrechtlichen Vorgaben (z.B. gemäß HGB) greift der Katalog auch steuerrechtliche Anforderungen (AO) auf. Dazu gehören aufbewahrungspflichtige Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe, für die meist Fristen von 6 bis 10 Jahren gelten.

• Signaturen und digitale Freigaben: Der Katalog erläutert den sicheren und gesetzeskonformen Einsatz von digitalen Signaturen und Freigabe-Verfahren, um die Ordnung und Unveränderbarkeit zu gewährleisten.

• Archivierung im Kontext der DSGVO: Spezifische Regelungen zur datenschutzkonformen Speicherung und Löschung von personenbezogenen Daten werden ebenso adressiert, insbesondere bei der Auslagerung ins Ausland oder der Nutzung von Cloud-Lösungen.

• E-Mails und Vorsysteme: Praktische Hinweise und Anforderungen für betrieblich relevante E-Mails sowie die Integration von Vorsystemen (z.B. ERP- oder Kassensysteme) bei der digitalen Aufbewahrung werden detailliert diskutiert.

• Systemmigrationen und Formatkonvertierungen: Fragen zum Umgang mit Migrationsprozessen und der Archivierung in Langzeitdateiformaten stellen wichtige Aspekte dar. Dabei betont der Katalog, dass bei Konvertierung von Formaten keine Informationsverluste entstehen dürfen.

Rechtsgrundlagen und technische Anforderungen

Die Grundlage für die digitalen Aufbewahrungspflichten bilden das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD. Diese setzen Rahmenbedingungen für Ordnung, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit der Digitaldokumente. Ein zentraler Aspekt ist dabei die maschinelle Prüfbarkeit der Daten – sowohl in Haupt- als auch Nebensystemen wie Warenwirtschaft, Kasse oder Zeiterfassungssoftware.

Besonderes Augenmerk legt die BStBK auf die Vermeidung von Doppelerfassungen und die konsistente (widerspruchsfreie) Nutzung von Datenquellen. Unternehmen sollten klare Schnittstellen und Prozesse implementieren, um Daten mehrfacherfassungsfrei zu verarbeiten und deren Nachvollziehbarkeit zu sichern.

Aufbewahrung im Ausland und DSGVO-Vorgaben

Eine weitere Herausforderung betrifft die digitale Speicherung im Ausland, etwa durch Cloud-Anbieter oder ausgelagerte Rechenzentren. Aufzeichnungen dürfen grundsätzlich im Ausland aufbewahrt werden, jedoch nur unter der Bedingung, dass deutsche Finanzbehörden jederzeitigen Zugriff auf diese Daten haben. Werden Daten in Staaten außerhalb der EU transferiert, müssen zudem die Anforderungen der DSGVO eingehalten werden.

Hinweise zu Kassen- und Kryptodaten

Neben allgemeinen Aufbewahrungspflichten greift der FAQ-Katalog auch praxisrelevante Spezialbereiche auf. Ein wichtiges Thema sind etwa Kassensysteme, die spezielle Anforderungen gemäß Kassensicherungsverordnung und § 146a AO erfüllen müssen. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung von technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) und die einheitliche Speicherung von DSFinV-K-Daten für Betriebsprüfungen.

Auch die Behandlung von Kryptowährungen wird thematisiert. Im Privatvermögen unterliegen Veräußerungsgewinne einer Haltefristregelung von einem Jahr. Werden diese überschritten, sind Gewinne üblicherweise steuerfrei, wobei Ausnahmen, wie Erträge aus Staking oder Lending, gelten können.

Fazit

Mit dem neuen FAQ-Katalog bietet die BStBK eine fundierte Orientierungshilfe, um den wachsenden Anforderungen an digitale Aufbewahrungsprozesse gerecht zu werden. Unternehmen und Steuerberater profitieren von praxisnahen Erklärungen zu Themen wie E-Mails, Jahresabschlüssen, Konvertierungen und DSGVO-Regelungen. Gleichzeitig legt der Katalog den Fokus darauf, rechtliche Risiken zu minimieren und die Effizienz in der Dokumentenverwaltung zu steigern.

WP/StB Prof. Dr. Christian Zwirner,
Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG, München (www.kleeberg.de)

BC 3/2026

BC20260317