BMF 19.11.2025, IV C 6 – S 2145/00026/005/033
Für den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben ist vom Steuerpflichtigen ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen zeitnah anzufertigen. Erfolgt die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb, so ist außerdem die Bewirtungsrechnung beizufügen.
In seinem aktuellen Schreiben konkretisiert das Bundesfinanzministerium (BMF) die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung. Dabei gelten Erleichterungen für Kleinstbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 €. Ergänzungen erfährt dieses BMF-Schreiben insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ab 1.1.2025.
Praxis-Info!
Kleinbetragsrechnungen
Die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € (Kleinbetragsrechnungen) umfassen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb).
- Ausstellungsdatum.
- Leistungsbeschreibung: Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen separat angegeben werden. Allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht aus, wohl aber zuordenbare Bezeichnungen wie „Menü 1“ oder „Lunch-Buffet“.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung). Achtung! Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen nicht aus.
- Rechnungsbetrag: Das Trinkgeld kann auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ansonsten kann das Trinkgeld vom Empfänger auch direkt auf der Rechnung quittiert werden.
Rechnungen über 250 €
Die Mindestinhalte der Bewirtungsrechnung für Rechnungen über 250 € umfassen zusätzlich zu den obigen Rechnungsangaben (bei Kleinbetragsrechnungen):
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Rechnungsnummer: fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller. Die verpflichtenden Angaben nach § 6 KassenSichV, wie z.B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt.
- Name des Bewirtenden: Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers im Sinne des § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 UStG erfüllt.
Erstellung von Bewirtungsrechnungen
Für die Erstellung von Bewirtungsrechnungen setzt das BMF-Schreiben ebenfalls einige Mindeststandards. Hierbei geht es vor allem um den Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, welches den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 Abs. 1 S. 1 KassenSichV genügen muss.
- Bei einem Rechnungsgesamtbetrag bis 250 € stellt ein Beleg eine ordnungsmäßige sonstige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 S. 4 UStG i.V.m. § 33 S. 4 UStDV dar (in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier).
- Bei einem Rechnungsgesamtbetrag über 250 € kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden (in einem strukturierten elektronischen Format gemäß § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG).
Handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte Rechnungen erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht (kein Betriebsausgabenabzug!).
Der bewirtende Steuerpflichtige (Rechnungsempfänger) kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsmäßig erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der vom elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg
– mit einer Transaktionsnummer,
– der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder
– der Seriennummer des Sicherheitsmoduls
versehen wurde (auch in Form eines QR-Codes). Werden die Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt – etwa bei einer größeren Feier – abgerechnet oder sind in dem Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen möglich, gilt Folgendes, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist: In der Regel reicht der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung anstelle eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion aus.
Bei der Ausgabe von Verzehrgutscheinen genügt für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine.
Digitalisierte Bewirtungsrechnungen oder -belege
Des Weiteren enthält das BMF-Schreiben Angaben zum elektronischen, digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg:
Die Bewirtungsrechnung kann dem Steuerpflichtigen (Leistungsempfänger) in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
- Ein digitaler Eigenbeleg ist digital erstellt.
- Ein digitalisierter Eigenbeleg liegt demgegenüber zunächst in Papierform vor und wurde dann digitalisiert.
Die beiden Eigenbelegarten müssen digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden. Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Zulässig ist eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem). Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Betriebsausgabenabzug versagt.
Aufbewahrungshinweis: Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, muss die eindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen stets gewährleistet sein. |
Auch in digitaler Form gelten die Anforderungen an eine zeitnahe Dokumentation der Unterschrift (digitale Signatur) sowie die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die oben genannten Anforderungen gelten grundsätzlich für Bewirtungen sowohl im In- als auch im Ausland. Kann der Steuerpflichtige glaubhaft machen, dass im Ausland keine vollständige Rechnung erhältlich war, so genügt die mangelhafte ausländische Rechnung, auch wenn diese nicht allen Anforderungen entspricht. Besteht im Bewirtungsland keine Pflicht zur maschinellen Rechnungserstellung, so ist auch eine handschriftliche Rechnung zu akzeptieren.
Praxishinweise: - Die Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (u.a. zum Abschluss von Verträgen) dürfen den Gewinn nur um 70% mindern (vgl. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Geschäftlich veranlasst ist sogar die Bewirtung von Arbeitnehmern von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen (z.B. Mutter- oder Tochterunternehmen) und von mit ihnen vergleichbaren Personen (vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 2).
- Lediglich die rein betriebsinterne Arbeitnehmerbewirtung unterliegt keiner Abzugsbeschränkung (z.B. bei Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern, vgl. EStR 4.10 Abs. 7 S. 1). Sofern z.B. Außenprüfer des Finanzamts bewirtet werden, ist es strittig, ob eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung vorliegt.
- Wichtig! Bewirtungsaufwendungen sollten einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (z.B. in einer gesonderten Spalte für Betriebsausgaben oder als gesonderte Eintragungen in einem dafür geführten Verzeichnis).
- Um die betriebliche bzw. geschäftliche Veranlassung nachweisen zu können, sind (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG) folgende schriftliche Angaben zu machen:
– Ort der Bewirtung, – Tag der Bewirtung, – Teilnehmer, – Anlass der Bewirtung sowie – Höhe der Aufwendungen. - Bei Bewirtungen in Gaststätten genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung (gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG).
- Nicht ausreichend beim Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Geschäftsbeziehungen sind hierbei allgemein gehaltene Angaben wie
– Arbeitsgespräch, – Infogespräch, – Hintergrundgespräch, – Geschäftsessen oder – Kontaktpflege. Darüber hinaus reicht es nicht aus, zum Nachweis der betrieblichen Veranlassung einer geschäftlichen Bewirtung lediglich die Namen und die Funktion der bewirteten Personen aufzuführen. - Auch für geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen ist – unabhängig von der einkommensteuerlichen Behandlung – der volle Vorsteuerabzug zulässig (vgl. § 15 Abs. 1a S. 2 UStG). Selbst bei Bewirtungsaufwendungen, die ertragsteuerlich wegen des Nichteinhaltens von Formvorschriften nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können (§ 4 Abs. 7 EStG), kommt es nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs (vgl. UStAE 15.6 Abs. 2 S. 5, Abs. 6). So ist beispielsweise für den Vorsteuerabzug die Angabe „Speisen und Getränke“ ausreichend.
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[Anm. d. Red.]
BC 12/2025
BC20251230