Checkliste zur Datenaufbereitung und Systemgestaltung
Trotz Omnibus-Reduzierungen stellen wachsende Berichtsanforderungen in einer zunehmend datengetriebenen Geschäftswelt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Ein Beispiel ist die neue EU-Verordnung gegen Entwaldung. Eine Checkliste hilft, den Status quo zu erfassen und notwendige Gestaltungen vorzubereiten sowie in Gang zu setzen.
Praxis-Info!
Problemstellung
Die wachsenden Berichtsanforderungen ergeben sich z.B. mit der neuen EU-Verordnung gegen Entwaldung: Sie betrifft zahlreiche Unternehmen – von Produzenten über Händler bis hin zur verarbeitenden Industrie und zu Finanzakteuren. Die Unternehmen müssen bei bestimmten Rohstoffen und Produkten (wie Kaffee, Kakao, Palmöl, Soja, Holz oder Leder) die Rückverfolgbarkeit bis zum Ursprung sicherstellen und nachweisen können. Aktuell ergeben sich folgende Fragestellungen:
- Wissen Sie, wie stark Ihr Unternehmen tatsächlich betroffen ist?
- Müssen Sie aktiv Nachweise erbringen, Daten konsolidieren und Prozesse anpassen?
- Oder sind lediglich bestimmte Informationen zu dokumentieren und bereitzuhalten?
Mit der nachfolgend beschriebenen Qunis-Checkliste erhalten die Berichtsverantwortlichen in den Unternehmen einen schnellen Überblick. Anhand gezielter Fragen können sie einschätzen, ob das Unternehmen die EUDR-Vorgaben erfüllen kann und welche Handlungsfelder sich daraus ergeben. Je besser die Datenlage und die Lieferketten bekannt sind, desto einfacher lassen sich die neuen Anforderungen effizient und rechtssicher umsetzen.
Lösung
Mit der Checkliste erhalten Anwender im Datenmanagement und Berichtswesen einen kompakten Überblick, welche Datenfelder und Prozesse ausschlaggebend sind und in welchen Schritten das Unternehmen eine EUDR-Readiness erlangen kann. Dies betrifft die ERP-Systeme und die Stammdaten sowie die sog. HS-Codes (Harmonized System Codes, international standardisierte Warennummern) und die Geodaten, ferner die Daten- & Systemarchitektur, die Data Governance sowie letztlich Hinweise zur Risikobewertung und Sorgfaltserklärung.
1. ERP-Systeme
ERP-Systeme sind die Primärquelle für Artikel- und Materialstämme und damit Grundlage für Nachweise, Exporte und die geforderten Reports. Notwendig ist ein Überblick, in wie vielen Systemen die betroffenen Stamm- und Artikeldaten gepflegt werden. Sind mehrere Systeme im Einsatz, sind Schnittstellen zu klären; es ist sicherzustellen, dass Datenextraktionen (inkl. Historie) möglich sind. Abzuklären sind die Voraussetzungen, die für eine nachhaltige Daten-Monetarisierung (vgl. dazu Hillmer, Bericht zum Qunis-Day 2025: Aus Daten Wirkung erzeugen, im BC-Newsletter vom 18.9.2025) erfüllt werden müssen.
Praxisempfehlung: Erfassen Sie alle relevanten Systeme inkl. Schnittstellen (Owner, Frequenz, Formate). Definieren Sie einen einheitlichen Exportpfad für EUDR-relevante Stammdaten. |
2. Stammdaten
Ohne vollständige, aktuelle Stammdaten ist EUDR-Compliance nicht möglich. Die geforderten Pflichtfelder gemäß EUDR reichen vom HS-Code (Zolltarifnummer) und der Material-/Artikelnummer bis hin zum Status der Sorgfaltserklärung.
Praxisempfehlung: Legen Sie verbindliche Pflegeprozesse fest (Wer pflegt was bis wann?), und dokumentieren Sie die Datenherkunft (Data Lineage). |
3. HS-Codes und Geodaten
Der HS-Code (Harmonized System Code) ist ein international standardisiertes Warenverzeichnis der Weltzollorganisation (WCO). Er dient der einheitlichen Klassifizierung von Gütern im internationalen Handel und ist für die EUDR ein zentral zu pflegendes Datum.
Praxisempfehlung: Pflegen Sie HS-Codes als Pflichtfeld inklusive Validierung (Regelwerk + regelmäßiger Re-Check). |
Geodaten bilden das Rückgrat des Herkunftsnachweises unter der EUDR. Sie verorten exakt die Produktionsflächen und ermöglichen den Abgleich, ob seit dem Stichtag 31.12.2020 Entwaldung stattfand.
Praxisempfehlung: Standardisieren Sie das Format (Koordinatensystem, Genauigkeit), und definieren Sie einen regelmäßigen Aktualisierungszyklus. |
4. Systemarchitektur und Data Governance
Der Aufbau eines modernen Daten- und Analytics-Setup ist zur Erfüllung der Vorgaben des EUDR unverzichtbar. Denn erst eine gemeinsame Datenplattform ermöglicht die Integration von Lieferketten-, Geo- und Produktionsinformationen sowie die Bereitstellung der geforderten Reports in nachhaltig sicherer Qualität.
Die EUDR verlangt Nachvollziehbarkeit. Eine Governance regelt dies und schafft die Basis für Verantwortlichkeiten, Qualität und Kontrolle.
Praxisempfehlung: Richten Sie für Entscheidungen und Freigaben ein Architektur & Governance-Board ein (monatlich/vierteljährlich) |
5. Risikobewertung und Sorgfaltserklärung
Die dokumentierten Ergebnisse in Form einer Risikobewertung und Sorgfaltserklärung sind rechtsrelevanter Bestandteil der EUDR-Nachweise. Kurzcheck:
- Methodik für die Risikobewertung (Kriterien, Schwellenwerte, Datenquellen) ist definiert.
- Ergebnisse werden verbindlich dokumentiert und in Sorgfaltserklärungen überführt.
- Prozess für regelmäßige Aktualisierung (z.B. bei neuen Lieferanten/Flächen) ist vorhanden.
- Eskalationspfade bei erhöhtem Restrisiko sind festgelegt.
Praxisempfehlung: Visualisieren Sie die Risikolage (z.B. Ampellogik je Warengruppe/Lieferant), und verknüpfen Sie diese mit Prüf- & Freigabeworkflows. |
Praxishinweise: - Der Aufbau sauberer Datenprozesse erfordert Zeit – besonders beim Einholen und Validieren von Geodaten. Starten Sie früh. Binden Sie Ihre Lieferanten eng ein, und kommunizieren Sie Anforderungen klar. Und automatisieren Sie, wo möglich: Monitoring-Dienste und standardisierte Workflows reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquellen. Nutzen Sie dafür die Funktionalitäten moderner Datenplattformen. Die Qunis-Experten unterstützen gerne.
- Die skizzierte Checkliste (Anforderung unter team@qunis.de) ersetzt keine Rechtsberatung. Sie dient der fachlichen Orientierung zu Datenmanagement, Berichtswesen und Governance im Kontext der EUDR. Nähere Informationen finden sich auch unter https://qunis.de/kompetenzen/eudr.
- Die eingangs gestellte Frage, ob Unternehmen wissen, inwieweit sie betroffen sind, hat auch in der Hinsicht ihre Berechtigung, dass noch nicht abschließend geklärt ist, welche Unternehmen ab wann die Vorschriften der EUDR anzuwenden haben. Einen DIHK-Zwischenstand finden Sie unter https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/wirtschaftspolitik/umwelt/die-eu-entwaldungsverordnung-was-auf-die-unternehmen-zukommt-135850. Demnach gilt weiterhin der 30.12.2025, möglicherweise aber mit eingeschränktem Anwenderkreis (siehe Zwirner/Boecker zum EU-Vorschlag vom 21.10.2025 im BC-Newsletter vom 13.11.2025; vgl. auch den Beitrag von Zwirner/Boecker im BC-Newsletter vom 10.10.2025). Es empfiehlt sich, die Entwicklung der Rechtslage im Auge zu behalten und Konsequenzen aktuell abzuwägen, um einerseits nicht zu spät und andererseits nicht zu früh mit zu großem Aufwand zu agieren.
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Gunnar Teigelake, Senior Consultant Data Culture, Qunis GmbH
BC 12/2025
BC20251216