BFH Beschl. v. 30.4.2025 – XI R 15/23
Nach § 147 Abs. 1 Nrn. 2 und 3 i.V.m. Abs. 3 S. 1 AO sind Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung kann die Finanzverwaltung Einblick in solche Handels- und Geschäftsbriefe verlangen. Doch zählen dazu auch E-Mails?
Praxis-Info!
Problemstellung
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung verlangte der Prüfer die Vorlage sämtlicher E-Mails mit Bezug zu einem innerbetrieblichen Verrechnungspreis-Arrangement. Zur Überprüfung der Vollständigkeit forderte der Betriebsprüfer außerdem ein Gesamtjournal sämtlicher E-Mails aus dem betroffenen Zeitraum an.
Das erstinstanzliche Finanzgericht gab dem Prüfer dahingehend recht, dass im Rahmen der Außenprüfung die Vorlage sämtlicher E-Mails zu einem steuerlich relevanten Vorgang verlangt werden kann. Ein allgemeines Gesamtjournal sämtlicher E-Mails braucht der Steuerpflichtige jedoch nicht vorzulegen. Gegen das Urteil legten beide Parteien Revision ein.
Lösung
In seinem Beschluss weist der BFH die Revision beider Parteien als unbegründet zurück. Zunächst hält der BFH fest, dass E-Mails – soweit sie rechnungslegungsrelevante Informationen enthalten – der Aufbewahrungspflicht unterliegen und somit vom Prüfer angefordert werden können. Im Ausgangsfall war es also zulässig, sämtliche E-Mails anzufordern, welche sich mit der Vorbereitung, dem Abschluss und der Durchführung der Verrechnungspreis-Vereinbarungen befassen. Das Vorlageverlangen war auch hinreichend konkretisiert, da es einen bestimmten Sachverhalt in einem bestimmten Zeitraum betraf.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung können jedoch nur Unterlagen angefordert werden, für die eine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht. Dies trifft nicht auf den sämtlichen E-Mail-Verkehr eines Unternehmens zu, da Mitarbeiter z.B. auch E-Mails privater Natur versenden. Das Vorlageverlangen für ein Gesamtjournal ist daher nicht zulässig.
Obwohl sich der Fall lediglich auf E-Mails bezieht, sind die Grundsätze auch auf andere Formen der elektronischen Kommunikation (z.B. Chat von Microsoft Teams) übertragbar. Hieraus ergeben sich für Unternehmen einige interessante Herausforderungen: - Nicht immer werden alle E-Mails zu einem Projekt zentral archiviert. Unternehmen müssen hier also mittels Suchbegriffen die zentralen E-Mail-Server nach den entsprechenden E-Mails durchsuchen. Dies dürfte mit einigem Aufwand verbunden sein. IT und Rechnungswesen müssen hier zusammenarbeiten. Während das Rechnungswesen eine Liste mit relevanten Suchbegriffen zu erstellen hat, wird die IT-Abteilung dann den E-Mail-Verkehr im betroffenen Zeitraum nach diesen Suchbegriffen durchforsten.
- Findet die Kommunikation über mehrere Kommunikationskanäle (E-Mails, Chat-Funktionen etc.) statt, müssen diese auf Verlangen entsprechend zusammengetragen werden.
- Aufgrund der eher informellen Natur von betriebsinterner Kommunikation werden E-Mails nicht immer strikt themenbezogen abgegrenzt, sondern können auch andere betriebliche Sachverhalte oder gar private Themen enthalten. Durch die Herausgabe dieser E-Mails stellt das Unternehmen dem Prüfer somit unter Umständen Informationen zur Verfügung, die über den steuerlichen Sachverhalt hinausgehen.
- Unternehmen sollten daher auch bei interner E-Mail-Kommunikation auf einen professionellen Ton achten. Bei steuerlich relevanten Sachverhalten sollten in einer E-Mail nach Möglichkeit verschiedene Themenbereiche nicht miteinander vermischt werden.
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Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Senior Risk Manager, London (E-Mail: c.thurow@thurow.co.uk)
BC 10/2025
BC20251008