Prof. Dr. Christian Zwirner und Michael Vodermeier
Nachdem der Bundestag am 26.9.2024 den Regierungsentwurf für ein viertes Bürokratieentlastungsgesetz beschlossen und der Bundesrat diesem am 18.10.2024 zugestimmt hatte, wurde das Gesetzgebungsverfahren nunmehr abgeschlossen. Am 29.10.2024 ist das vierte Bürokratieentlastungsgesetz im Bundesgesetzblatt verkündet worden. Es tritt größtenteils am 1.1.2025 in Kraft. Ein zentraler Bestandteil des Gesetzes ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen von zehn auf acht Jahre.
Praxis-Info!
Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (Bürokratieentlastungsgesetz IV – BEG IV) wurde am 29.10.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Das Gesetz enthält zahlreiche Maßnahmen zur Reduzierung der derzeit überbordenden Bürokratie in Deutschland. Ziel der Bundesregierung ist es, die Wirtschaft, Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Die Maßnahmen des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes beinhalten unter anderem das Entfallen der Hotelmeldepflicht für deutsche Staatsangehörige und die Einrichtung einer zentralen Vollmachtsdatenbank für Steuerberater. In vielen Bereichen, wie z.B. dem Zivilrecht, werden Schriftformerfordernisse reduziert. Damit soll die digitale Abwicklung von Rechtsgeschäften erleichtert werden.
Eine der zentralen Maßnahmen des BEG IV ist die Verkürzung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege. Das Gesetz ändert die Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen im Sinne des § 257 Abs. 4 HGB sowie des § 147 Abs. 3 S. 1 AO. Die Aufbewahrungsfrist wird von zehn Jahren auf acht Jahre herabgesetzt. Damit soll eine Entlastung der Unternehmen durch geringeren Aufwand für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erreicht werden. Auch die Aufbewahrungsfrist nach § 14b Abs. 1 S. 1 UStG und § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG – betreffend „Doppel von Rechnungen“ – wird von zehn auf acht Jahre reduziert.
Die Verkürzung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre betrifft auch die künftige Erstellung von Jahresabschlüssen (nicht deren Aufbewahrung, siehe Praxishinweis unten!). Für die Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist sowohl handels- als auch steuerbilanziell eine Rückstellung zu bilden. Durch die Verkürzung der Aufbewahrungspflicht verringern sich die erwartbaren Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, weshalb zukünftig bei der Bildung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen auf die kürzere Aufbewahrungsfrist bestimmter Belege zu achten ist. Die Verkürzung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre wirkt sich somit über die erwarteten Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen auf die Bildung von Rückstellungen und hierdurch letztendlich auf den Jahresabschluss aus. Jahresabschlüsse sind allerdings weiterhin zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Die handelsrechtlichen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte usw. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind weiterhin 10 Jahre aufzubewahren (vgl. BC 2024, 447, Heft 10, i.V.m. BC 2024, 294, Heft 7). |
Die Änderungen des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes treten zum überwiegenden Teil zum 1.1.2025 in Kraft. Auch wenn das Gesetz einige erfreuliche Anpassungen mit sich bringt, muss der Gesetzgeber weitere Maßnahmen zur Bekämpfung der Bürokratie in Deutschland auf den Weg bringen. Die weiterhin bestehende Notwendigkeit zur Entbürokratisierung, Verwaltungsvereinfachung und -beschleunigung ist nach wie vor unbestritten.
WP/StB Prof. Dr. Christian Zwirner,
Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG, München (www.kleeberg.de)
WP/StB Michael Vodermeier, Dr. Kleeberg & Partner GmbH WPG StBG, München
BC 12/2024
BC20241207