BMF-Schreiben vom 5.5.2015, IV D 3 – S 7015/15/10001; DOK 2015/0362174
Mit BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I, 1450) wurden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ vorgelegt. Aufgrund der GoBD nimmt das Bundesfinanzministerium sowohl formale als auch inhaltliche Änderungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vor. Die wesentlichen Änderungen werden im Folgenden zusammenfassend aufgegriffen.
1. Verfahrensprüfung aufseiten des Rechnungsempfängers
Werden elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, kann der Rechnungsempfänger die nach den GoBD vorgeschriebenen Prüfungsschritte auch auf einen Dritten übertragen (Abschn. 14.4 Abs. 10 Satz 4 UStAE).
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit). Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt. Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige laut GoBD Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise - Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z.B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen),
- Funktionstrennungen,
- Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
- Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
- Verarbeitungskontrollen,
- Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.
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2. Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
Die innerbetrieblichen Kontrollverfahren bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen haben Folgendes sicherzustellen bzw. zu gewährleisten:
- Echtheit der Herkunft,
- Unversehrtheit des Inhalts sowie
- Lesbarkeit der Rechnung (Abschn. 14b.1 Abs. 6 UStAE).
Was ist beim innerbetrieblichen Kontrollverfahren zu beachten? Die Unternehmer sind frei, wie sie die Anforderungen an - die Echtheit der Herkunft (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers, insbesondere Name und vollständige Anschrift),
- die Unversehrtheit des Inhalts (keine Änderbarkeit der laut dem UStG erforderlichen Rechnungsangaben wie z.B. Ausstellungs-/Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Mengenbezeichnung, Entgelt, anzuwendender Steuersatz usw.) und
- die Lesbarkeit (Legitimität)
sicherstellen; es wird kein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben! Ausreichend ist ein Verfahren, welches der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt (Abschn. 14.4 Abs. 5 Satz 1 UStAE). Zulässig sind alle denkbaren technischen und organisatorischen Maßnahmen. „Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen.” Gemäß Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 4 UStAE ist eine inhaltlich zutreffende Rechnung, insbesondere hinsichtlich – der richtigen Bezeichnung der Leistung, – der richtigen Bezeichnung des Leistenden, – der richtigen Berechnung des Entgelts, – der richtigen Bezeichnung des Zahlungsempfängers, ausreichend, um darauf zu schließen, dass bei der Übermittlung keine Fehler vorgekommen sind, welche die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigen. In diesem Fall ist die Schlussfolgerung zulässig: Die Rechnung wurde auf dem Transportweg weder ge- oder verfälscht noch auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht somit der erbrachten Leistung. |
3. Verletzungen der GoBD und Vorsteuerabzug
Verletzungen der GoBD wirken sich nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus, sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden (Abschn. 14b.1 Abs. 10 Satz 3 UStAE).
Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad sollen zwar (laut Abschn. 14.4 Abs. 6 Satz 3 UStAE) keiner gesonderten Dokumentationspflicht unterliegen. Groß/Heinrichshofen verweisen jedoch in ihren „12 Regeln zum GoBD-konformen Austausch elektronischer Rechnungen“ (Seite 4) auf § 14 Abs. 1 UStG, wonach auch nach dem Umsatzsteuergesetz ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad (Rechnungseingangsprüfung) verpflichtend ist (vgl. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG): „Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der jeweiligen Versionierung vorgehalten werden.“ Ein Verstoß gegen die GoBD führt dennoch nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs – bei Nachweis der entsprechenden Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (siehe Abschn. 14b.1 Abs. 10 Satz 3 UStAE). |
4. Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern
Das bei der Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern angewandte Verfahren muss u.a. den GoBD entsprechen (Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE).
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat), sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht mehr gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte (z.B. in Winword) und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. Andererseits: Werden Handels- oder Geschäftsbriefe (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Auftragszettel, Kostenvoranschläge, Verträge usw.) mithilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig. |
[Anm. d. Red.]
BC 6/2015
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