Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Anschaffungskosten für eine BahnCard der Deutschen Bahn, ist diese Erstattung steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn der Arbeitnehmer die BahnCard zur Verbilligung der Fahrtkosten bei dienstlichen Fahrten wegen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten verwendet.
Wird die BahnCard vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, liegt wegen des ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil unter folgender Voraussetzung vor: Nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard erreichen oder übersteigen die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine, die im Rahmen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit ohne Nutzung der BahnCard während der Gültigkeitsdauer anfallen würden, die Kosten der BahnCard (prognostizierte Vollamortisation). Tritt diese Prognose aus unvorhersehbaren Gründen nicht ein (z.B. wegen längerer Erkrankung des Arbeitnehmers), ist keine Nachversteuerung eines geldwerten Vorteils vorzunehmen.
Beispiel: Der Arbeitgeber stellt dem Außendienstmitarbeiter A Anfang 2016 eine BahnCard 100 (Jahreskarte 2. Klasse, Wert: 4.090 €) zur Verfügung, die von A auch für private Bahnreisen genutzt wird. Nach der zu Jahresbeginn erstellten Prognose des Arbeitgebers würden Einzelfahrscheine für die beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten des A im Jahre 2016 insgesamt ca. 4.500 € kosten. Behandlung: Die Zurverfügungstellung der BahnCard 100 führt bei A nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, da nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine die Kosten der BahnCard übersteigen. |
Erreichen hingegen die während der Gültigkeitsdauer durch die Nutzung der BahnCard für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten ersparten Kosten nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe voraussichtlich nicht vollständig die Kosten der BahnCard (prognostizierte Teilamortisation), ist der Wert der BahnCard in voller Höhe als geldwerter Vorteil anzusetzen. Allerdings können in diesem Fall diejenigen Fahrtkosten, die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard durch die Nutzung für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten erspart worden sind, monatsweise oder am Ende des Gültigkeitszeitraums als Korrektur den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern (= Verrechnung des feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruchs mit der zunächst steuerpflichtigen Reisekostenvorauszahlung). Der Korrekturbetrag kann aus Vereinfachungsgründen in Höhe der ersparten Reisekosten für Einzelfahrscheine ermittelt werden, die während der Gültigkeitsdauer der BahnCard angefallen wären.
Beispiel (Abwandlung): Nach der zu Jahresbeginn erstellten Prognose des Arbeitgebers würden Einzelfahrscheine für die beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten des A im Jahre 2016 insgesamt ca. 2.000 € kosten. Behandlung: Die Zurverfügungstellung der BahnCard 100 führt bei A zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil von 4.090 €, da nach der Prognose zum Zeitpunkt der Hingabe der BahnCard die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine die Kosten der BahnCard nicht erreichen. Bei der Lohnabrechnung für Dezember 2016 oder im Rahmen des betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleichs für 2016 mindern die tatsächlich ersparten Fahrtkosten (z.B. 1.950 €) als Korrektur den steuerpflichtigen Arbeitslohn im Wege der Verrechnung. |
Die vorstehenden Ausführungen sind entsprechend anzuwenden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen für eine Monatskarte im Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) erstattet.
Beispiel: Arbeitnehmer A hat im Mai 2016 eine Monatsfahrkarte für den Öffentlichen Personennahverkehr angeschafft (Kosten: 100 €). Diese Monatskarte benutzt er auch für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Im Mai 2016 hat er dadurch seinem Arbeitgeber die Kosten für Einzelfahrscheine im Wert von 80 € erspart. Behandlung: Der Arbeitgeber kann A einen Betrag von 80 € steuerfrei als Reisekostenersatz erstatten. |
Mitarbeiter der BC-Redaktion
BC 5/2016
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