Pressemitteilung des Bundeswirtschaftsministeriums vom 15.11.2012
Ein neues übergreifendes Datenformat für elektronische Rechnungen soll den digitalen Rechnungsaustausch gerade auch für die kleinen und mittleren Unternehmen erleichtern. Erarbeitet wurde der Standard vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Bis Ende 2012 können Interessierte im Rahmen einer öffentlichen Konsultation ihre Bewertung abgeben.
Das neue FeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Es wurde von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie, aber auch vom öffentlichen Sektor erarbeitet. Grundlage für das FeRD-Rechnungsformat sind anerkannte internationale Standards. Das neue Format kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden.
FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gegründet.
Praxis-Info!
Eingebunden werden sollen alle Wirtschaftsbereiche: kleine und große Unternehmen, Verbraucher, Sozialbereich, Gesundheitssektor, Bund/Länder/Kommunen usw. Der neue Rechnungsdatenstandard basiert auf dem semantischen Datenmodell der „Core Cross-Industry-Invoice“ (Core CII), welches das internationale Normungsgremium UN/CEFACT (Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterungen und elektronische Geschäftsprozesse) entwickelt hat. Hierauf basierend wurden vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) Durchführungsleitlinien erstellt.
Ziel soll es sein, künftig den Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache zu ermöglichen. Damit der Rechnungsempfänger diese Option wahrnehmen kann, muss der Sender die strukturierten Daten immer mitschicken, auch wenn der Sender selbst die strukturierten Daten nicht nutzt. Die Softwarehersteller sollen alle Datenfelder als strukturierte Daten unterstützen.
Die Rechnungsdaten sollen genutzt werden können:
- beim Prüfen vor Buchung und Zahlung,
- beim Zahlen,
- beim Buchen.
ZUGFeRD beschreibt die Business Terms (Datenfelder), die als Best Practice von allen Teilnehmern unterstützt werden sollten. Zusätzlich werden Regeln erstellt, wie diese Datenfelder belegt und auf Plausibilität hin geprüft werden sollten. Insbesondere wird angegeben, welche Datenfelder aus Sicht des Umsatzsteuerrechts belegt sein und im Rahmen der Rechnungsprüfung inhaltlich geprüft werden müssen (Muss-Felder).
Bezüglich der ZUGFeRD-Übertragungsformate für elektronische Rechnungen gilt: PDF-Dateien mit eingebetteten strukturierten Daten (PDF/A3) sollte der Vorzug vor reinen PDF-(Bild)Dateien gegeben werden. Gründe:
- Einfache Handhabbarkeit in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung: Der Empfänger kann die Datei auch als ganz normales PDF verarbeiten und am Bildschirm visualisieren oder ausdrucken;
- PDF/A ist als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005): Der PDF/A-Standard wurde vom US Accounting Board initiiert, um unveränderbare archivierungsfähige PDF-Dateien zu erhalten;
- einfache Integration in bestehende Erstellungsprozesse (z.B. Drucken);
- kostengünstige Tools zur Erstellung verfügbar;
- PDF/A‐3 ermöglicht die Einbettung von XML‐Daten: Bei Bedarf können die XML-Datenelemente ausgelesen und automatisch weiterverarbeitet werden.
Die Syntax (hier: korrekte Zeichenfolge) soll neben der eigentlichen Rechnung auch andere Nachrichtenformate unterstützen, z.B. Bestellungen oder Zahlungsavise. Ziel ist es, mit einem minimalen Datensatz auszukommen.
Der Entwurf des Datenmodells (ZUGFeRD) soll demnächst zur Verfügung stehen. Die detaillierte Spezifikation inklusive der Syntax wird voraussichtlich bis Ende 2012 fertig gestellt sein. Eine Zuverlässigkeitsprüfung (Validierung) der Spezifikation soll in den einzelnen Branchen/Bereichen bis zum Frühjahr 2013 vorgenommen werden.
Interessenten können ihr Interesse am Erhalt des Datenmodells bereits jetzt per E-Mail an die Mail-Adresse klas@awv-net.de mitteilen. Das Datenmodell mit Erläuterungen wird dann nach Fertigstellung zugesandt.
Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsaustausch ohne digitale Signatur
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gibt Klein- und mittelständischen Unternehmen wichtige Hinweise für den Umgang mit elektronischen Rechnungen, wenn sie den sog. „dritten“ Weg gehen wollen, d.h. das innerbetriebliche Kontrollverfahren (verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung) wählen anstatt der qualifizierten elektronischen Signatur oder des elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI). Die Tipps dienen der Sicherstellung der Authentizität und Integrität im Rechnungseingangsprozess.
Beispiel zur Eingangsbearbeitung von elektronischen Rechnungen: 1. Was und warum? Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. 2. Tipps und Tricks - Richten Sie eine spezielle E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.
- Schauen Sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter.
- Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt.
- Kennzeichnen Sie die Rechnung als „Eingegangen“, z.B. indem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben.
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Beispiel zur inhaltlichen Prüfung von elektronischen Rechnungen: 1. Was und warum? Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. 2. Tipps und Tricks - Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein.
- Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen.
- Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden.
- Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll.
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[Anm. d. Red.]
BC 12/2012
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