Von Janette Bohne

One-page-System im Reporting (Finanzkennzahlen)


Erfahrungsgemäß steuern Führungskräfte von Klein- und mittelständischen Unternehmen nicht nur mit Controlling-Zielgrößen (wie Deckungsbeitrag pro Artikel), sondern auch mit Finanzkennzahlen (z.B. Return on Investment – ROI) das Betriebsgeschehen.

Im Sinne eines Lean Reporting sollte auch das monatliche Berichtswesen mit wichtigen Finanzkennzahlen auf eine einzige Seite komprimiert/verdichtet werden. Denn lange Zahlenkolonnen werden von den Entscheidungsträgern in der Regel als lästig empfunden und nicht im erforderlichen Ausmaß genutzt, so dass wichtige Informationen „verloren gehen“ können. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie sich ein „One-page-System“ im Finanzreporting ausgestalten lässt.

Ein monatliches Berichtswesen mit wichtigen Finanzkennzahlen und eventuellen Soll-/Ist-Abweichungen muss sich für Klein- und mittelständische Unternehmen ohne größeren Arbeitsaufwand erstellen sowie laufend aktualisieren lassen. Hierzu sollten die erforderlichen Daten periodisch nach dem Monatsabschluss aus der Finanzbuchhaltung über eine DV-Schnittstelle z.B. in ein MS-Excel-Sheet übertragen werden; ein Beispiel aus der Rechnungswesenpraxis finden Sie hier:


 


Eine Vergrößerung der Abbildung finden Sie hier.


Das Formular hat die Funktion eines Reporting an die Geschäftsleitung, indem es aufzeigt, inwieweit sich die aktuelle Kapital- und Finanzstruktur des Unternehmens im vorgegebenen Soll befindet. Die Einteilung der Abweichungen in Schrittweiten (hier: Schritte von jeweils 5 %) dient als Frühwarnsystem; insbesondere bei negativen Abweichungen von über 10 % haben die betreffenden Entscheidungsträger – im Rechnungswesen, in den Niederlassungen und in der Geschäftsleitung – geeignete Gegenmaßnahmen zur Beseitigung ungünstiger Auswirkungen zu ergreifen (z.B. Abbau überhöhter Lagerbestände, Aufgeben unrentabler Produkte).

Zu Beginn eines Geschäftsjahres haben Geschäftsleitung und Finanzcontrolling die Zielkennzahlen (z.B. Umsatzrendite soll sich auf 5 % belaufen) und Schrittweiten festzulegen. Da es sich hierbei um eine bilanzorientierte Planung (Bilanzstrukturplanung) handelt, stellen die Analyseergebnisse der letzten Jahresabschlüsse – empfehlenswert ist die Betrachtung der letzten 3 Geschäftsjahre – wichtige Basisinformationen für die zu erreichenden Finanz- und Rentabilitätsziele dar. Auch wenn dies vergangenheitsorientiert (stichtagsbezogen) ist, so gibt die Entwicklung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage erste Anhaltspunkte für realistische Prognosen. Die Bilanzanalyse der Vorjahre sollte intensiv betrieben werden.

Für die Planung der Finanzkennzahlen sollten darüber hinaus vorhandene Planbilanzen, gegebenenfalls auch Kosten-, Erlös- und Investitionspläne aus dem Controlling, zur Ergänzung hinzugezogen werden, da sie über folgende künftige Entwicklungen Auskunft geben:

  • geplante Investitionen/Desinvestitionen (Entwicklung des Anlagevermögens abzüglich geplanter Abschreibungen),
  • künftige Kapitalbindung im Umlaufvermögen (durch Debitoren, erforderliche Vorräte usf.),
  • langfristig geplante Finanzierung (Eigenkapital, thesaurierte Gewinne, langfristige Darlehen),
  • kurzfristig geplante Finanzierung (Bankkredit, Lieferantenkredit, sonstige Verbindlichkeiten).

Die Feinplanung ist während des laufenden Jahres an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen, um aktuelle Diagnosen hinsichtlich finanzieller Stärken und Schwächen sowie Engpässen zu gewährleisten. Bei der Bestimmung der Ziel- bzw. Soll-Größen sollten zudem Richtwerte für wichtige Finanzkennzahlen einbezogen werden (z.B. „1:2-Regel“ beim Verhältnis Eigen- zu Fremdkapital).


Um das Instrumentarium eines Finanzreporting zu beherrschen, ist eine fundierte Kenntnis wichtiger Finanzkennzahlen zur Vermögens-/Kapitalstruktur, Liquidität sowie Rentabilität erforderlich. Des Weiteren sollten Rechnungswesenfachleute die Palette konkreter Gegensteuerungsmaßnahmen bei Abweichungen im Finanzreporting kennen.

Eine übersichtliche Erläuterung mit handfesten Praxistipps hierzu finden Sie im Beitrag „Steuerung von Klein- und mittelständischen Unternehmen mit Finanzkennzahlen“, der in der PRINT-AUSGABE BC 2/1999 auf Seite 37 ff. erschienen ist.


DIE AUTORIN


Janette Bohne, Dipl. oec., ist Leiterin Controlling und Revision in einem mittelständischen Unternehmen des Baunebengewerbes in Köln.