Umfang des Datenzugriffes im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen


FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.6.2006, 1 K 1743/05 (Revision eingelegt)
  • Der sachliche Umfang von Außenprüfungen ist durch die ab 1.1.2002 in Kraft getretene Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO nicht erweitert worden.
  • Innerbetriebliche Kostenstellenrechnungen sind der Außenprüfung nicht uneingeschränkt vorzulegen.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Eine GmbH gewährte im Verlauf einer steuerlichen Betriebsprüfung Zugriff auf das von ihr verwendete Datenverarbeitungssystem des Softwareherstellers SAP. Die Prüfer hatten dabei u.a. den Zugriff auf die in diesem System verarbeiteten Daten der Kostenstellenrechnung begehrt, deren umfängliche Berechtigung die GmbH bezweifelte. Die GmbH stellte lediglich einen Kostenstellenplan zur Verfügung; außerdem wurden der Betriebsprüfung drei Kostenstellen für den Bereich Beteiligungen sowie die Kostenstelle für die Warenbewertung vorgelegt.

Das Finanzamt forderte über den bisher ermöglichten Umfang hinaus, einen Datenzugriff im SAP-System auf alle Kostenstellen zu gewähren, die sofort abziehbare Betriebsausgaben zuordnen und deren Daten ebenfalls in der Finanzbuchhaltung erfasst sind. Der Zugriff sollte sich ausdrücklich nicht auf unternehmensinterne Kostenstellen erstrecken, die innerbetriebliche Planungen und Berechnungen enthalten (z.B. Budgetierung, Planung oder kalkulatorische Kosten). Im Übrigen sei der Datenzugriff erforderlich, weil sonst eine unübersehbare Anzahl von Buchungsvorgängen der Finanzbuchhaltung nachvollzogen werden müsste und ein solcher Aufwand dem gesetzgeberischen Ziel der rationellen Durchführung von Betriebsprüfungen widerspräche. Es handelt sich hierbei nicht um einen zusätzlichen Zugriff im Vergleich zur herkömmlichen papierbezogenen steuerlichen Außenprüfung.

Die begehrte Einsichtnahme sei (nach Auffassung des Finanzamts) notwendig zur Überprüfung der Vollständigkeit und der Höhe nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben im Sinne des § 4 Abs. 5 EStG und der aktivierten immateriellen Wirtschaftsgüter, ebenso zur Überprüfung unentgeltlicher Wertabgaben. Die Verbuchung dieser Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung sei unter Umständen auf mehreren verschiedenen, möglicherweise nicht auf den steuerlich korrekten Konten erfolgt, je nachdem wie das Unternehmen die Betriebsausgaben qualifiziert habe.

Nach Einschätzung der GmbH enthalte eine Kostenstellenrechnung nur ausnahmsweise steuerlich relevante Informationen, und zwar für Bewertungszwecke, d.h. für die zutreffende Bewertung von Vermögensgegenständen, Rückstellungen, von konzerninternen Verrechnungspreisen, grenzüberschreitenden Betriebsstättenzuordnungen sowie von Herstellungskosten. Die für die Besteuerung bedeutsamen Informationen ergäben sich im Übrigen bereits sämtlich aus dem Inhalt der Finanzbuchhaltung.

Gemäß den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) seien Betriebsabrechnungen lediglich dann von Bedeutung, wenn sie für Bewertungszwecke (der unfertigen und fertigen Erzeugnisse oder der selbst erstellten Anlagen) benötigt würden. Dies gelte für die streitgegenständlichen Kostenstellenrechnungen nicht. Bereits bei der papiergestützten Dokumentation sei eine Durchsicht des gesamten internen Rechnungswesens unmöglich und zudem auch unverhältnismäßig gewesen.

 

Lösung

Nach Auffassung des Finanzgerichts unterliegen Kostenstellenrechnungen der Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht nicht in dem Maße, wie es das Finanzamt gefordert hat.

Gegenstand der Prüfung sind (wie bislang) nur die hiernach aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, der sachliche Umfang der Außenprüfung wird durch die neue gesetzliche Regelung nicht erweitert. Insoweit hat sich lediglich die Art des Zugriffs geändert. Zu den steuerlich relevanten Daten zählen insbesondere die Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung. Die Vorlagepflicht beschränkt sich dabei – entgegen der Auffassung der GmbH – nicht auf die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen.

Kostenstellen sind Bestandteile der innerbetrieblichen Kostenstellenrechnung, die neben der Steuerung und Kontrolle der Kostenstellenkosten (Kostenstellenbudgets) auch als Basis zur Berechnung von Kostensätzen oder Zuschlags- und Verrechnungssätzen für die Kalkulation dient. Die in der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen werden dabei in einem ersten Schritt als Primärkosten auf die Kostenstellen kontiert.

Die Kostenrechnung enthält somit

  • zum einen steuerlich relevante Daten,
  • zum anderen aber auch eine Fülle von entscheidungserheblichem Zahlenmaterial, das ausschließlich der Unternehmensführung und -kontrolle dient und der Betriebsprüfung nicht vorzuzeigen ist.

Vor diesem Hintergrund unterliegen Kostenstellen nur dann dem Zugriff der Finanzbehörde, soweit sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva von Bedeutung sind. Demnach werden Kostenstellen, die Beteiligungen oder die Bewertung von Vermögensgegenständen oder Rückstellungen zum Gegenstand haben, ebenso als aufbewahrungs- und vorlagepflichtig eingeordnet wie solche, welche die Grundlagen für die Bemessung von Verrechnungspreisen enthalten.

Eine partielle Vorlage von Kostenstellenrechnungen ist dabei möglich und praktikabel.

Die GmbH hat – neben dem vollständigen Kostenstellenplan – bereits drei Kostenstellenrechnungen für den Bereich Beteiligungen und eine für die Warenbewertung vorgelegt; damit wurde ein Zugriff auf Kostenstellen nicht vollständig verweigert, sondern in dem oben als vorlagepflichtig beschriebenen Umfang eingeräumt.

Der begehrte Datenzugriff auf die Kostenstellenrechnung mag zwar der schnellen Gegenkontrolle von vermuteten Falschbuchungen auf Finanzbuchhaltungskonten dienen und einen zur Sachverhaltsermittlung weniger umständlichen Weg darstellen. Dennoch hat sich eine Betriebsprüfung auf die ihr unterliegenden Daten zu beschränken. Außerdem lässt sich dies weitgehend auch durch Einsatz der Prüfsoftware IDEA erreichen: So kann der Außenprüfer bei der Überprüfung der Daten auf nicht abzugsfähige Betriebsausgaben durch ein Prüfungsmakro unterstützt werden, das die Buchungstexte ausgewählter Sachkonten nach auffälligen Begriffen wie „Geschenk“, „Zuwendung“ oder „Geldstrafe“ durchsucht.

Zudem wurden im Streitfall – was auch sonst gängige Praxis ist – nicht Kostenstellen sofort abziehbaren Betriebsausgaben zugeordnet, vielmehr werden solche den Kostenstellen zugeschlüsselt. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ergibt sich aus einem Buchungstext die im Einzelfall konkret angesprochene Kostenstelle in der Kostenstellenrechnung.

 

Hinweis:

Mittlerweile werden 2/3 aller steuerlichen Betriebsprüfungen per elektronischem Datenzugriff durchgeführt (vgl. Pressemitteilung des Bayerischen Finanzministeriums vom 26.10.2006, PM 303/206). Die Prüfungssoftware IDEA habe bereits zu erheblichen Zeiteinsparungen geführt, wie die bisherigen Praxiserfahrungen bei Außenprüfungen zeigen.

 

[Anm. d. Red.]

 

BC 11/2006