Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten


Bericht zu dem BMF-Projekt vom 22.8.2014

 

Knapp 75% der Unternehmen empfangen Unterlagen derzeit nur selten oder teilweise in elektronischer Form, weshalb eine vollständig elektronische Aufbewahrung Digitalisierungsaufwand bedeuten würde; für nur wenige von ihnen ist dies jedoch ein wesentlicher Grund dafür, auf eine elektronische Aufbewahrung zu verzichten.

Befragt wurden hierzu 117 Unternehmen und 11 Steuerberater. Die Ergebnisse werden im Folgenden zusammenfassend wiedergegeben.

 

 

1. Aufbewahrung von Unterlagen in den befragten Unternehmen

  • Die Nutzung unterscheidet sich nach der Umsatzstärke der Unternehmen: Insbesondere umsatzstarke Unternehmen (Großunternehmen) bedienen sich elektronischer Datenverarbeitungssysteme für die Buchhaltung und das Rechnungswesen sowie für die Aufbewahrung ihrer Unterlagen. Mit Abnahme der Umsatzerlöse sinkt der Anteil an Unternehmen, die elektronische Systeme für diese beiden Aufgabenbereiche verwenden.
  • Die Unternehmen setzen mehrheitlich Standardprogramme ein.
  • Die originäre Form einer Unterlage (Papier oder elektronisch) bestimmt meist auch die Form der Aufbewahrung. Große Unternehmen bewahren Unterlagen häufiger elektronisch und seltener ausschließlich in Papierform auf als kleine. Viele Unternehmen bewahren Unterlagen aber auch doppelt in beiden Formen auf.
  • E-Mails werden entweder teilweise oder alle aufbewahrt. Über die Hälfte der Befragten äußert Unsicherheiten bei der Frage, welche E-Mails (mit ihren Bestandteilen aus Textkörper und E-Mail-Anhang) aufbewahrungspflichtig sind und welche Regeln für die Aufbewahrung von E-Mails gelten.
  • Bei den Datenformaten hat sich vor allem das PDF-Format bewährt.

 

 

2. Hindernisse für den Ausbau der elektronischen Aufbewahrung

Die am häufigsten genannten Hindernisse sind:

  1. Der (einmalige und laufende) Aufwand bei Einführung der elektronischen Aufbewahrung. Für die Änderung der organisatorischen Abläufe werden vor allem genannt:
    – Einrichtung eines elektronischen Workflows und
    – Neuordnung von Posteingang und -ausgang.
    57% der befragten Unternehmen mit elektronischem Archivierungssystem erklären tatsächlich, dass dessen Einführung aufwendig war.
  2. Die Unsicherheit darüber, wie eine revisionssichere elektronische Aufbewahrung ausgestaltet werden kann. Diese bezieht sich darauf, wie die rechtlichen Grundlagen und Buchführungsgrundsätze für elektronische Unterlagen zu verstehen und im Unternehmen umzusetzen sind, damit diese Unterlagen von Finanzbehörden und Gerichten akzeptiert werden. Befürchtet wird insbesondere, dass das Finanzamt letzten Endes Papierunterlagen verlangt. Schwierigkeiten werden auch bei Regeln gesehen, denen eine revisionssichere Aufbewahrung folgen muss. 30% der Befragten, die Angaben zur letzten steuerlichen Außenprüfung im Unternehmen machen können und die dabei nicht vorwiegend Papierunterlagen vorlegten, berichten von Problemen, die im Zusammenhang mit elektronischen Belegen auftraten.

Weitere häufig genannte Hindernisfaktoren sind:

  • 58% der Befragten geben an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat; d.h., der Faktor Gewohnheit stellt ebenfalls ein häufig genanntes Hindernis dar.
  • Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme (u.a. möglicher Datenverlust, angemessener Schutz) sowie deren Anschaffungskosten.

Die übrigen Hindernisse (wie z.B. Probleme bei der Überführung der Daten im Rahmen einer Umstellung des Archivierungssystems, erforderliche IT-Kenntnisse) sind zwar für einzelne Unternehmen zutreffend, werden in der Gesamtbetrachtung aber von weniger als einem Drittel der Befragten genannt. 86% der befragten Unternehmen erwarten Vorteile durch eine elektronische Aufbewahrung. Dies entspricht auch den Umsetzungserfahrungen: Durch die elektronische Aufbewahrung haben sich für 17% der befragten Unternehmen Probleme und für 99% Vorteile ergeben.

[Anm. d. Red.] 

 

 

 

BC 9/2014