Michael Gottwald

Rechnungswesen-Software 2007


GoBS-/GdPDU-Zertifikate auf dem Prüfstand. Sind Sie fit für die digitale Betriebsprüfung?

Bei kaum einem anderen IT-System ist das Bedürfnis nach Sicherheit in Bezug auf Zuverlässigkeit, Gesetzeskonformität, Richtigkeit, Datenschutz, Integrität und Transparenz so nachhaltig wie bei den Systemen für das Rechnungswesen. Woran lassen sich jedoch IT-Systeme erkennen, die diesen Sicherheitsanforderungen genügen?

Aufschlussreiche Antworten auf diese Frage bietet die Studie „SoftTrend 250: Rechnungswesen-Systeme 2007“, zu der die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH 50 Lösungen aus dem ERP- und Rechnungswesen-Sektor untersucht hat.

Anhaltspunkte für die genannten Sicherheitsaspekte von IT-Systemen im Rechnungswesen verbergen sich häufig hinter den Zertifikaten für

  • GoB/GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung/Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme),
  • GdPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen),
  • TÜV-Bescheinigungen oder
  • Wirtschaftsprüfertestaten.

 

Welche Rolle spielen die Prüfberichte von GoBS-/GdPDU-Zertifikaten?

Ein Blick auf derartige Zertifikate und vor allem deren Prüfberichte – soweit sie denn vom Systemanbieter zur Ansicht bereitgestellt werden – schafft einen Überblick über Gegenstand der Prüfung, Umfang und Ergebnis der Prüfung. Denn nicht auf der Bescheinigung, sondern im Prüfbericht sind die etwaigen Einschränkungen dokumentiert, unter denen das Prüfergebnis zustande gekommen ist. Auch das Datum spielt in diesem Zusammenhang eine große Rolle, da jeweils nur eine bestimmte Release-Version (d.h. ein festgelegter Stand der Software-Freigabe) geprüft wird und das Prüfergebnis für neuere Release-Versionen seine Gültigkeit verliert.

 

Achtung!

Die aktuelle „SoftTrend Studie 250 – Rechnungswesensysteme 2007“ der Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH hat ergeben: Die Wirtschaftsprüfungstestate der Systemanbieter, die teilweise die Prüfungskomponenten GdPDU und GoBS mit abdecken, liegen hinsichtlich der Testat-Ausstellung vereinzelt sogar über 10 Jahre zurück. Von daher ist es besonders wichtig, diesen Gesichtspunkt gemeinsam mit dem Systemanbieter zu erörtern und gegebenenfalls bestehende Defizite aufzudecken.

 

Inwieweit sich diese Merkmale bei der Systemauswahl niederschlagen, ist in der Praxis auch davon abhängig, ob es sich bei der einzuführenden Lösung um ein Standalone-Produkt handelt oder ob die Finanzbuchhaltung Bestandteil einer ERP-Komplettlösung ist. Im letzteren Fall verlieren Zertifikate wie GoBS und GdPDU im Gesamtzusammenhang häufig an Wichtigkeit, da bei einer ERP-Einführung in der Regel andere Kernprozesse (z.B. Materialwirtschaft) den Ausschlag für die Software-Auswahlentscheidung geben und weniger die Finanzbuchhaltungs-Eigenschaften. Denn diese werden nach den Projekterfahrungen der SoftSelect GmbH noch allzu häufig als eher administrative Aufgabenfelder wahrgenommen, deren Prozesse (z.B. Kreditorenabrechnung) weitgehend als standardisiert gelten. Diese Fehleinschätzung geht nicht selten mit der Annahme einher, die eingesetzten Systemlösungen müssten aufgrund der gesetzlichen Anforderungen automatisch die oben genannten Sicherheitsansprüche erfüllen.

 

Was ist hinsichtlich der Revisionssicherheit von IT-Systemen zu beachten?

Steht eine digitale Betriebsprüfung im Unternehmen bevor, kann es teuer werden, wenn digitale Vorgänge (z.B. elektronische Rechnungen) nicht mehr oder nur in einem nicht kompatiblen Format rekonstruiert werden können. Zu digitalen Vorgängen im Sinne des Gesetzgebers zählen auch steuerrelevante E-Mails wie

  • Vertrags- oder Zahlungsvereinbarungen,
  • Kalkulationen,
  • Preise und Rabatte oder
  • Liefertermine.

Viele Unternehmen sind heute noch der Ansicht, mit regelmäßigen „Back-ups“ (Sicherheitskopien) der Produktivsysteme die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

 

 

Hinweis:

„Back-ups“ (Sicherheitskopien) entsprechen aufgrund der fehlenden maschinellen Auswertbarkeit heute nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen an den Zugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen; sie können eine revisionssichere Archivierung nicht ersetzen (vgl. hierzu auch Dressel, BC 4/2007, S. 113 ff.).

 

Durch die Änderung von Stammdaten im Laufe der Geschäftsjahre kann ein Back-up nicht mehr korrekt und lückenlos den jeweiligen Datenbestand eines Veranlagungszeitraums innerhalb der letzten 10 Jahre ausweisen. Ebenfalls können die Daten meist nur mit hohem Aufwand in die Produktivsysteme zurückgespielt werden, da Release-Updates und Format-Anpassungen den Vorgang erschweren. Nicht anerkannt von den Finanzbehörden wird eine Archivierung im pdf-Format oder sonstigen Bilddatenformaten. Falls die Datei eines Dokumentes einem Betriebsprüfer nicht mehr vorgelegt werden kann, verliert das Unternehmen das Recht auf Vorsteuerabzug gemäß dem Umsatzsteuergesetz und muss stattdessen eine Nachforderung für zuviel einbehaltene Vorsteuer gegen sich wirken lassen.

Auswertungsroutinen der Produktivsoftware, mit denen die berechtigten Personen auf die Archivdaten zugreifen können, entsprechen hingegen den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Insbesondere die Standalone-Softwarehersteller bieten hier umfangreiche Lösungskonzepte. Beispiele:

  • Die Lösung des Quickborner Spezialisten FibuNet ist von Haus aus ohne Einschränkungen TÜV-, GoBS- sowie GdPDU-zertifiziert.
  • Diamant Software erfüllt die Anforderungen durch die Abgabenordnung mit einem GoBS-Zertifikat, einem Mehrjahreskonzept für Zugriff auf beliebig viele Jahre und einer automatischen Datenerzeugung im IDEA-Format (systemübergreifende Prüfsoftware der Audicon GmbH).
  • Die GoBS-zertifizierte CSS GmbH hingegen betreibt ein eigenes Service Center, das sich mit Fragen rund um die Archivierung beschäftigt und Unternehmen einen eigenen IDEA-Kommunikator bietet, der die Daten aus der Finanzbuchhaltung und dem ERP-System in ein von den Finanzbehörden kompatibles Datenformat überträgt.

 

Hinweis:

Werden externe Dienstleister für die Abwicklung der Finanzbuchhaltung in Anspruch genommen (Outsourcing/Shared Services), sollten die Dienstleister und dessen eingesetzte Software hinsichtlich GoBS-/GdPDU-Konformität überprüft werden, denn der Anspruch des Gesetzgebers wird gegen das steuerpflichtige Unternehmen und nicht gegen den Dienstleister gerichtet.

 

Welche Verbreitung haben Shared Service Center mittlerweile bei den Software-Anwendern?

Wie die SoftSelect-Studie ergab, können rund zwei Drittel der betrachteten Lösungen im ASP-Betrieb (Application Service Providing: externe Software-Nutzung via Internet) angeboten werden – eine Steigerung von ca. 8% im Vergleich zum Vorjahr.

Eine Alternative zum ASP-Betrieb stellen heute vermehrt Outsourcing-Modelle wie Shared Service Center dar (Zusammenfassung von Aufgabenpaketen oder gesamten Prozessen in einer organisatorischen Einheit). Aufgrund von Kostengesichtspunkten haben sowohl Outsourcing- als auch Shared Service Center-Ansätze – im Unterschied zur klassischen Inhouse-Abwicklung – stetig an Bedeutung gewonnen.

Mit dem Shared-Services-Modell wird insbesondere das Ziel verfolgt, sämtliche Serviceleistungen zentral, jedoch nicht bei einem externen Buchhalter, zu bündeln, die Servicequalität zu erhöhen und gleichzeitig Kosten zu senken. Damit profitieren vor allem Unternehmen mit dezentralen Unternehmensstrukturen (Abteilungen, Tochter- oder Auslandsgesellschaften), insbesondere mit Blick auf die

  • Standardisierung bei der Abwicklung einer größeren Anzahl von Buchungsvorgängen,
  • bei der Einhaltung internationaler Vorschriften wie IAS/IFRS oder
  • bei der Befolgung von Compliance-Vorgaben (Umsetzung/Einhaltung von Gesetzen oder Richtlinien).

Mit der zunehmenden Komplexität an behördlichen Vorgaben, wie die revisionssichere Archivierungspflicht, GoBS, Abgabenordnung, GdPDU oder internationalen Richtlinien wie IAS/IFRS oder Sarbanes-Oxley-Act (SOX), entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine Outsourcing- oder Shared-Service-Variante. Mittlerweile werden auch häufiger Aufgaben wie das Konzerncontrolling und Corporate Performance Management (Steuerung/Messung des Unternehmenserfolgs) in ähnliche Organisationsstrukturen eingebettet. Laut SoftSelect können externe Dienstleister oder eigene spezialisierte Service-Zentren einen großen Teil der administrativ anfallenden Tätigkeiten in der Finanzbuchhaltung kostengünstiger abwickeln als die Unternehmen dies in der herkömmlichen Form könnten.

Der international tätige und GoBS-zertifizierte Rechnungswesenanbieter CODA Financial Systems hat für den Einsatz in Shared Service Centern mit CODA-Control Manager eine spezielle Anwendung entwickelt, mit der die Abläufe beim Periodenabschluss im Shared Service Center für die Finanzabteilungen einzelner Länder automatisiert und sogar länderspezifische finanzpolitische Vorgaben berücksichtigt werden können.

 

An der diesjährigen SoftTrend Studie 250 „Rechnungswesensysteme 2007“ (des Hamburger Beratungshauses SoftSelect) haben insgesamt 42 Unternehmen mit 50 Lösungen teilgenommen. Die komplette Studie inklusive detaillierter Produktdaten zu den einzelnen Anbietern kann zu einem Preis von 80 € (zzgl. USt. und Versandkosten) unter www.softselect.de angefordert.

 

Der Autor

Michael Gottwald, SoftSelect GmbH, Hamburg (E-Mail: , Internet: www.softselect.de). 

 

SoftTrend 250 Rechnungswesen 2007: Hersteller- und Produktliste

Firma

Produkt

Internet

ABAS Software AG

abas-Business-Software

www.abas.de

adata Software GmbH

adata Finanzbuchhaltung

www.adata.de

ALPHA Business Solutions AG

proALPHA

www.abs-ag.de

CODA Financial Systems GmbH

Fibu, Kore etc: CODA-Financials

www.Coda.com/de

CSS GmbH

eGECKO

www.css.de

DATEV eG

Rechnungswesen / Rechnungswesen Einzelplatz / Rechnungswesen compact / Rechnungswesen compactplus

www.datev.de

Diamant Software GmbH & Co. KG

Diamant/3 Rechnungswesen

www.diamant-software.de

e.bootis ag

e.bootis-ERPII-Rechnungswesen

www.ebootis.de

ELDICON Systemhaus GmbH

WEST-FC Finanz-Controlling

www.eldicon.de

FibuNet GmbH

FibuNet

www.fibunet.de

GDI-mbH

GDILine-Fibu, GDILine-Kore, GDILine-Anbu

www.gdi.de

gypsilon Software GmbH

gypsilon Rechnungswesen

www.gypsilon.de

HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG

IBM Finanzwesen

www.hamburger-software.de

IFS Deutschland GmbH & Co. KG

IFS Applications

http://www.ifsworld.com/de/about/
ifs_deutschland/default.asp
www.ifsde.com

IN-LINE Software GmbH

IN-LINE Finanzbuchhaltung

www.in-line-software.de

Lawson Software Deutschland GmbH

Lawson M3

www.lawson.com

MACH AG

MACH Software

www.mach.de

Mega Software GmbH

MegaPlus

www.mega-software.de

MESONIC Software GmbH

Corporate WINLine FIBU

www.mesonic.com

Microsoft Deutschland GmbH

Microsoft Dynamics AX / Dynamics NAV

www.microsoft.com/
germany/businesssolutions

Ordat Gesellschaft für Organisation und Datenverarbeitung mbh & Co. KG

FOSS

www.ordat.com

oxaion ag

oxaion

www.oxaion.de

Parkstreet GmbH

P4-Enterprise

www.parkstreet.de

PORTOLAN Commerce Solutions GmbH

CARAT Rechnungswesen/ iEVM/iEVMWin

www.portolancs.com

r.z.w. Solutions GmbH

if2000

www.rzw.de

Ramco Systems Ltd.

Ramco Enterprise Series (VirtualWorks)

www.ramco.ch

Ramsauer & Stürmer Software GmbH

rs2

www.rs-soft.com

S+S SoftwarePartner GmbH

ISF-Finanzen

www.sp-loesungen.de

Sage Software GmbH & Co KG

Classic Line/ Office Line

www.sage.de

Sage bäurer GmbH

bäurer Finanzmanagement

www.sagebaeurer.de

SAP Deutschland AG & Co. KG

mySAP ERP Financials

www.sap.de/financials

Wilken GmbH

Wilken Rechnungswesen

www.wilken.de

SelectLine Software GmbH

SelectLine

www.selectline.de

SoftENGINE GmbH

BüroWARE premium

www.softengine.de

SoftM Software und Beratung AG

SoftM Suite/ Greenax

www.softm.com

Steeb Anwendungssysteme GmbH

mySAP ERP Financials

www.steeb.de

Step Ahead AG

Steps Rewe

www.stepahead.de

syska GmbH

syska EURO FIBU/ syska SQL REWE

www.syska.de

TOPIX Informationssysteme AG

 

TOPIX:5

www.topix.de

 

Varial Software AG

Varial World Edition

www.varial.de

SBS Software GmbH

SBS Rewe plus

www.sbs-software.de

VEDA GmbH

VEDA Finance & Accounting Anwendungen: VEDA FA Finanzen (inkl. Anlagenbuch-haltung), VEDA FA Kosten

www.veda.net

 BC 7/2007