Kontierungsvermerk auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrechnungen


Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung vom 20.1.2017, S 0316.1.1-5/3 St42

 

Das BMF-Schreiben vom 29.1.2004 (IV B 7 – S 7280 – 19/04, BStBl. I 2004, 258) setzt die Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) in nationales Recht um und führt unter Tz. 2 Grundsätze für eine elektronisch übermittelte Rechnung auf.

In der Praxis werden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen.

Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD – BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. I 2014, 1450; für Voranmeldungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen) muss der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können und damit prüfbar sein; etwaige Bearbeitungsvorgänge oder andere Veränderungen, wie z.B. das Anbringen von Buchungsvermerken, müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden (Rn. 123, 110 f.). Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg, bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen, können sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen (Rn. 64).

Insoweit ändert sich die Handhabe nicht wesentlich im Vergleich zu jenen Voranmeldungszeiträumen, welche noch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS – Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl. I 1995, 738) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU – BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl. I 2001, 415) zu beurteilen waren, aus denen sich dies jedoch nicht ausdrücklich ergeben hatte.

 

 

Praxis-Info!

Spät, aber immerhin verlangt das Bayerische Landesamt für Steuern nun nicht mehr, an die elektronische Rechnung einen Datensatz anzuhängen, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Noch in der Verfügung vom 13.2.2012 (S 0316.1.1-5/1 St42) wurde die Mitgabe eines „Metadaten-backpacks“ – Verbindung des Datensatzes mit der elektronischen Rechnung, der von dieser nicht mehr getrennt werden kann – als verpflichtend angesehen. Dies hatte tom Suden seinerzeit in BC 2012, 142 ff., Heft 4, eingehend kritisiert und eine Überarbeitung der damaligen Verfügung des Bayerischen Landesamts für Steuern empfohlen. Dies ist nunmehr geschehen.

Somit wird es für digitalisierte Belege als ausreichend erachtet, wenn die Kontierung nicht mehr auf dem Beleg, sondern im Belegzusammenhang erfolgt. Eine elektronische Rechnung gilt inhaltlich als integer, wenn die Aufbewahrungsprozesse so gestaltet sind, dass jede Änderung am Beleg nicht unbemerkt bleiben kann (Protokollierung). Demnach dürfen Buchungsvermerke einer Rechnungsdatei nur dann zugefügt werden, wenn die Rechnung in ihrer inhaltlichen Substanz nicht verändert wird. Ein Kontierungsvermerk ist nichts anderes als eine Referenz (eine Bezugnahme) ins Buchführungssystem – eine Ergänzung um Buchungsinformationen.

[Anm. d. Red.]                        

 

BC 4/2017