Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten von Arbeitnehmern ab 2010: steuerfreie Erstattung


BMF-Schreiben vom 5.3.2010, IV D 2 – S 7210/07/10003 / IV C 5 – S 2353/09/10008

In Heft 2/2010 (S. 46 f. siehe – hier) wurde bereits über die zum 1.1.2010 in Kraft getretene umsatzsteuerliche Änderung berichtet, wonach der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen (sog. Beherbergungsleistungen) auf 7% gesenkt worden ist. Die Steuersatzsenkung gilt jedoch nicht für andere Leistungen, wie z.B. die Gewährung des Frühstücks; hier bleibt es beim Steuersatz von 19%. Der Beitrag in BRZ 2/2010 (S. 46 f.) zeigt bereits Lösungswege auf, wie aus lohnsteuerlicher Sicht Schlechterstellungen bei den Reisekostenabrechnungen der Außendienstmitarbeiter vermieden werden können.

Die Finanzverwaltung hat nunmehr am 5.3.2010 ein Anwendungsschreiben zu den umsatz- und lohnsteuerlichen Folgerungen des ermäßigten Steuersatzes für Beherbergungsleistungen herausgegeben. Erfreulicherweise versucht auch die Finanzverwaltung aus lohnsteuerlicher Sicht Verschlechterungen bei der Erstattung der Übernachtungskosten an Außendienstmitarbeiter weitestgehend zu vermeiden.

 

 

Praxis-Info!

  

Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber

Bereits vor der Steuersatzänderung war es für den Außendienstmitarbeiter lohnsteuerlich am günstigsten, wenn er das Frühstück vom Hotel oder der Pension auf Veranlassung seines Arbeitgebers zur Verfügung gestellt bekam. In diesen Fällen ist nämlich lediglich der Sachbezugswert von 1,57 € (Wert für 2010) als Arbeitslohn anzusetzen. Eine Versteuerung wird vermieden, indem mindestens ein Betrag von 1,57 € dem Arbeitnehmer im Rahmen der Reisekostenabrechnung wieder abgezogen wird. Der Arbeitnehmer hat dann das Frühstück bezahlt. Der geldwerte Vorteil beträgt 0 €.

Allerdings sind die formalen Anforderungen an eine Mahlzeitengestellung auf Veranlassung des Arbeitgebers bislang sehr hoch gewesen: Nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) muss sich der Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers direkt mit dem Unternehmen schriftlich in Verbindung setzen, das dem Arbeitnehmer die Mahlzeiten zur Verfügung stellen soll (R 8.1 Abs. 2 Nr. 2 LStR). Umgangssprachlich formuliert: Der Arbeitgeber muss also „Übernachtung mit Frühstück“ für den Arbeitnehmer schriftlich buchen.

Diese strengen formalen Voraussetzungen sind nunmehr durch das o.a. BMF-Schreiben vom 5.3.2010 für die Gestellung eines Frühstücks im Zusammenhang mit einer Übernachtung anlässlich einer Auswärtstätigkeit gelockert worden.

 

 

Die entscheidenden neuen Kriterien:

Von einer Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber ist bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers mit Übernachtung bereits dann auszugehen, wenn

  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist,
  • der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen für Übernachtung und Frühstück ersetzt und
  • der Arbeitgeber bzw. eine von ihm arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt. Die Buchung von „Übernachtung mit Frühstück“ muss also nicht mehr zwingend schriftlich erfolgen. Der Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person kann also auch im Hotel anrufen und sich eine Buchungsbestätigung (z.B. per FAX) schicken lassen.

Liegt eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer vor, kommt es lohnsteuerlich nicht darauf an, ob und ggf. in welcher Höhe die Position „Frühstück“ in der Rechnung gesondert ausgewiesen ist.




Beispiel 1 zur Buchung des Arbeitgebers über das elektronische Buchungssystem des Hotels:

Anlässlich einer Auswärtstätigkeit seines Arbeitnehmers nach München bucht der Arbeitgeber eine Übernachtung mit Frühstück über das elektronische Buchungssystem des Hotels. Eine Buchungsbestätigung des Hotels liegt vor. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Hotels lautet:

Übernachtung inklusive 7% USt 100,00 €

Frühstück inklusive 19% USt      19,00 €

Summe                                  119,00 €

Da es sich um eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber handelt, ist das Frühstück mit dem Sachbezugswert von 1,57 € als Arbeitslohn anzusetzen. Der tatsächliche Preis des Frühstücks von 19 € (brutto) ist unerheblich. Wird dem Arbeitnehmer z.B. im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ein Betrag von mindestens 1,57 € von seinem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen einbehalten, hat er das Frühstück bezahlt, und der geldwerte Vorteil ist 0 €.

 

Auch bei einer Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer kann nunmehr unter den vorstehenden Voraussetzungen (Rechnung auf den Arbeitgeber, Erstattung durch den Arbeitgeber, Buchungsbestätigung des Hotels) von einer Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber ausgegangen werden, wenn

  • der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer arbeitsrechtlich geregelt hat (z.B. Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Aushang am „Schwarzen Brett“) und
  • die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen) vorgenommen wird. 

 

Beispiel 2 zur Hotelbuchung durch die Arbeitnehmer:

Der Arbeitgeber hat in einer Betriebsvereinbarung festgelegt: Die Arbeitnehmer dürfen anlässlich von Auswärtstätigkeiten Übernachtungen mit Frühstück bis zu 100 € pro Nacht selbst buchen. Arbeitnehmer A führt eine Auswärtstätigkeit nach Berlin durch und bucht telefonisch in einem Hotel Übernachtung mit Frühstück für 99 €. Das Hotel übersendet ihm unmittelbar nach der Buchung eine Bestätigung per Fax. Bei der Abreise stellt das Hotel die Rechnung auf den Arbeitgeber des A aus.

Da es sich auch hier um eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber handelt, ist das Frühstück mit dem Sachbezugswert von 1,57 € als Arbeitslohn anzusetzen. Wird dem Arbeitnehmer A im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ein Betrag von mindestens 1,57 € von seinem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen einbehalten, hat er das Frühstück bezahlt, und der geldwerte Vorteil ist 0 €.

 
Schließlich ist von einer Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber auch dann auszugehen, wenn eine planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich ist (z.B. unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, spontaner Einsatz) und der Arbeitgeber die Kosten arbeitsrechtlich erstattet (sog. „Notfälle).

 

Beispiel 3 zur Übernachtung ohne vorherige Buchung:

Ein Außendienstmitarbeiter muss anlässlich einer Auswärtstätigkeit aufgrund der Witterungsverhältnisse unvorhergesehenerweise in Göttingen übernachten. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Hotels über 90 € Übernachtung mit Frühstück wird vom Arbeitgeber erstattet.

Da es sich um eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber handelt, ist das Frühstück mit dem Sachbezugswert von 1,57 € als Arbeitslohn anzusetzen. Wird dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ein Betrag von mindestens 1,57 € von seinem Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen einbehalten, hat er das Frühstück bezahlt, und der geldwerte Vorteil ist 0 €.

 

Die vorstehenden Grundsätze gelten für Übernachtungen mit Frühstück ab 1.1.2010. Es wird jedoch von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die genannten Voraussetzungen bis einschließlich 4.6.2010 (Datum des Schreibens 5.3.2010 plus 3 Monate) nicht vollständig gegeben sind („Übergangsregelung“). Den Arbeitgebern soll hierdurch insbesondere die Möglichkeit gegeben werden, in diesen drei Monaten die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen (z.B. Betriebsvereinbarung) für die Buchung durch die Arbeitnehmer zu schaffen bzw. anzupassen.



Kürzung der Übernachtungskosten um den Frühstücksanteil

Liegt eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber – selbst unter den nunmehr gelockerten Anforderungen – (ausnahmsweise) nicht vor, so stellte sich auch bisher schon die Frage, um welchen Betrag die Hotelrechnung zu kürzen ist, um die dem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten festzustellen.

Ist in einer Rechnung neben der Übernachtungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 19% unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen, so ist das Frühstück – wie bisher – im Inland mit 4,80 € (20% des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen von 24 €) anzusetzen. Bei Übernachtung im Ausland sind für das Frühstück 20% des entsprechenden Pauschbetrags für 24 Stunden Abwesenheit abzuziehen.

Der nach Abzug des Frühstücks verbleibende Teil des Sammelpostens kann vom Arbeitgeber als steuerfreie Reisenebenkosten erstattet werden, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen (wie z.B. private Telefonate oder Massagen) enthalten sind.

 

Beispiel 4 zur Hotelrechnung ohne gesonderten Ausweis der Frühstückskosten (auf den Namen des Arbeitnehmers!):

Ein Arbeitnehmer führt eine Auswärtstätigkeit nach Hamburg durch. Die vom Hotel auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellte Rechnung lautet:

Übernachtung inklusive 7% USt                                           95,00 €

„Business-Package“ (Frühstück, Internet) inklusive 19% USt 20,00 €

Summe                                                                            115,00 €

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten von 95 € und die Kosten für das „Business-Package“ – nach Abzug eines Frühstücksanteils von 4,80 € – in Höhe von 15,20 € als Reisenebenkosten steuerfrei erstatten (in der Summe = 110,20 €). Außerdem erhält der Arbeitnehmer die in Betracht kommenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 €, 12 € oder 24 € täglich.

 

Liegt eine Gestellung des Frühstücks durch den Arbeitgeber ausnahmsweise nicht vor und ist der Preis für das Frühstück eindeutig gesondert ausgewiesen, ist die Rechnung zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten um den tatsächlichen Preis (brutto) für das Frühstück zu kürzen.

 

Beispiel 5 zur Hotelrechnung mit gesondertem Ausweis der Frühstückskosten (auf den Namen des Arbeitnehmers!):

Wie Beispiel 4. Die vom Hotel auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellte Rechnung lautet:

Übernachtung inklusive 7% USt   95,00 €

Frühstück inklusive 19% USt      20,00 €

Summe                                   115,00 €

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten von 95 € steuerfrei erstatten. Außerdem erhält der Arbeitnehmer die in Betracht kommenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 €, 12 € oder 24 € täglich.

 

Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber aus der Hotelrechnung

Der Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber aus der Rechnung setzt die Ausführung der Leistung von dem Hotel bzw. der Pension für sein Unternehmen voraus. Dies bedeutet, der Arbeitgeber muss schuldrechtlich der Vertragspartner des Hotels bzw. der Pension sein.

Außerdem ist zu beachten: Für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs in der Rechnung – auch in einer Kleinbetragsrechnung – müssen Umfang und Art der Leistung genau beschrieben sein.

 

Beispiel 6 zur Hotelrechnung ohne spezifische Leistungsbeschreibung:

Vertragspartner des Hotels ist der Arbeitgeber. Die Rechnung des Hotels lautet:

1 Arrangement                                                                       90,00 €

Umsatz zu 7% netto    65,42 €     Umsatzsteuer 7%    4,58 €

Umsatz zu 19% netto  16,80 €     Umsatzsteuer 19%  3,20 €

Der Arbeitgeber hätte aus einer solchen Rechnung keinen Vorsteuerabzug, da Umfang und Art der Leistung mit „Arrangement“ nicht hinreichend beschrieben sind.

 

Die Finanzverwaltung lässt es jedoch aus Vereinfachungsgründen auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs zu, wenn in einem Pauschalangebot enthaltene Leistungen, die dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 19% unterliegen (z.B. Frühstück, Internet, Parkplatz), zu einem Sammelposten (z.B. „Business-Package“, Servicepauschale) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird. Der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil kann mit 20% des Pauschalpreises angesetzt werden.

 

Beispiel 7 zu Sammelposten in einer Hotelrechnung:

Vertragspartner des Hotels ist der Arbeitgeber. Die Rechnung des Hotels lautet:

Übernachtungspauschale                                                         90,00 €

Übernachtung zu 7% netto             67,29 €     USt 7%     4,71 €

„Business-Package“ zu 19% netto 15,13 €      USt 19%   2,87 €

Der Arbeitgeber kann aus der Rechnung einen Vorsteuerabzug geltend machen, da Umfang und Art der Leistung hinreichend beschrieben sind. Da es sich um eine Kleinbetragsrechnung (bis 150 €) handelt, können Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag jeweils in einer Summe zusammengefasst werden, wobei der jeweils anzuwendende Steuersatz anzugeben ist.

 

Dipl.-Finanzwirt Jürgen Plenker

  

Heft 4/2010