Steuerfreie Erstattung der Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten von Arbeitnehmern ab 2010


Auswirkungen des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes vom 22.12.2009 (BGBl. I 2009, S. 3950)

§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG in der Fassung ab 2010

Die Umsatzsteuer ermäßigt sich auf 7% für die Umsätze aus der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält, sowie für die kurzfristige Vermietung von Campingflächen. Dies gilt nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind.

 

Praxis-Info!

Problemstellung

Durch das sog. Wachstumsbeschleunigungsgesetz vom 22.12.2009 (BGBl. I, S. 3950, siehe hier) ist u.a. der Umsatzsteuersatz für sog. Beherbergungsleistungen auf 7% gesenkt worden. Diese Steuersatzsenkung gilt jedoch nicht für andere Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen. Hierzu gehört u.a. die Gewährung eines Frühstücks im Hotel oder einer Pension. Umsatzsteuerlich liegt zwar nach wie vor eine Leistung vor, für die aber zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze erhoben werden. Der Grundsatz der Einheitlichkeit der Leistung wird an dieser Stelle aufgegeben.

Auf den ersten Blick ist nicht erkennbar: Die umsatzsteuerliche Änderung kann zu lohnsteuerlichen Konsequenzen führen, muss aber nicht. Bei der Auswärtstätigkeit eines Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber bekanntlich die Übernachtungskosten und die gesetzlich vorgesehenen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 i.V.m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, ist zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten der Gesamtpreis um 20% von 24 € (= 4,80 €) zu kürzen (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR). Wird hingegen das Frühstück z.B. mit 18 € (brutto) gesondert ausgewiesen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten um diesen Betrag zu kürzen.

 

Lösung

Die Beibehaltung der bisherigen Lösung – Kürzung der Hotelrechnung um 4,80 € Frühstücksanteil – liegt nicht allein in der Hand von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Entscheidend ist das Aussehen der Hotelrechnung. Hier darf der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen sein.

 

Beispiel 1 einer Hotelrechnung:

 

Die Hotelrechnung lautet:

Übernachtung                        100,00 €

zuzüglich Umsatzsteuer 7%      7,00 €

Zwischensumme                    107,00 €

„Business-Paket“

(Frühstück, Internetzugang)     20,00 €

zuzüglich Umsatzsteuer 19%    3,80 €

Endsumme                             130,80 €

 

Der Preis für das Frühstück ist nicht gesondert ausgewiesen. Zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten ist der Gesamtbetrag um 4,80 € (= 20% von 24 €) zu kürzen. Die steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten betragen somit 126 € (130,80 € abzüglich 4,80 €). Außerdem kann der Arbeitgeber den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 €, 12 € oder 24 € steuerfrei erstatten, deren Höhe von der Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abhängig ist. Wirtschaftlich betrachtet hat der Arbeitnehmer hiervon 4,80 € für das Frühstück „verbraucht“.

 
Beispiel 2 einer Hotelrechnung:

 

Die Hotelrechnung lautet:

Übernachtung                        100,00 €

zuzüglich Umsatzsteuer 7%      7,00 €

Zwischensumme                    107,00 €

Frühstück                                 20,00 €

zuzüglich Umsatzsteuer 19%    3,80 €

Endsumme                             130,80 €

Der Preis für das Frühstück ist gesondert ausgewiesen. Zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten ist der Gesamtbetrag um die Bruttokosten für das Frühstück (23,80 €) zu kürzen. Die steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten betragen somit 107 € (130,80 € abzüglich 23,80 €). Außerdem kann der Arbeitgeber wiederum den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen von 6 €, 12 € oder 24 € steuerfrei erstatten, deren Höhe von der Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abhängig ist. Anders als im Beispiel 1 hat der Arbeitnehmer hiervon bereits 23,80 € für das Frühstück „verbraucht“.

 
 

Praxishinweise:

  1. Es ist damit zu rechnen, dass aus umsatzsteuerlicher Sicht ein BMF-Schreiben oder zumindest Verfügungen von Oberfinanzdirektionen ergehen werden, wie künftig „Hotelrechnungen“ auszusehen haben (siehe z.B. Information der OFD Karlsruhe vom Januar 2010 hier). Diese Verwaltungsanweisungen werden auch Aussagen zur Aufteilung des Gesamtpreises auf Übernachtung (= 7%) und übrige Leistungen (= 19%) enthalten; dies ist z.B. auch für Pensionen oder Vermieter von Ferienwohnungen (Wäschepaket, Endreinigung) von Bedeutung. Die im Beispiel 1 dargestellte Hotelrechnung entspricht allerdings den bisherigen umsatzsteuerlichen Rechnungserfordernissen. Gleichwohl gehen derzeit einige Hotelketten auf „Nummer sicher“ und weisen den Preis für das Frühstück gesondert aus mit der Folge, dass nach der ungünstigeren Lösung des Beispiels 2 zu verfahren ist.
  2. Eine andere Lösung als hier dargestellt ergibt sich auch dann nicht, wenn das Beherbergungsunternehmen seine Gäste zum Frühstück „einlädt“. Nach dem Gesetzeswortlaut ist eine Aufteilung auf 7% und 19% auch dann vorzunehmen, wenn Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind.
  3. Die umsatzsteuerliche Änderung betrifft selbstverständlich nur inländische Hotelrechnungen. Allerdings sollte auch bei ausländischen Hotelrechnungen darauf geachtet werden, dass der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen ist. In diesem Fall ist der Gesamtbetrag zur Ermittlung der steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten lediglich um 20% des jeweils in Betracht kommenden ausländischen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei 24-stündiger Abwesenheit zu kürzen.
  4. Die in diesem Beitrag beschriebene Problematik kann vollständig vermieden werden, wenn der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer die Übernachtung mit Frühstück bucht. Die Übernachtung ist in diesem Fall als Sachleistung steuerfrei, und der Arbeitnehmer hat für die Gestellung des Frühstücks lediglich den Sachbezugswert von 1,57 € als Arbeitslohn zu versteuern. Die Versteuerung des Arbeitslohns lässt sich in der Praxis wie folgt vermeiden: Der Arbeitnehmer behält von seinem Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen einen Betrag von 1,57 € ein. Allerdings ist zwingend erforderlich, dass der Arbeitgeber vor Beginn der Auswärtstätigkeit für seine Arbeitnehmer bei dem Beherbergungsunternehmen schriftlich „Übernachtung mit Frühstück“ bucht (vgl. R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR).
  5. Auch aus umsatzsteuerlicher Sicht sollte entsprechend der vorstehenden Nr. 4 verfahren werden. Eine Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs aus einer Hotelrechnung setzt nämlich voraus, dass der Arbeitgeber Leistungsempfänger ist. Der Arbeitgeber muss demzufolge aus dem schuldrechtlichen Vertragsverhältnis berechtigt oder verpflichtet sein. Auch für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs muss der Arbeitgeber Auftraggeber oder Besteller der Leistung sein (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG i.V.m. Abschn. 192 Abs. 16 UStR).

 

Dipl.-Finanzwirt Jürgen Plenker

 

Heft 2/2010