GoBD – Geplante Anpassungen an die technischen Entwicklungen


BMF-Entwurf zur Neufassung der GoBD vom Oktober 2018, IV A 4 – S 0316/13/10003-13

 

Gegenüber dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003) sind folgende Präzisierungen/Aktualisierungen bei den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vorgesehen:

 

 

  • Bücher und Aufzeichnungen gelten dann als ordnungsmäßig, wenn die Geschäftsvorfälle nicht nur nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst werden, sondern auch einzeln. Anschließend erfolgt deren Verbuchung bzw. Verarbeitung. Die „einzelne“ Erfassung der Geschäftsvorfälle ist neu hinzugekommen.
  • Bei den Vor- und Nebensystemen des Hauptsystems werden neuerdings auch Cloud-Systeme beispielhaft genannt. Hinlänglich bekannt sind beispielsweise das Finanzbuchführungssystem, die Anlagenbuchhaltung, die Zeiterfassung, das Dokumenten-Management-System etc.
  • Das BMF-Schreiben vom 5.4.2004 (IV D 2 – S 0315 – 9/04, BStBl. I 2004, 419) über die Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel im Rahmen der GoB ist mittlerweile nicht mehr von Belang.
  • Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind (statt bisher „sollen“) nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten.
  • Unbare Geschäftsvorfälle eines Monats sind bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht nur in den Büchern zu erfassen, sondern auch zu buchen.
  • Bezüglich der elektronischen Sicherung und Aufbewahrung von Papierbelegen wird nicht mehr allein vom Scannen im Anschluss an die laufende Vergabe eines Barcodes gesprochen, sondern von einer bildlichen Erfassung (im Sinne des § 147 Abs. 2 AO). Dies umfasst verschiedenste Erfassungsarten auf Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen).
  • Auch eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z.B. Smartphones) im Ausland ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z.B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).
  • Bei der Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) ist es bislang Pflicht, beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Künftig wird die Aufbewahrung beider Versionen nicht mehr erforderlich sein, sondern es ist bei Beachtung folgender Anforderungen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:
    – Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
    – Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
    – Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
    – Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt.
  • Neues zur Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland: Erfolgt die Verlagerung durch ersetzendes Scannen, dürfen die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Voraussetzung: Die Digitalisierung ist zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland vorzunehmen.
  • Werden Änderungen einer Verfahrensdokumentation vorgenommen, müssen diese historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versionisiert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.

[Anm. d. Red.]    

 

 

BC 11/2018