Abkürzungs-Wege zum Konzernabschluss: Fast Close am Beispiel der Schuldenkonsolidierung


Mittelständische Konzerne müssen häufig auch dann konsolidieren, wenn sie rechtlich nicht dazu verpflichtet sind. Auslöser können beispielsweise ein Rating sein oder die interne Forderung nach Konzernkennzahlen für die Unternehmenssteuerung. Die Komplexität der Konsolidierung führt nicht selten zu einer Verlängerung der Abschlussarbeiten – gleichzeitig erwarten Kapitalgeber und unternehmensinterne Adressaten einen „Fast Close“, einen schnellen Abschluss.

Welche typischen Schwierigkeiten die Konsolidierung in der Praxis mit sich bringt und wie sich diese mithilfe einer speziellen Konzernbuchhaltungs-Software lösen lassen, zeigt der Autor am Beispiel der Eliminierung von konzerninternen Umsätzen.

Wie wird der Forderung nach Einheitlichkeit der Konzernkonsolidierung in der Praxis entsprochen?

 

Bei der Konzernkonsolidierung ist der Grundsatz der Einheitlichkeit zu beachten (vgl. z.B. § 297 Abs. 3 Satz 1 HGB). Der Abschluss ist so aufzustellen, als ob es sich bei den verbundenen Unternehmen um ein einziges Unternehmen handeln würde. Deshalb müssen u.a. konzerninterne Umsätze im Rahmen der Schuldenkonsolidierung eliminiert werden, da sie auf Konzernebene nicht erfolgswirksam sind.

 

Beispiel zu konzerninternen Umsätzen (vgl. Abb. 1):

  • Konzerngesellschaft 10 erstellt Steuerelemente.
  • Konzerngesellschaft 20 kauft die Steuerelemente ein und baut diese in Schaltschränke ein.
  • Konzerngesellschaft 30 kauft Schaltschränke mit Steuerelementen und programmiert diese.
  • Konzerngesellschaft 30 verkauft fertige Schaltschränke an Konzerngesellschaft 20 für die Installation in der dortigen Produktionsstätte.

 

 

Abb. 1: Umsätze zwischen verbundenen Unternehmen

 

Die bei diesen Umsätzen zwischen verbundenen Unternehmen erstellten Belege sind konzernintern und müssen beim Übergang von der Summenbilanz auf die Handelsbilanz II eliminiert werden (vgl. Abb. 2). 

 

Abb. 2: Konsolidierte Handelsbilanz I mit Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber verbundenen Unternehmen

 

Um die konzerninternen Umsätze gegeneinander verrechnen zu können, werden in den Einzelgesellschaften typischerweise für jedes verbundene Unternehmen

  • ein separates Erlös- bzw. Aufwandskonto sowie
  • ein sog. Verrechnungskonto

geführt. Letzteres wird für eine korrekte Kontierung im Rahmen der Konsolidierung benötigt.

 

Welche Probleme treten bei der konzerninternen Verrechnung auf?

 

Das oben beschriebene Verfahren zur Verrechnung der konzerninternen Forderungen gegen verbundene Unternehmen mit den entsprechenden Verbindlichkeiten

kann zu folgenden Problemen führen:

  • Für die Ausgangsrechnung der Konzerngesellschaft 10 sind andere Sachbearbeiter zuständig als für die Eingangsrechnung der Gesellschaft 20. Der Abstimmungsaufwand wird noch größer, wenn die Konzernunternehmen 10 und 20 räumlich getrennt sind.
  • Sind darüber hinaus unterschiedliche Bewertungsansätze zu berücksichtigen (z.B. nach HGB und IFRS), erhöht sich der Buchungsaufwand nochmals (weil z.B. ein Anlagegut auf zwei separaten Anlagenkonten gebucht wird).
  • Die Anzahl der Konten steigt dadurch enorm an. (Beispiel: Bei insgesamt 10 Schwesterunternehmen müsste jede Einzelgesellschaft bis zu 18 Erlös- und Aufwandskonten führen. Werden verschiedene Erlösarten (z.B. „Erlöse Hardware“, „Erlöse Beratung“) separat gebucht, steigt die Kontenzahl nochmals an. Bilanziert der Konzern nach IFRS, könnte dies darüber hinaus – wegen ggf. unterschiedlicher Ansatz- und Bewertungsregelungen – bei jedem Tochterunternehmen zu einer Verdoppelung der Konten nach Landesrecht und nach IFRS führen.)
  • In der Praxis kommt es dabei häufiger zu Buchungsfehlern, insbesondere beim mehrfachen Buchen der konzerninternen Belege (z.B. durch vergessene oder falsche Buchungen oder Doppelerfassungen).
  • Als Folge der Buchungsfehler verbleiben nach den Konsolidierungsläufen Restbeträge (bzw. Aufrechnungsdifferenzen), weil sich Forderungen und Verbindlichkeiten nicht vollständig gegeneinander aufrechnen lassen.
  • Sofern die Restbeträge (Aufrechnungsdifferenzen) nicht als solche auf einem separaten Konto ausgewiesen werden können (z.B. weil die Summe der Differenzen im Vergleich zur Bilanzsumme zu hoch ist), müssen sie von der jeweiligen Konzernbuchhaltung aufgeklärt werden. Da die Konsolidierung auf Basis der Salden durchgeführt wird, kann es mitunter sehr aufwändig sein, die zugehörigen Geschäftsvorfälle (Belege) zu finden. Erfahrungsgemäß nehmen solche Abstimmungsarbeiten die weitaus meiste Zeit des Konsolidierungsprozesses in Anspruch.

 

Welche Faktoren erschweren den beschleunigten Abschluss?

 

Die beschriebene Problematik ist nur ein Beispiel für die Komplexität des Konzern-Rechnungswesens. Diese betrifft

  • sowohl die Aufstellung eines Konzernabschlusses (Legalkonsolidierung),
  • als auch die Konsolidierung von Informationen, die für interne Adressaten wie Geschäftsleitung und Controlling relevant sind (Managementkonsolidierung).

Die Komplexität erschwert einen Fast Close (siehe auch „Prozessoptimierung: Wichtige Links für Rechnungswesenpraktiker“, BC 6/2005, S. 134 ff., hier). Dieser wird angestrebt, um Kapitalgeber und unternehmensinterne Anspruchsgruppen mit aktuellen Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Konzerns zu versorgen.

Darüber hinaus sind die Rechnungswesen-Systeme mittelständischer Unternehmen typischerweise für Einzelunternehmen ausgelegt, decken aber nicht oder nur rudimentär die Konzernbuchhaltung ab. Während die Unternehmen beim Einzelabschluss zum Teil einen hohen Automatisierungsgrad erreicht haben (z.B. bei der Erstellung von Bilanz und GuV oder bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung), ist dies bei konzernspezifischen Aufgaben häufig nicht der Fall. Zuweilen ist gar keine spezielle Software dafür vorhanden und die Konsolidierung an den Wirtschaftsprüfer ausgelagert worden; andere Unternehmen nutzen Excel-Makros, wieder andere haben spezielle Konsolidierungs-Werkzeuge.

 

Welche Optimierungsmöglichkeiten bringt der Einsatz einer Konzernbuchhaltungs-Software?

 

Relativ wenige mittelständische Unternehmen setzen bislang „echte“ Konzernbuchhaltungs-Software ein. Diese ist funktional und strukturell ähnlich wie eine Rechnungswesen-Software aufgebaut.

 

1. Funktionen/Struktur von Konzernbuchhaltungs-Software

Die Software verfügt über:

  • eine vollständige Geschäftslogik (z.B. die Geschäftslogik eines OP-Kontos oder einer Abschreibungsregel),
  • eine integrierte Datenhaltung (eine relationale Datenhaltung, die von den operativen Prozessen getrennt ist) und
  • Verarbeitungsprozesse (z.B. Berichtswesen oder die Verrechnung von Kostenstellen auf andere Kostenstellen).

 

2. Ausrichtung auf mandantenübergreifende Aufgaben

Die genannten Verfahren sind dabei speziell auf mandantenübergreifende Aufgaben ausgelegt (z.B. konzernspezifische Kontierungen, mandantenübergreifende Kostenverrechnung, vordefinierte Berichte für Konzern- und Anlagespiegel usw.):

  • Die Transaktionen im Rahmen der Abschlussarbeiten werden als echte Buchungen durchgeführt. Diese werden im Journal dokumentiert und können bei Bedarf rückgängig gemacht werden.
  • Die Nachvollziehbarkeit für jede Position in der Konzernbilanz bis auf Einzelbelegebene ist gewährleistet. Damit ist eine schnelle Recherche möglich.
  • Vorgänge, die sich bei jedem Konsolidierungslauf wiederholen – etwa Abschreibungen oder das Buchen eines Firmen- oder Geschäftswerts – lassen sich über Buchungsregeln automatisieren.
  • Die Konzernbuchhaltung verfügt idealerweise über eine Trennung von Rechtskreisen und ermöglicht den parallelen Abschluss nach HGB und IFRS.
  • Die Integrationsmöglichkeiten einer Konzernbuchhaltung spielen eine besondere Rolle. Hier sind bei Firmenzu- und -verkäufen häufig unterschiedliche Rechnungswesen-Softwarelösungen in den Tochterunternehmen im Einsatz.
  • Für die Konsolidierung von Warenumsätzen und die Konzernplanung stehen häufig zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die im Rahmen des Konzerncontrolling wichtig sind (z.B. Konsolidierung von Primär- und Sekundärkosten im Plan, Soll und Ist für Kostenstellen, Kostenträger und Projekte).
  • Für die Bewertung von Abschlüssen zu Stichtagskursen, Durchschnittskursen oder auch historischen Kursen stehen Bewertungsfunktionen zur Verfügung.

Ein Beispiel für eine solche Software ist die „Diamant-Konzernbuchhaltung“ der Diamant Software GmbH & Co. KG aus Bielefeld. Die Software ist speziell für mittelständische Konzerne ausgelegt und die Anwender-Anforderungen wurden dabei berücksichtigt.

 

3. Typische Anwender-Anforderungen an Rechnungslegungs-Software

  • Einführung innerhalb von wenigen Tagen;
  • Wartung ohne die Unterstützung einer IT-Abteilung (z.B. Anlegen neuer Mandanten oder neuer Berichte);
  • einfache Integration separater Vorsysteme (unterschiedliche Rechnungswesen-Systeme der in- und ausländischen Tochtergesellschaften, z.B. SAP oder Quickbooks);
  • vordefinierte Konsolidierungsebenen, wie Kapital, Schulden, Aufwands- und Ertragskonsolidierung;
  • komfortables Mapping für unterschiedliche Kontenpläne;
  • vordefinierte Berichte für Konsolidierungsnachweise, Konzernbilanz und GuV, Konzernanlagespiegel, Eigenkapital- und Rückstellungsspiegel.

 

Wie lassen sich Eliminierungsbuchungen konkret automatisieren?

 

Zurück zum eingangs beschriebenen Beispiel der Eliminierung konzerninterner Umsätze. Wie könnte man diese Aufgabe mit der Diamant-Konzernbuchhaltung lösen?

 

1. Zentrale Stammdatenführung

Der Konzernmandant kann den Einzelmandanten (in den Konzerngesellschaften) Objekte wie Debitoren, Kostenstellen oder Maßgrößen (z.B. Quadratmeter zur Verrechnung von Mietkosten) zentral vorgeben. Damit ist sichergestellt, dass alle Tochterunternehmen mit den gleichen Einstellungen arbeiten.

 

Praxisbeispiel:

  • Im konkreten Fall werden die Debitorenstammdaten der Konzerntöchter mit dem Zusatz „verbundenes Unternehmen“ versehen (vgl. Abb. 3).
  • Bucht eine Konzerngesellschaft einen konzerninternen Geschäftsvorfall auf Einzelmandantenebene, erkennt dies das System und versieht den Beleg mit einer entsprechenden Zusatz-Kontierung.

 

 

Abb. 3: Dem Konzern angehörende Debitoren gekennzeichnet als „verbundene Unternehmen“

 

2. Automatische Eliminierungsbuchungen

Mittels Eliminierungsregeln kann vorab definiert werden, auf welchen Konsolidierungsebenen welche Kontierungen vorgenommen werden sollen (vgl. Abb. 4). Danach läuft der Prozess automatisch ab.

 

 

Abb. 4: Definition von Buchungsregeln für die Eliminierung von konzerninternen Umsätzen

 

Vorteile:

  • Es ist nicht mehr erforderlich, für jedes Schwesterunternehmen ein eigenes Erlös- und Aufwandskonto zu führen. Die Software erkennt die relevanten Belege anhand der Zusatz-Kontierung „laut verbundenem Unternehmen“.
  • Das System kann die zu eliminierenden Umsätze auf Einzelbelegebene zuordnen und automatisch buchen.
  • Konzerninterne Belege müssen somit nicht mehr manuell mehrfach gebucht werden. Die Fehlerquote sinkt.
  • Anhand der Eliminierungsregel erkennt die Software, welche konzerninternen Umsätze erst in einem späteren Konsolidierungsschritt verrechnet werden müssen.

 

3. Analyse von Konsolidierungs-Differenzen

Die Zusatz-Kontierung erlaubt es, Konsolidierungs-Differenzen bis zu den verursachenden Einzelbelegen zurückzuverfolgen. Im Journal ist ersichtlich, welche konzerninternen Belege ohne Gegenbuchung vorhanden sind. Auch die buchhalterische Erfassung von Geschäftsvorfällen kann bei Bedarf über die verschiedenen Konsolidierungsebenen bis hin zu den Einzelmandanten nachvollzogen werden.

 

Resümee

 

Der Prozess der Eliminierung konzerninterner Umsätze steht stellvertretend für die zahlreichen praktischen Probleme, die im Rahmen der Konzernbuchhaltung auftreten können. Mit dem beschriebenen Einsatz der Konzernbuchhaltungs-Software können mittelständische Unternehmen

  • den Konsolidierungsprozess deutlich beschleunigen (durch Automatisierung und durch Vereinfachung der Abstimmungsarbeiten) und
  • eine höhere Prozess-Sicherheit erreichen (bei Fehlern können ganze Konsolidierungsschritte rückgängig gemacht werden).
  • Außerdem lassen sich die einzelnen Konsolidierungsschritte auch für den Abschlussprüfer transparent machen (mithilfe des Buchungsjournals und durch den direkten Zugriff bis auf Einzelbelegebene).

 

Praxishinweis:

Ein Konzernabschluss dauert – in Abhängigkeit von der Anzahl der zu konsolidierenden Mandanten und Stufen – in mittelständischen Unternehmen in der Regel zwischen zwei und vier Wochen. Durch die Einführung einer Konzernbuchhaltungs-Software lässt sich hierbei erfahrungsgemäß über eine Woche pro Quartalsabschluss einsparen.

 

 

Informationen zur Software:

Diamant Software GmbH & Co. KG

Ralf Schlüter

Leitung Produktmanagement

Sunderweg 2

33649 Bielefeld

Tel.: 0521/942 60 20

Fax: 0521/942 60 29

E-Mail:

Internet: www.diamant-software.de

 

Der Autor

Patrik Edlund, Fachjournalist, Themenschwerpunkt: betriebswirtschaftliche Standardsoftware, Stuttgart

BC 5/2006