Prozessoptimierung im Rechnungswesen durch Web-Services - praktische Konsequenzen


Web-Services (auf Basis der Internet-Technologie) erleichtern einerseits die Integration von Rechnungswesen-Software mit vor- und nachgelagerten Systemen wie Warenwirtschafts-, Produktions- oder Vertriebssoftware. Andererseits eröffnen sie neue Möglichkeiten der Kommunikation unterschiedlicher Anwender im und außerhalb eines Unternehmens (z.B. Geschäftsleitung, Banken) mit dem Rechnungswesen.

Die praktischen Konsequenzen beim Einsatz von Web-Services werden am Fallbeispiel eines mittelständischen Unternehmens (mit einer Reihe von Tochtergesellschaften) näher beleuchtet.

Praxisbeispiel zu zeitaufwendigen Aufgaben im Rechnungswesen:


Zu einem mittelständischen Anlagenbauer gehören zehn rechtlich selbständige Vertriebs- und Servicegesellschaften im europäischen Ausland mit jeweils 10 bis 20 Mitarbeitern. Wegen der geringen Größe lohnt es sich nicht, in den Tochtergesellschaften eigene Buchhaltungsabteilungen einzurichten.

Da das Controlling der Konzernmutter die volle Kontrolle über die Zahlungsflüsse haben will, kommt jedoch eine Auslagerung der Buchhaltungsarbeiten an externe Dienstleister nicht in Frage. Aus diesem Grund wird die komplette Buchhaltung in der Unternehmenszentrale für alle Tochtergesellschaften abgewickelt. Die Buchhaltungsabteilung dort übernimmt als Competence Center für die Töchter zum einen das operative Geschäft, wie z.B. Buchen der Geschäftsvorfälle und Zahlen der Lieferantenrechnungen. Zum anderen versorgt sie die Töchter mit entscheidungsrelevanten Finanzinformationen und mit Berichten (z.B. Liquiditätsrechnung, EBIT-Analyse), die diese für ihre externen Berichtspflichten benötigen.

Dabei entstehen jedoch folgende Probleme:

  • Die zentrale Buchhaltung wird zu sehr von den Anfragen (z.B. Kreditlimit bestimmter Kunden, OP-Liste Kreditoren) in Anspruch genommen.

  • Der Aufwand für eine Anfrage fällt jedes Mal doppelt an: Erst muss der Anfragende dem Buchhalter die gewünschten Informationen beschreiben, anschließend der Buchhalter mit Hilfe der ERP-Software einen entsprechenden Bericht erstellen.

  • Die Bereitstellung von ad hoc benötigten Informationen erfolgt in der Regel mit Zeitverzug (z.B. Höhe der noch nicht bezahlten Rechnungen eines Kunden, mit dem der Vertrieb gerade in Verhandlung steht).

  • Benötigt ein Informationsempfänger (hier: Geschäftsführer der Tochtergesellschaften) zu einzelnen Punkten eines gelieferten Berichts Detailinformationen (z.B. Cash-Flow-Analyse zur Liquiditätsrechnung), muss er erneut die Buchhaltung kontaktieren.


Rechnungswesen als Dienstleistung


Das Fallbeispiel (oben) zeigt eine für das Rechnungswesen typische Situation: Eine zentrale Abteilung hat eine Reihe von „Kunden“ im und außerhalb des Unternehmens, die periodisch und ad hoc Informationen aus dem Rechnungswesen benötigen. Über das beschriebene Beispiel hinaus können das auch Mitarbeiter im Vertrieb, Kostenstellenverantwortliche, der Steuerberater oder Geschäftspartner sein.

Um die anhand des Fallbeispiels beschriebenen Probleme zu vermeiden, wäre es optimal, wenn die „Kunden“ des Rechnungswesens selbst jederzeit auf die für sie relevanten Funktionen und Informationen der Rechnungswesen-Software zugreifen könnten. Ein solches Vorgehen birgt ein erhebliches Potenzial an Prozessoptimierung.


Spezifische Anwenderprofile


Dabei gilt es jedoch zu beachten, dass interne Kunden des Rechnungswesens unterschiedliche Anforderungen, Kenntnisse und Anwenderprofile haben. Die Geschäftsführer der Tochtergesellschaften im eingangs beschriebenen Unternehmen beispielsweise

  • sind nicht im Umgang mit Rechnungswesen-Software geschult. Die ihnen zur Verfügung zu stellenden Funktionen sollten daher sehr einfach zu bedienen sein.

  • Ggf. brauchen sie nur einen Lesezugriff auf die Informationen, jedoch keine Schreibberechtigung, da sie selbst keine Buchungen  vornehmen, sondern lediglich Reports (Berichte) abrufen wollen.

  • Ihre Zugriffsrechte sollten spezifisch sein, sodass sie z.B. nur auf Daten ihrer eigenen Gesellschaft zugreifen können.

  • Sie benötigen nur eine geringe Anzahl der zahlreichen Funktionen, die eine Rechnungswesen-Software bietet: beispielsweise eine Reihe von Standardberichten und Abfragen (z.B. zu Umsatzerlösen, Betriebsergebnis der Tochtergesellschaft).


Webservices ermöglichen Dezentralisierung des Rechnungswesens


Die Web-Services-Technologie (vgl. den Artikel „Prozessoptimierung im Rechnungswesen durch Web-Services“, in: BC 8/2003, Seite XVI) ermöglicht eine optimale Lösung für die beschriebenen Anforderungen. Begrifflich gilt es dabei, folgende Unterscheidung zu beachten: Web-Services sind Software-Dienste, die von Software-Systemen bereitgestellt und/oder genutzt werden. Sie werden somit nicht direkt von einem Anwender genutzt, der Anwender kann lediglich eine Software nutzen, die ihrerseits wieder Web-Services einsetzt.

Diese vom Anwender genutzte Software kann auf Grund der Plattform-Unabhängigkeit der Web-Services-Technologie auf unterschiedlichsten Rechnern und Betriebssystemen laufen: unter Windows, als Browser-Anwendung oder auf einem mobilen Endgerät (beispielsweise Personal Digital Assistant, PDA). Damit können Informationen und Geschäftslogik des Rechnungswesens autorisierten Anwendern direkt und standortunabhängig dort zugänglich gemacht  werden, wo sie gebraucht werden.


Direktzugriff entlastet Buchhaltung


Im eingangs beschriebenen Fallbeispiel führte das Unternehmen eine Rechnungswesen-Software ein, die über Web-Service-Komponenten auf der Basis von Microsoft.NET verfügt. Über eine Browser-Anwendung können die Vorteile der Web-Services auch Endanwendern zur Verfügung gestellt werden.

Über diese Browser-Anwendung bietet der Anlagenbauer seinen Auslandstöchtern die Möglichkeit, Teile der Rechnungswesen-Software via Internet direkt zu nutzen (um z.B. aktuelle Berichte zu erstellen). Die jeweiligen Geschäftsführer der Tochtergesellschaften erhalten dabei über eine rollenspezifisch konfigurierte Benutzeroberfläche Zugriff auf die für sie relevanten Funktionen der Rechnungswesen-Software. Das heißt:

  • Sie können bei Bedarf sofort benötigte Berichte oder Abfragen erstellen (z.B. zur Bonität eines Kunden).

  • Die dabei verwendeten Daten haben Echtzeit-Qualität, da sie direkt aus der operativen Anwendung stammen.

  • Es fällt kein zusätzlicher Wartungsaufwand an, weil die Geschäftsführer vor Ort lediglich einen gängigen Browser zum Nutzen des Programms benötigen, aber keine Installation auf dem Arbeitsplatz-PC.

Durch das beschriebene Vorgehen kann das zentrale Rechnungswesen somit seinen Dienstleistungsauftrag noch besser erfüllen und sich gleichzeitig von administrativer Arbeit entlasten.



Abb.: interne und externe „Kunden“ des Rechnungswesens – Zugriff auf den Diamant.NET Client


Zur besseren Lesbarkeit der Abbildung hier.



Kontakt:


Diamant Software GmbH & Co. KG

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Internet: www.diamant-software.de


Produkte:


  • Diamant/2: Rechnungswesen-Software mit den Komponenten Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung

  • Diamant.NET Client: Eine Ergänzung zu Diamant/2. Die Browser-Anwendung wurde unter Microsoft.NET entwickelt, integriert Webservices-Technologien und dient als intuitiv bedienbare Arbeitsumgebung und als Informationsplattform rund um den Geldfluss im Unternehmen.

 

BC 8/2003