Erst maßnehmen, dann ausschreiben!


Restrukturierungsmaßnahmen zur Kosteneinsparung bei der Gebäudereinigung

Trotz konjunkturellen Aufschwungs suchen Unternehmen mit Blick auf den internationalen Wettbewerb nach weiteren Einsparungsmöglichkeiten. Hierbei werden auch die Gebäudereinigungskosten „unter die Lupe“ genommen; sie sollen bei gleichbleibender oder sogar verbesserter Reinigungsqualität reduziert werden. Welche Schritte hierbei zu beachten sind, zeigt das Praxisbeispiel der Hamburger SPIEGEL-Gruppe.

 

Welche vorbereitenden Maßnahmen sind bei der Senkung der Gebäudereinigungskosten zu treffen?

Die Restrukturierung des Gemeinkostenbereichs „Glas- und Gebäudereinigung“ bei laufendem Betrieb erfordert eine transparente und detaillierte Untersuchung sowohl des Ist-Zustands als auch der Soll-Situation:

  • Welche Flächen müssen wie gereinigt werden?
  • Welcher Zeitaufwand ist dafür realistisch?
  • Wo ist welche Reinigungsqualität erforderlich bzw. gewünscht?
  • Wo gibt es welche Zeitfenster für die Durchführung der Arbeiten?
  • Welche Anbieter mit welchen Reinigungsverfahren kommen in die engere Wahl?
  • Wie stellt man nach der Auftragsvergabe langfristig die Qualität sicher?

Die intensive Beschäftigung mit diesen Fragen ist für viele Unternehmen schon aus Zeitgründen kaum zu leisten. Erst wenn Unstimmigkeiten mit dem aktuellen Reinigungs-Dienstleister hinsichtlich der hierfür aufgewendeten Kosten und der Qualität des Reinigungsdienstes überhandnehmen, rückt die Frage nach Verbesserungsmöglichkeiten in den Mittelpunkt.

Werden unternehmensintern hierzu Überlegungen angestellt, ist es unabdingbar, im Vorfeld eine differenzierte Bedarfs- und Marktanalyse zu erstellen. In der Praxis werden dabei nicht selten die Eckdaten aus veralteten Plänen der Nutzungsflächen und früheren Dienstleistungs-Ausschreibungen verwendet, die nicht die aktuellen Anforderungen wiedergeben. Tatsächliche Einsparungen gehen zudem oft auf Kosten der Qualität oder des Personals, wohingegen die „echten“ Einsparpotenziale ungenutzt bleiben.

Bei der Frage nach den Kosteneinsparpotenzialen ist das große Hamburger Verlagshaus, die SPIEGEL-Gruppe, nach Abwägung oben genannter Gesichtspunkte zu dem Entschluss gekommen, einen neuen Reinigungs-Dienstleister für die Gebäudereinigung der zwei Verlagshäuser zu suchen. Zur möglichst professionellen Umsetzung dieser Restrukturierungsmaßnahme wurde das Beratungsunternehmen costConsult! mit der Betreuung und Durchführung der Neuausschreibung beauftragt.

 

Welche konkreten Schritte sind bis zur Auftragsvergabe zu beachten?

Kostensenkung bei gleichbleibender Qualität – was sich wie die Quadratur des Kreises anhört, ist in der Praxis vor allem das Ergebnis eines durchdachten Vorgehens und genauer Analysen. Folgende Schritte werden deshalb eingeleitet:

  • Erstellen eines „Raumbuchs“ zur transparenten Bedarfserfassung der einzelnen Räume der Gebäude (siehe hierzu ausführlich: BC 10/2007, S. XIV),
  • Anfertigung präziser und bedarfsgerechter Ausschreibungsunterlagen,
  • Ausschreibung auf Basis der detaillierten Bedarfsanalyse,
  • gemeinsame Festlegung der Unternehmen, die an der Neuausschreibung teilnehmen sollten,
  • Vorprüfung der ausgewählten Dienstleister,
  • Ortsbegehungen mit den Anbietern,
  • Angebotsbewertung (sind die Eckwerte anforderungskonform und realistisch?),
  • Direktverhandlungen mit dem „Ausschreibungssieger“, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

 

Wie ist bei der Auswahl von Reinigungs-Dienstleistern im Einzelnen vorzugehen?

Zur frühzeitigen Vermeidung unseriöser Angebote von Reinigungs-Dienstleistern prüft das Beratungsunternehmen bereits im Vorfeld jeden Angebots-Bewerber. Zentrale Frage dieses „Professionalitäts-Checks“ ist: Wird der Reinigungs-Anbieter in der Lage sein, die Arbeiten langfristig in der gewünschten Qualität und Effizienz durchzuführen?

 

Fragebogen an die Reinigungs-Anbieter (Beispiele zu Prüfkriterien für die Vorauswahl)

  • Setzt der Dienstleister ein Qualitätsmesssystem ein, mit dem eine dauerhafte Qualitätssicherung erfolgt?
  • Welche Reinigungschemie will der Anbieter bei dem betreffenden Kunden einsetzen? Hier lässt sich erkennen, ob sich der Anbieter im Rahmen der Ausschreibung Gedanken über die Anforderungen des Auftraggebers gemacht hat. So können z.B. in der Lebensmittelindustrie nicht alle verfügbaren Reinigungsmittel eingesetzt werden.
  • Welche nachweisbaren Maßnahmen werden für die Qualifikation und Weiterbildung der Mitarbeiter unternommen?
  • Welche Maßnahmen werden mit Blick auf den Umweltschutz getroffen?

 

Unter den Anbietern wurden schließlich 7 Kandidaten ausgewählt, wobei nach dem „Professionalitäts-Check“ nicht nur etablierte Dienstleister in die engere Wahl gezogen worden sind. Auch ein sehr junges Unternehmen bekam (und nutzte!) seine Chance – weil der Anbieter ein gutes Konzept vorweisen konnte und den Kunden seit Jahren kennt.

Entscheidend für die weitere Bewerber-Auswahl sind die Bedingungen vor Ort: Ist der Reinigungs-Dienstleister den Herausforderungen gewachsen? Um bei der Beantwortung dieser Frage ausreichende Gewissheit zu erlangen, wurden die Kandidaten der engeren Wahl in das Verlagshaus geladen; dort sollten sie einen Einblick in die Bedürfnisse und die „Taktung“ der großen Verlagsgebäude erhalten:

Die jeweiligen Mitarbeiter der meisten Redaktionen des Verlags beginnen meist früh zu arbeiten und/oder verlassen die Verlagsräume erst spät abends. Für die Unterhalts- und Glasreinigung in diesen Gebäudeteilen bleibt deshalb nur ein schmales Zeitfenster zwischen 5 und 8 Uhr morgens.

Jeder einzelne Dienstleister ist nun gefragt, plausibel nachzuweisen, ob sein Unternehmen organisatorisch in der Lage ist, innerhalb dieser kurzen Zeit die auf verschiedene Gebäude verteilten Räume mit einer Nutzungsfläche von insgesamt 24.000 Quadratmeter zu reinigen.

 

Haben die Dienstleister seriös und realistisch kalkuliert?

Diese Frage steht im Zentrum der weiteren Bewertung der Angebote. An einem Eckwert ist dabei nicht zu rütteln: dem Stundenverrechnungssatz. Hier besteht kaum Kalkulationsspielraum – es sei denn, es wird mit unlauteren oder illegalen Mitteln gearbeitet. Letzteres kann mittlerweile teuer kommen: Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), in das die Gebäudereiniger im März 2007 aufgenommen wurden (Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks), drohen Dienstleistern mit illegalen Beschäftigungsstrukturen hohe Geldstrafen. Zudem müssen die Auftraggeber mit Imageverlusten in der Branche rechnen.

Die Personalkosten bieten somit – ebenso wenig wie die Qualität – hinsichtlich der Angebotsunterschiede kaum noch Bewegungsspielraum. Offeriert ein Reinigungs-Unternehmen beispielsweise, in einer Stunde 130 statt 90 Quadratmeter arbeitsintensive WC-Fläche zu reinigen, gibt es nur zwei Möglichkeiten:

  • Entweder ignoriert der Anbieter die Qualitätsvorgaben, um den Gesamtpreis zu drücken, oder
  • er setzt effizientere Reinigungsmethoden ein (z.B. das Sprühreinigen: Es wird ein Gerät verwendet, das über einen eingebauten Wassertank inklusive Reinigungschemie verfügt. Dabei entfällt z.B. das Auswringen des Mopps, da Einmalbeläge zum Einsatz kommen und das Wischwasser nicht gewechselt werden muss.).

Zur Beurteilung dieser Leistungsunterschiede nutzten externe Berater u.a. ihre Erfahrungen aus anderen Projekten. Durch die Vielzahl der durchgeführten Projekte ist es costConsult! in der Regel bekannt, welcher Dienstleister innovativ ist. So arbeiten einige Anbieter mit den Herstellern der Reinigungsmittel und/oder von Reinigungsgeräten eng zusammen und führen gemeinsame Tests und Proben durch. Ferner muss der Dienstleister in sog. Vor-Vergabegesprächen genau erklären und beschreiben, wie er die angebotene Leistung erbringen will und bei welchen überprüfbaren Referenzen er vergleichbare Arbeiten bereits erfolgreich durchführt. Bei Bedarf wird hier Rücksprache gehalten.

Nach Abschluss der Auswahl der beiden Dienstleister, die sich künftig die Reinigung der Verlagsgebäude mit festen und regelmäßigen Zuständigkeitsbereichen teilen, betreuten die Berater von costConsult! deren Einweisung (z.B. Erstellung der Revierpläne) und sorgen so für einen reibungslosen Wechsel vom vormaligen Reinigungs-Dienstleister auf die beiden neuen Dienstleister. Im direkten Kontakt soll mit dem letzten Schritt der Restrukturierungsmaßnahme die Qualität langfristig sichergestellt werden.

 

Ergebnis: Die Reinigung kostet der SPIEGEL-Gruppe nach der Restrukturierungsmaßnahme 20% weniger als ein Jahr zuvor.

 

Einen konkreten „Praxis-Leitfaden zur Kostenoptimierung beim Gebäudemanagement“ hat Bender in der BC-Print-Ausgabe 1/2006 (S. 13 ff.) vorgestellt.

 

Angaben zum Unternehmen

Die costConsult! GmbH ist eines der führenden deutschen Unternehmen für Sach- und Gemeinkostenmanagement. Sie erbrachte im Fallbeispiel alle Leistungen zunächst auf eigenes Risiko. Die Höhe des Honorars richtet sich nach dem Einsparerfolg.

 

costConsult! GmbH

Michael Lütge, Geschäftsführer

Moorfleeter Deich 312a

22113 Hamburg

Tel.: 040/325071-0

E-Mail:

Internet: www.costconsult.de

 

Autor

Dr. Thomas Hake

Freier Journalist, Berlin

E-Mail:

 

BC 10/2007