Dr. Thomas Tosse

Controlling in der Produktentwicklung - die eigentlichen Kosten liegen in der Zukunft


Bereits im Stadium der Produktentwicklung werden entscheidende Weichen gestellt, wie hoch die Herstellkosten eines Produkts ausfallen (z.B. je nach Art der verwendeten Baugruppen). Um Kostensenkungsmaßnahmen erfolgreich durchführen zu können, müssen daher Controller eng mit Entwicklern und Konstrukteuren zusammenarbeiten. Unterstützung erhalten sie dabei durch neue Software-Lösungen, die Auswirkungen von Produktentscheidungen auf die Herstellkosten transparenter machen können.
Produktentwicklung und Controlling werden in der Fachliteratur gern als „natürliche Feinde“ angesehen (Krahe 2003, S. 381):
  • Entwicklungsingenieure sind in der Regel auf die technisch optimale Lösung einer Aufgabenstellung fixiert.

  • Controller hingegen betrachten das geplante Produkt als einen von vier Bestandteilen im Marketing-Mix, dessen technische Leistungen nur in enger Abhängigkeit zu den voraussichtlichen Stückzahlen und den erzielbaren Preisen wirtschaftlichen Erfolg erzeugt.

Im Zentrum des Controlling-Interesses an der Produktentwicklung von Industrieunternehmen stehen vermehrt die Aufwendungen für Forschung und Entwicklung, die üblicherweise in mehreren Verfahrensschritten budgetiert, verabschiedet und überwacht werden. Diese belaufen sich in deutschen Unternehmen und privaten Forschungsinstituten zusammen auf rund 40 Mrd. Euro (Voigt, 2001, S. 60). In der Konzernbilanz 2002 hat allein Siemens rund 6 Mrd. Euro F&E-Ausgaben ausgewiesen.


Wer legt die künftigen Produktkosten fest?


Erfahrungsgemäß spielen jedoch die eigentlichen Finanzmittel für Personal, Material und Fremdleistungen der Entwicklungsabteilungen nur eine untergeordnete Rolle gegenüber jenen Kosten, die Entwicklungsabteilungen „indirekt“ in anderen Bereichen verursachen: Die späteren Herstellungskosten neuer Produkte – insbesondere Material- und Fertigungskosten – fallen nicht in den Entwicklungsabteilungen an; sie werden bis zu 85 % durch die Produktentwicklung festgelegt (Coenenberg, 1999, S. 453).

Dies verdeutlicht auch ein erneuter Blick in den Konzernabschluss 2002 von Siemens: Produktionskosten in Höhe von 61 Mrd. Euro erfordern ein gezieltes Projektcontrolling in der Produktentwicklung, um nachhaltig Einsparungen bei den künftigen Herstellkosten erzielen zu können (vgl. Krahe 2003, S. 384 f. für das Beispiel Infineon). Dies scheitert in der Praxis jedoch häufig an der fehlenden Datenbasis.


Welche Anforderungen werden an das Produktkosten-Controlling gestellt?


Untersuchungen bei verschiedenen Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus haben gezeigt, dass der Kalkulationsprozess für neue Produkte in den meisten Fällen unsystematisch abläuft (Kind/Müller/Schöffer, 2003, S. 295):

  • Die preiswirksamen Vorgaben (wie Materialgüte, Qualitätsstufe oder Funktionalität) kommen aus dem Produktmarketing oder dem Vertrieb.

  • Die Entwicklungsabteilungen setzen diese Vorgaben technisch um.

  • Die Kalkulations- oder Controllingabteilung stellt zur Kostenermittlung Anfragen – über zu verwendende Fertigungseinrichtungen, Materialpreise, geschätzten und ermittelten Arbeitsaufwand – per Telefon, Telefax und E-Mail an interne Abteilungen wie Einkauf oder Arbeitsvorbereitung.

  • Die Ergebnisse (geschätzte Maschinenstundensätze, Preisangebote von Lieferanten, Zeitberechnungen aus der Arbeitsvorbereitung) kommen ebenso unstrukturiert in E-Mails, Tabellen und Textdokumenten oder in Papierform auf unterschiedlichsten Wegen zurück.

Diese Informationen müssen verwaltet, verdichtet und ausgewertet werden. Um ein einfaches Bauteil aus drei Komponenten eigener Fertigung zu kalkulieren, müssen folgende Material- und Fertigungskosten berücksichtigt werden:

  • Kosten des Rohmaterials (einschließlich Ausschuss- und Überschussanteil),

  • Arbeitskosten (einschließlich Lohnzuschlägen) der verschiedenen Arbeitsgänge (Sägen, Drehen, Schleifen, Hohnen, Fräsen/Bohren, Gewindeschneiden, Lackieren, Montieren),

  • Maschinenstundensätze der jeweiligen Fertigungsmittel sowie

  • Kosten für Hilfs- und Betriebsstoffe der Rohlinge.

Mit jeder Änderung am Stand der Produktentwicklung müssen diese Material-/Fertigungskosten aktualisiert werden:

  • Änderungen der Bauteilgröße bedingen andere Fertigungseinrichtungen.

  • Höhere Materialgüte erhöht die Beschaffungspreise.

  • Terminänderungen erfordern Lohnzuschläge.

Damit wird eine die Entwicklung begleitende Kalkulationsbasis geschaffen – eine Grundvoraussetzung für jedes Controlling.

Schließlich müssen alle am Produktentwicklungsprozess beteiligten Mitarbeiter direkten Zugriff auf aktuelle technische und kaufmännische Informationen (Arbeitsgänge und Fertigungseinrichtungen pro Komponente, Materialpreise) erhalten, um ihre Aufgaben in Konstruktion, Beschaffung, Arbeitsplanung und Qualitätssicherung gemeinsam lösen zu können.


Welche Unterstützung bieten bislang Softwarelösungen?


Die in den Unternehmen eingesetzten Software-Lösungen fokussieren sich in der Regel auf die jeweiligen Bereiche:

  • Produktentwickler und Konstrukteure nutzen neben betrieblicher Standardsoftware und Office-Anwendungen hauptsächlich Systeme zur dreidimensionalen Konstruktion (3D-CAD-Systeme), die technischen Laien nicht zugänglich sind. Software für das Produktdaten-Management hat sich bis vor kurzem auf die Verwaltung der Daten des Computer Aided Design (CAD) beschränkt.

  • Auf der kaufmännischen Seite stehen die Standard-Programme des betrieblichen Rechnungswesens und der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Aufgaben des Produktcontrolling (Ermittlung der stückzahlabhängigen Komponenten- und Bauteilkosten, Ermittlung der Kostenzuschläge) werden in der Regel mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel gelöst.

Diese Programme erfordern einen hohen, eigentlich sachfremden Einsatz für die fehlerbehaftete manuelle Dateneingabe, grafische Darstellungen, Schaubilder und schließlich Berichte an das Management. Tabellenkalkulationen sind für Aufgaben der Planung und Konsolidierung nur bedingt geeignet.

Betrachtet man also die heute in Industrie-Unternehmen eingesetzte Standard-Software, so fehlt eine Informationsdrehscheibe zwischen den an der Produktentwicklung beteiligten Unternehmensbereichen, die auch das Controlling einbezieht. Mühsam geschaffene Datenbanken und Excel-Mappen bilden technische Grundlagen (z.B. Bauteile, Stücklisten, Arbeitsfolgen und Zeitwerte) nur selten so kenntnis- und detailreich ab, dass sie von Produktentwicklern als Diskussionsgrundlage akzeptiert oder gar selbst genutzt werden.


Wie können Softwarelösungen die Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Controlling fördern?


Diese Lücke im Angebot von Standardsoftware hat die Unit GmbH, Hamburg und Dresden, erkannt und eine neuartige Software geschaffen, die technische und kaufmännische Bereiche bei geringstem Aufwand verbindet. Das Produkt „FACTON“ schafft nicht nur eine gemeinsame Datenbasis der Unternehmensbereiche, sondern zielt insbesondere auf eine gemeinsame Nutzung und Pflege ab:

Auf der Seite der Produktentwicklung übernimmt FACTON Daten (visualisierte 3D-Bauteildateien, Stücklisten im Explorer-Format) aus 3D-CAD-Systemen, die sich in den vergangenen Jahren zum Standard in der Industrie entwickelt haben, oder den zugehörigen Lösungen für das Produktdaten-Management (Materialpreise, Arbeitsplatzinformationen). Innerhalb von FACTON werden diese Daten in ihrer vollständigen Baugruppenstruktur nach Art des Windows-Explorers dargestellt. Bei Endprodukten mit bis zu 15.000 Einzelteilen funktioniert dies ebenso wie bei einigen wenigen Komponenten. Die oben erwähnten drei Komponenten eines Bauteils lassen sich in FACTON visualisieren; die erwähnten Arbeitsgänge werden in einer Ordnerstruktur zugeordnet (siehe Grafik „Desktop“).



Zur bessern Ansicht der Abbildung siehe hier!


Um eine sichere und komfortable Arbeitsumgebung für sensible Unternehmensbereiche wie Produktentwicklung oder Controlling zu bilden, wurde FACTON mit den heute möglichen Standards ausgestattet: Eine flexible Benutzer- und Rechteverwaltung grenzt Arbeitsgebiete wirksam voneinander ab. Einfache Berichtsformulare werden einmal definiert, stehen den berechtigten Benutzern zur Verfügung und lassen sich automatisieren, Beispiel ABC-Analyse:

  • A-Teile: Bauteile und Prozesse mit Einzelkosten > 20 % der Herstellkosten,

  • B-Teile: Bauteile und Prozesse mit Einzelkosten > 5 % und < 20 % der Herstellkosten,

  • C-Teile: Bauteile und Prozesse mit Einzelkosten < 5 % der Herstellkosten.

Eine Datenhaltung mit dem Microsoft SQL Server schafft zugleich Offenheit und Kompatibilität zu vielen anderen Anwendungen.

Die kaufmännischen Basisdaten wie Stundensätze, Materialkosten und Zuschläge werden in der Regel aus SAP oder anderen ERP-Systemen übernommen, um die Basisdatenbank des Systems mit firmenspezifischen Informationen zu füllen und zu aktualisieren. Dazu genügt ein Datenabgleich in regelmäßigen Zeitintervallen, der automatisch oder von den Benutzern initiiert werden kann.


Wie lassen sich Kostenschätzungen der Entwickler (z.B. von Materialkosten) präzisieren?


Das System ordnet die Basisdaten der Kalkulationsmöglichkeiten in sechs unterschiedlich genaue Varianten:

  • Von der Schätzung, bei der Fachleute auf Grund ihrer Erfahrung Werte eingeben,

  • über Advanced, die auf Informationen aus vorhergehenden Projekten aus der Datenbank beruht, reicht die Skala bis zum

  • genauesten Modus, dem aktuellen Angebot eines Lieferanten.

Mit dem Fortschritt eines Projekts gewinnen solche Informationen an Schärfe, Kalkulationen können bis zur Produktionsfreigabe vollständig abgesichert werden.


Beispiele zur Präzisierung von Plangrößen der Entwicklung:

  • Materialkosten, die zunächst auf Grund von Erfahrungen der Beschaffung geschätzt werden, lassen sich später aus Angeboten übernehmen.

  • Arbeitszeiten, die anfangs geschätzt, später mit REFA-Standards ermittelt werden, können schließlich aus Betriebsdatenmeldungen exakt bestimmt werden.


Die dadurch erreichte permanente Kostentransparenz (durch FACTON) führt dazu, dass Produktentwickler und Konstrukteure frühzeitig angehalten werden, die Auswirkungen ihrer technischen Änderungen (Material, Form oder Funktion) auf die Folgekosten bei der Herstellung (Materialpreis, Fertigungskosten, Montagekosten) zu berücksichtigen. Technisch gleichwertige Produktvarianten (z.B. unterschiedliche Formgebungen eines Türgriffs) werden auf die Kostenwirksamkeit ihrer Herstellung überprüft, um dann die optimale Lösung auszuwählen.

Der Abneigung von Entwicklern gegen einengende Fremdkontrolle wird damit vorgebeugt. FACTON stellt den Entwicklern alle relevanten Informationen für ein Selbst-Controlling zur Verfügung, das für diesen Bereich vorgeschlagen wurde (Schmelzer, 1993, S. 188). Anhand von Zielkosten für ganze Baugruppen, einzelne Bauteile und Komponenten kann jeder Prozessbeteiligte zu jedem Zeitpunkt selbst Abweichungen von der notwendigen Bandbreite ermitteln. Versagensvermeidung durch eigenes Handeln steht hierbei im Vordergrund – eine wichtige psychologische Komponente.


Was sind wichtige Analyse-Instrumente des Produktions-Controlling?


FACTON bietet dem professionellen Produktionscontrolling alle heute üblichen Analyse-Werkzeuge in einer einfachen und übersichtlichen Form.

  • Kostentreiber nach ABC-Analyse:

Im Wege der klassischen ABC-Analyse lassen sich innerhalb der untersuchten Produkte, Baugruppen oder Einzelteile jene Komponenten oder Prozesse identifizieren, die den wesentlichen Einfluss auf die Kostensituation haben (siehe Beispiel oben). Das Controlling kann sich damit auf jene Bereiche konzentrieren, die den Überwachungsaufwand rechtfertigen.

  • Target Costing

Aus Marktuntersuchungen oder Kundenvorgaben werden Zielpreise und damit verbundene Zielkosten ermittelt, die dann den Plankosten pro Kalkulationsposition gegenübergestellt werden (vgl. ausführlich Witt, BC 10/1999, S. 226 ff., siehe auch Grafik „Regelkreis“). Jede Änderung wird dokumentiert und nachvollziehbar. Unter den Bedingungen von Entwicklungsprozessen wird somit jede wertverzehrende Entscheidung transparent.



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  • Fortschrittskalkulation

Die Fortschrittskalkulation dokumentiert Veränderungen in den Kostensätzen, Materialpreisen, Fertigungszeiten, Sondereinzelkosten und Erlösschmälerungen in der Kalkulation durch Gegenüberstellung verschiedener Kalkulationsversionen. Mit diesem Verfahren lassen sich auch Ergebnisauswirkungen von Investitionen im Leistungsbereich, die Auswirkungen konstruktiver Änderung, die Änderung von Herstellungs- oder Montageprozessen und andere Erlös- oder Kostenveränderungen sichtbar machen. Die Analyse kann für Bauteile, Baugruppen und Produkte durchgeführt werden.


Autor:


Dr. Thomas Tosse, Fachjournalist, HighTech Marketing e. K.

Innere Wiener Straße 5

D-81667 München

Telefon: +49 (0)89/459 11 58-0

Telefax: +49 (0)89/459 11 58-11

E-Mail:

Internet: www.hightech.de


Angaben zum Hersteller:


Die UNIT GmbH entwickelt, vertreibt und implementiert die innovative Software FACTON für das Digital Cost Mockup. Kunden wie Airbus, Hauni, Siemens oder die ZF Friedrichshafen wollen mit diesem Verfahren ihre Produkte deutlich wirtschaftlicher produzieren.

Die UNIT GmbH wurde 1998 gegründet und unterhält Niederlassungen in Hamburg, Dresden und Berlin, sowie Stützpunkte in München, Leverkusen und Hannover.


Weitere Informationen:


UNIT GmbH

Martin Nehls (Geschäftsführer der UNIT GmbH, arbeitete zuvor im Controlling bei DaimlerChrysler und der IBN GmbH)

Tempowerkring 4

21079 Hamburg

Telefon: +49 (0)40/79 01 70-0

Telefax: +49 (0)40/79 01 70-17

E-Mail:

Internet: www.facton.de