Qualifizierte elektronische Signatur: Formerfordernis in der elektronischen Kommunikation


BFH-Beschluss vom 26.7.2011, VII R 30/10

 

Die elektronische Kommunikation – sei es per E-Mail, MS Messenger oder sozialen Netzwerken wie Twitter & Co. – nimmt auch im beruflichen Alltag beständig zu. Bei der offiziellen Kommunikation mit Behörden und Gerichten sowie beim Rechnungsversand per E-Mail darf jedoch nicht übersehen werden, dass auch bei der elektronischen Kommunikation u.U. bestimmte Formerfordernisse zu beachten sind. Dies wird aktuell durch den am 21.9.2011 veröffentlichten BFH-Beschluss unterstrichen. Der BFH bekräftigt hier das vorinstanzliche Urteil des FG Hamburg, welches eine per E-Mail erfolgte Klageerhebung aufgrund einer fehlenden qualifizierten elektronischen Signatur wegen Formunwirksamkeit abgelehnt hatte.

 

Praxis-Info!

 

Qualifizierte elektronische Signatur in der Praxis

Qualifizierte elektronische Signaturen sind im § 2 Signaturgesetz (SigG) definiert. Hiernach versteht man unter einer qualifizierten elektronischen Signatur ein Authentifizierungsverfahren, welches auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mithilfe einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt wird. Das qualifizierte Zertifikat wird von einem Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt und dient dazu, die Identität des Zertifikatsinhabers zu bestätigen. Im Grunde stellt eine qualifizierte elektronische Signatur eine Art persönliche Unterschrift dar. Zu beachten ist: Qualifizierte Zertifikate (und somit die auf diesen Zertifikaten beruhenden Signaturen) können nur an eine natürliche Person vergeben werden.

Die Zertifikate können bei Bedarf mit sog. Attributen versehen werden. Hierunter versteht man Erläuterungen oder Einschränkungen der Wirkung einer Signatur. So kann z.B. mithilfe eines Attributs festgelegt werden, dass der Zertifikatsinhaber berechtigt ist, für ein bestimmtes Unternehmen Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe zu unterzeichnen.

Die elektronische Signatur wird in vielen Gesetzen als Authentifizierungsverfahren in der elektronischen Kommunikation gefordert. Beispiele hierfür sind:

  • Für Anträge, Erklärungen oder Mitteilungen an die Finanzbehörden kann die durch Gesetz oder sonstige Maßnahmen der Finanzbehörden angeordnete Schriftform (gemäß § 87a Abs. 3 und 4 AO) durch eine elektronische Form ersetzt werden, wenn das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.
  • In welchem Umfang eine elektronische Einreichung von Dokumenten bei Gericht möglich ist, haben (gemäß § 52a Finanzgerichtordnung – FGO) die Bundes- oder Landesregierungen per Rechtsverordnung vorzuschreiben. Für elektronische Dokumente, die einem „schriftlich zu unterzeichnenden Schriftstück“ gleichstehen, haben die Rechtsverordnungen eine qualifizierte elektronische Signatur zu fordern.
    Achtung! § 52a FGO stellt lediglich eine Ermächtigung zum Erlass von Rechtsverordnungen dar. Jedes Bundesland hat per Landesverordnung geregelt, in welchem Umfang eine elektronische Kommunikation mit den Gerichten zulässig ist. Vor der Einreichung von Dokumenten (z.B. Klageerhebung) ist daher zu prüfen, welche genauen länderspezifischen Regelungen gelten.
  • Bei einer elektronisch übermittelten Rechnung muss (gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) die Echtheit der Herkunft mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur nachgewiesen werden.
    Achtung! Eine eingescannte Unterschrift gilt nicht als elektronische Signatur! Durch das (noch nicht verabschiedete) Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollten elektronische Rechnungen ab dem 1.7.2011 Papierrechnungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs gleichgestellt werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur wäre nicht mehr nötig gewesen. Aufgrund der Anfang Juli 2011 erfolgten Ablehnung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 durch den Bundesrat (siehe hier) ist es bislang nicht zu dieser Vereinfachung gekommen. Zwischenzeitlich wurde der Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat angerufen. Erhaltene elektronische Rechnungen sind daher weiterhin auf eine qualifizierte elektronische Signatur hin zu überprüfen. Fehlt diese, sollte die Rechnung in Papierform nachgefordert werden, um einen Vorsteuerabzug zu gewährleisten. Das BMF hat Ende Juli 2011 einen Frage- und Antwortkatalog zur geplanten Vereinfachung der elektronischen Rechnungserstellung veröffentlicht (siehe hier).
  • Werden elektronische Rechnungen (gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG) im EDI-Verfahren übermittelt, ist in der Regel keine Koppelung der Sicherheitsmechanismen an das Dokument erforderlich. Allerdings hat das jeweils eingesetzte Verfahren zum Datenaustausch (die eingesetzten Sicherheitsmechanismen – z.B. geschlossene Datenkanäle, Verschlüsselungstechniken, Passwortschutz, Kontrollen, organisatorische Maßnahmen) die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten. Des Weiteren müssen die Daten in einem strukturierten, rechnerlesbaren Format (z.B. EDIFACT, XML) übermittelt werden und sich eindeutig verarbeiten lassen (siehe z.B. Crantz, BC 4/2010, S. 169 f.).

Die Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de) fungiert als Aufsichtsbehörde für den Aufbau und die Überwachung der Infrastruktur für qualifizierte elektronische Signaturen. Auf der Homepage der Bundesnetzagentur ist auch eine aktuelle Liste der Zertifizierungsdiensteanbieter einsehbar – siehe hier.

 

Resümee

Auch bei der elektronischen Kommunikation bestehen teilweise bestimmte Formvorschriften. Eine zentrale Stellung kommt dabei der qualifizierten elektronischen Signatur zu, welche quasi eine eigenhändige elektronische Unterschrift darstellt. Eine solche Signatur ist vor allem beim elektronischen Rechnungsversand von Bedeutung. Im Rahmen des geplanten Steuervereinfachungsgesetzes 2011 soll es zu einer Erleichterung der umsatzsteuerlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand kommen, wobei der Zeitpunkt des Inkrafttretens derzeit noch ungewiss ist.

 

Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Operational Risk Manager Corporate Finance, London (E-Mail: Christian.Thurow@sc.com)

 

BC 10/2011