Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen


Bayerisches Landesamt für Steuern, Information vom 25.1.2017

 

Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z.B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.

Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang

  • auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und
  • diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.

Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl. I 2014, 1450) insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und gegebenenfalls im Rahmen der Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Erstellt ein Steuerpflichtiger seine Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG [Einnahmen-Überschussrechnung], sind die vorgenannten Grundsätze ebenfalls anzuwenden.

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO, § 141 AO) besteht keine Aufbewahrungspflicht. Es bestehen daher keine Bedenken, als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anzuerkennen.

 

 

Praxis-Info!

Zulässig ist die Aufforderung des Finanzamts, auf die Datenverarbeitung des Steuerpflichtigen zugreifen zu wollen, die den Einsatz der prüfereigenen Software ermöglicht (Prüfroutinen in Verbindung mit dem Prüfprogramm Win-IDEA). Dies gilt auch für die gewünschte Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, Konvertierbarkeit zum Einsatz von WinIDEA).

Ebenfalls steht der Mitnahme und Nutzung des Datenträgers im Finanzamt durch den steuerlichen Betriebsprüfer (außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen) nichts entgegen. Zudem würde es eine unverhältnismäßige Beeinträchtigung der Arbeit der steuerlichen Betriebsprüfung bedeuten, wollte man verlangen, dass bis zum Abschluss der Prüfung das Notebook mit den für den Abschlussbericht benötigten Auswertungen in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen belassen wird.

Werden steuerrelevante Aufzeichnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt und auch die notwendigen Unterlagen ebenfalls in beiden Formen aufbewahrt, hat der Steuerpflichtige dennoch den Datenzugriff der Finanzbehörde zu dulden und zu unterstützen. Der Umfang der Prüfung darf sich auf sämtliche vorhandenen Aufzeichnungen und Unterlagen erstrecken. Es steht im Ermessen der Finanzbehörde, ob und gegebenenfalls in welcher Form sie auf Daten Zugriff nehmen will.

 

 

Praxishinweise:

  • Bei der Aufbewahrung von elektronischen Bankkontoauszügen in Unternehmen sind die – oben genannten – Archivierungserfordernisse – und daraus resultierende Archivierungsstrategien sowie die Datenzugriffsmöglichkeit der Finanzverwaltung im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus ist zu beachten:
    – Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe müssen (gemäß BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl. I 2014, 1450) in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat, vgl. Rz. 131 des BMF-Schreibens).
    – Bei einer temporären Speicherung des elektronischen Kontoauszugs auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
    – Die Reproduktion muss immer mit dem – empfangenen (!) – Originalbeleg übereinstimmen. Auch eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben, Rz. 137 des BMF-Schreibens).
  • Bußgeld für GDPdU-Verweigerer: Bei Nichteinräumung des Rechts auf Datenzugriff darf das Finanzamt ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 € bis 250.000 € erheben (§ 146 Abs. 2b AO).

 

[Anm. d. Red.]         

 

 

BC 2/2017