Aufbewahrung und Archivierung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren


Bayer. Landesamt für Steuern, Verfügung vom 28.7.2010, S 0317.1.1–3/1 St42

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das sog. Homebanking- oder Onlinebanking-Verfahren und wollen gleichzeitig auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten.

Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.

Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens vom 7.11.1995 (BStBl. I, S. 738). Dabei sind sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum oben genannten BMF-Schreiben veröffentlicht worden sind. Die GoBS setzen u.a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nachvollziehbar verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung lediglich einer Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Dateiformat eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich wäre.

Vermehrt bieten Kreditinstitute weitere Alternativen, mit deren Hilfe die GoB/GoBS eingehalten werden können, zur Aufbewahrung an. Dies kann beispielsweise durch die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs geschehen. Auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO stellen eine denkbare Lösung dar. Auch die Übersendung und Aufbewahrung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform kann akzeptiert werden.

Häufig weisen Kreditinstitute in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking ihre Kunden darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. Die Beachtung der GoB/GoBS liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerbürgers.

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerbürger im Sinne des § 147a AO, für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweismittel im Besteuerungsverfahren vgl. OFD München vom 9.2.2004, Karte 1 zu § 97 AO.

 

 

Praxis-Info!

 

Zulässig ist die Aufforderung des Finanzamtes, auf die Datenverarbeitung des Steuerpflichtigen zugreifen zu wollen, die den Einsatz der prüfereigenen Software ermöglicht (Prüfroutinen in Verbindung mit dem Prüfprogramm WinIDEA). Dies gilt auch für die gewünschte Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, Konvertierbarkeit zum Einsatz von WinIDEA).

Ebenfalls steht der Mitnahme und Nutzung des Datenträgers im Finanzamt durch den steuerlichen Betriebsprüfer (außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen) nichts entgegen. Zudem würde es eine unverhältnismäßige Beeinträchtigung der Arbeit der steuerlichen Betriebsprüfung bedeuten, wollte man verlangen, dass bis zum Abschluss der Prüfung das Notebook mit den für den Abschlussbericht benötigten Auswertungen in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen belassen wird.

Werden steuerrelevante Aufzeichnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt und auch die notwendigen Unterlagen ebenfalls in beiden Formen aufbewahrt, hat der Steuerpflichtige dennoch den Datenzugriff der Finanzbehörde zu dulden und zu unterstützen. Der Umfang der Prüfung darf sich auf sämtliche vorhandenen Aufzeichnungen und Unterlagen erstrecken. Es steht im Ermessen der Finanzbehörde, ob und ggf. in welcher Form sie auf Daten Zugriff nehmen will.

 

Praxishinweise:

  • Bei der Aufbewahrung von elektronischen Bankkontoauszügen in Unternehmen sind die Archivierungserfordernisse und daraus resultierende Archivierungsstrategien sowie die Datenzugriffsmöglichkeit der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen zu berücksichtigen, u.a.:
    – Der Eingang des elektronischen Kontoauszugs, seine Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung sind zu protokollieren.
    – Die Speicherung des elektronischen Kontoauszugs ist auf einem Datenträger vorzunehmen, der nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
    – Die Reproduktion muss immer mit dem – empfangenen (!) – Originalbeleg übereinstimmen.
  • Bußgeld für GDPdU-Verweigerer ab 2009: Bei Nichteinräumung des Rechts auf Datenzugriff darf das Finanzamt ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 € bis 250.000 € erheben (§ 146 Abs. 2b AO) – siehe hier).

 

[Anm. d. Red.]
 
 
BC 11/2010