Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften


Entwurf eines BMF-Schreibens vom 28.1.2010, IV A4 – S 0316/08/10004-05

Das Schreiben bezieht sich auf die Aufbewahrung der mittels Registrierkassen gebuchten Geschäftsvorfälle. Registrierkassen werden hierbei klassifiziert in:

  • Kassentyp 1: PC-Kassen und PC-gestützte Kassensysteme,
  • Kassentyp 2: elektronische Registrierkassen.

Beide Kassentypen haben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ und den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ zu entsprechen. Somit müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar, vollständig und von der Finanzverwaltung maschinell auswertbar aufbewahrt werden (Grundsatz der Einzelaufbewahrungspflicht).

Der Entwurf des BMF-Schreibens stellt klar: Eine ausschließliche Vorhaltung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Reicht der Speicherplatz einer Registrierkasse nicht aus, muss eine unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf externen Datenträgern erfolgen.

Für Kassen des Kassentyps 2 (elektronische Registrierkassen) sieht der Entwurf des BMF-Schreibens eine Erleichterungsregel vor. Demnach kann bei elektronischen Registrierkassen vom Grundsatz der Einzelaufbewahrungspflicht abgewichen werden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Folgende Daten sind nach §§ 146, 147 AO aufzuzeichnen und aufzubewahren:
    – die Tagesendsummenbonds (Achtung: Das BMF-Schreiben nennt neun Mindestbestandteile, die auf dem Tagesendsummenbond enthalten sein müssen, z.B. fortlaufender Nullstellungszähler, Datum des Abrufs, Entgeltminderungen usw.);
    – tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte (auf täglicher Basis für jeden Bediener der Kasse) und Stundenberichte;
    – Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (Retoure, Managerstorno etc.).
  • Die Kassendaten müssen in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden. Maschinell verwertbar bedeutet in diesem Fall das Einlesen der Daten in die Prüfersoftware IDEA und Smart X ohne die Installation zusätzlicher Software.
  • Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, wie z.B. Bedienungsanleitungen, müssen aufbewahrt werden. Dies betrifft auch Programmabrufe nach Änderungen (z.B. Artikelpreisänderungen). Die Programmabrufe sind fortlaufend zu nummerieren.

 

Achtung!

Fehlen Aufzeichnungen oder sind die vorhandenen Daten fehlerhaft, deutet dies für den steuerlichen Betriebsprüfer auf eine mangelnde Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung hin. Dies führt in der Regel zu einer Steuerschätzung zuungunsten des Unternehmers.

Zur Vermeidung sollten sich vor allem Kleinunternehmer mit ihrem Kassensystem vertraut machen. Aber auch Steuerberater und selbstständige Bilanzbuchhalter/innen, die Kleinunternehmen mit Registrierkassen betreuen, sollten die Grundlagen der Registrierkassen kennen.

 

Moderne Kassensysteme verfügen über zwei Abfragearten, die sog. Z-Abfragen und die X-Abfragen. Die Unterscheidung kann von zentraler Bedeutung für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung sein. In der Regel gilt:

  • Bei der Z-Abfrage werden die gespeicherten Daten dokumentiert, und der Speicher wird im Anschluss gelöscht. Die Ausdrucke der Z-Abfragen sind fortlaufend nummeriert.
  • Im Unterschied dazu erfolgt bei einer X-Abfrage lediglich eine Zwischenabfrage ohne Löschung des Speichers. Die Abfragen sind nicht fortlaufend nummeriert.

 

Beispiel zur Tagesabfrage an einer Registrierkasse: .

Nach Ladenschluss erfolgt eine Abfrage der Tagesumsätze (Tagesendsummenbonds). Hierzu ruft zuerst ein Angestellter die Tagesumsätze per X-Abfrage ab und kontrolliert diese. Anschließend wird vom Inhaber der Tagesumsatz per Z-Abfrage abgerufen. Beide Abfragen sind inhaltlich nahezu identisch, die Z-Abfrage ist allerdings fortlaufend nummeriert und enthält den sog. Nullstellungszähler.

Beim Zusammenpacken wird irrtümlich der Beleg der Z-Abfrage weggeworfen und der Beleg der X-Abfrage in den Buchhaltungsunterlagen abgelegt.

 

Lösung:

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist nun nicht mehr gegeben. Über die fortlaufende Nummerierung der Z-Abfragebelege lässt sich rasch feststellen, ob alle Z-Abfragen vorhanden sind. Schwerpunkt ist hierbei der Nullstellungszähler. Er gibt an, wie oft der Speicher einer Kasse gelöscht, also auf Null gestellt wurde.

Im obigen Beispiel könnte es sein, dass nach der X-Abfrage weitere Bewegungen über die Kasse erfolgten, bevor der Speicher mittels Z-Abfrage auf Null gestellt wurde. Eine Ermittlung der Gesamtumsätze ist somit nicht mehr mit Sicherheit möglich. Ist dies an mehreren Tagen der Fall, kann es zu einer Schätzung durch die Finanzverwaltung im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung kommen.

 

Noch einmal: Selbstständige Bilanzbuchhalter/innen und Steuerberater, die Kleinunternehmer betreuen, sollten sich daher mit den Grundfunktionalitäten der Registrierkasse vertraut machen. Es ist darauf zu achten, dass nur Belege der Z-Abfrage als Tagesendsummenbond verwendet werden.

 

Christian Thurow, Dipl.-Betriebsw. (BA), Manager Internal Audit/Operational Risk Assurance Manager, Frankfurt (E-Mail: )

 

Heft 3/2010