Grenzen des Datenzugriffs bei der digitalen Außenprüfung


BFH-Pressemitteilung vom 23.9.2009 (Nr. 89)

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 24.6.2009 (VIII R 80/06) eine Grundsatzentscheidung zum neuen Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung getroffen.

Die mit dem Steuersenkungsgesetz eingeführte und seit 2002 anwendbare Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO eröffnet den Außenprüfungsdiensten der Steuerverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, in elektronisch geführte Daten und Aufzeichnungen Einsicht zu nehmen und diese maschinell auszuwerten. Die Finanzverwaltung ist auf diese Weise erstmals in der Lage, sehr große Datenmengen mit überschaubarem Aufwand und innerhalb vergleichsweise kurzer Zeit effektiv zu überprüfen.

Im Streitfall ging es um die Reichweite der Befugnisse aus § 147 Abs. 6 AO. Geklagt hatte eine Freiberufler-Sozietät, die ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelte. Sie hatte sich in der Außenprüfung geweigert, einer entsprechenden Aufforderung des Prüfers Folge zu leisten, ihm Einsicht in die von ihr freiwillig erstellte elektronische Bestandsbuchhaltung zu gewähren. Das Finanzgericht (FG) hatte der Klägerin recht gegeben. Der BFH hat das Urteil des FG nun bestätigt und zu den Grenzen des Dateneinsichtsrechts grundsätzlich Stellung genommen.

Nach dem Gesetz besteht das Einsichtsrecht nur im Umfang der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in § 147 Abs. 1 AO. Deren Umfang war bislang unklar. Der BFH hat entschieden: Nur solche Unterlagen sind gemäß § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich geforderter Aufzeichnungen erforderlich sind. Gesetzliche Aufzeichnungs- und in der Folge entsprechende Aufbewahrungspflichten treffen zwar auch sog. Einnahmen-Überschussrechner. Da das Finanzamt im Streitfall aber Einsicht in gesetzlich nicht geforderte Aufzeichnungen verlangt hatte, war sein Verlangen rechtswidrig.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Zur Wahrnehmung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten hat im Streitfall eine Sozietät die Ausgangs- und Eingangsrechnungen in zeitlicher Reihenfolge gemeinsam mit den dazugehörigen Kontoauszügen der Bank gesammelt.

Die geschuldete Umsatzsteuer und die abziehbaren Vorsteuerbeträge werden mithilfe dieses Programms ermittelt. Zur Aufbewahrung der erfassten Daten wird zudem am Ende des Kalenderjahres ein Datentransport in eine Word-Datei durchgeführt: Er betrifft lediglich die Aufzeichnungen im Rechnungswesenprogramm.

Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung stellte die steuerpflichtige Sozietät lediglich eine CD-ROM mit den als Word-Datei gespeicherten Daten zur Verfügung. Eine weitergehende Herausgabepflicht bestand nach ihrer Einschätzung nicht. Als Kompromiss bot sie an, den Datenbestand auf einem separaten PC in einem dafür reservierten Raum zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

In einer Prüfungsanordnung forderte das Finanzamt die Sachkonten („die Sachkonten der Jahre 2002 und 2003“) zurückliegender Jahre in maschinell auswertbarer Form auf CD-ROM an. Begründung: Die automationsunterstützten Prüfroutinen mit WinIDEA könnten nicht auf externen Rechnern eingesetzt werden.

Hiergegen legte die Sozietät Einspruch ein, da der gewünschte Datenzugriff auf Sachkonten mangels Buchführungspflicht nicht zulässig sei.

 

Lösung

Die Herausgabepflicht des Steuerpflichtigen ist durch dessen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht begrenzt – im vorliegenden Streitfall in Bezug auf die Einnahmen-Überschussrechnung (gemäß § 4 Abs. 3 EStG) sowie die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (§ 22 UStG i.V.m. §§ 63 ff. UStDV).

Da der Steuerpflichtige im Streitfall die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet, sind (auf Grundlage von § 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 5 UStG) die tatsächlich erfolgten Einnahmen aufzuzeichnen. Eine weitergehende Aufzeichnungspflicht (z.B. hinsichtlich der Betriebsausgaben ) über die Pflichten nach dem Umsatzsteuergesetz hinaus besteht nicht.

Soweit sich in den Sachkonten des Steuerpflichtigen z.B. Eingangsumsätze befinden, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, besteht keine Aufzeichnungspflicht nach dem UStG (§ 22 Abs. 3 Satz 1 UStG).

Zulässig ist allerdings die Aufforderung des Finanzamtes, auf die Datenverarbeitung des Steuerpflichtigen zugreifen zu wollen, die den Einsatz der prüfereigenen Software ermöglicht (Prüfroutinen in Verbindung mit dem Prüfprogramm WinIDEA). Dies gilt auch für die gewünschte Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, Konvertierbarkeit zum Einsatz von WinIDEA).

Ebenfalls steht der Mitnahme und Nutzung des Datenträgers im Finanzamt durch den Betriebsprüfer (außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen) nichts entgegen. Zudem würde es eine unverhältnismäßige Beeinträchtigung der Arbeit der Betriebsprüfung bedeuten, wollte man verlangen, dass bis zum Abschluss der Prüfung das Notebook mit den für den Abschlussbericht benötigten Auswertungen in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen belassen wird.

Werden jedoch steuerrelevante Aufzeichnungen sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form geführt und auch die notwendigen Unterlagen ebenfalls in beiden Formen aufbewahrt, hat der Steuerpflichtige den Datenzugriff der Finanzbehörde zu dulden und zu unterstützen. Der Umfang der Prüfung darf sich auf sämtliche vorhandenen Aufzeichnungen und Unterlagen erstrecken. Es steht im Ermessen der Finanzbehörde, ob und ggf. in welcher Form sie auf Daten Zugriff nehmen will.

 

Praxishinweise:

  • Rechtlich ist die Verpflichtung zur Vorlage elektronisch gespeicherter Daten nicht vergleichbar mit der Verpflichtung zur Vorlage von Papierdokumenten. Nach früheren BFH-Urteilen (z.B. vom 13.2.1968, GrS 5/67) unterliegen auch im oder für den Betrieb (in Papierform) geführte Bücher oder Aufzeichnungen oder Verzeichnisse der Vorlagepflicht, egal ob ihre Führung vorgeschrieben ist (per Gesetz oder durch die GoB) oder nicht. Konkret zu denken wäre hier beispielsweise an Buchungsanweisungen. Grund: Die Eingriffsintensität bei Papierdokumenten ist wesentlich geringer als bei elektronisch gespeicherten Daten. Das Erheben von Daten hat sich auf das erforderliche Minimum zu beschränken.
  • Nicht unter den Datenzugriff fallen Unterlagen und Daten, die z.B. private, nicht aufzeichnungspflichtige Vorgänge betreffen, aber auch Unterlagen und Daten, die „freiwilligen“, also über die gesetzliche Pflicht hinausreichenden Aufzeichnungen zuzuordnen sind. Soweit sich für sie eine Aufbewahrungspflicht nicht aus anderen Gesetzen ergibt, können sie vom Steuerpflichtigen jederzeit vernichtet oder gelöscht werden.
  • Kostenstellenrechnungen unterliegen zum Teil der Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht. Denn die Kostenrechnung enthält
    – zum einen steuerlich relevante Daten (z.B. für die Ermittlung der Herstellungskosten der unfertigen und fertigen Erzeugnisse sowie der selbst erstellten Anlagen oder von konzerninternen Verrechnungspreisen),
    – zum anderen aber auch eine Fülle von entscheidungserheblichem Zahlenmaterial (z.B. Kostensätze, Zuschlags- und Verrechnungssätze für die Kalkulation), das ausschließlich der Unternehmensführung und -kontrolle dient und der Betriebsprüfung nicht vorzuzeigen ist.
    Vor diesem Hintergrund unterliegen Kostenstellen nur dann dem Zugriff der Finanzbehörde, soweit sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva von Bedeutung sind. Demnach werden Kostenstellen, die Beteiligungen oder die Bewertung von Vermögensgegenständen oder Rückstellungen zum Gegenstand haben, ebenso als aufbewahrungs- und vorlagepflichtig eingeordnet wie solche, welche die Grundlagen für die Bemessung von Verrechnungspreisen enthalten.
  • Bußgeld für GDPdU-Verweigerer ab 2009: Bei Nichteinräumung des Rechts auf Datenzugriff darf das Finanzamt ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 € bis 250.000 € erheben (§ 146 Abs. 2b AO).

Wichtige Links für Rechnungswesenpraktiker zur digitalen Außenprüfung finden Sie hier.

[Anm. d. Red.]

 

Heft 10/2009