Lohnsteuer-Außenprüfung: Datenzugriff auf Finanzbuchhaltung


FG Münster, Urteil vom 16.5.2008, 6 K 879/07 (Revision zugelassen)

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung neben der Lohnbuchhaltung die gesamte Finanzbuchhaltung (gemäß § 147 Abs. 6 AO) in Form der Datenträgerüberlassung zur Verfügung zu stellen.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung erstreckt sich auf die Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Kindergeld, vermögenswirksame Leistungen, Umsatzsteuer für Sachzuwendungen und sonstige Arbeitsleistungen an Arbeitnehmer sowie den Vorsteuerabzug bei Reisekosten der Arbeitnehmer. Hierfür stellte im vorliegenden Fall das zu prüfende Unternehmen die Lohnkonten auf einem Datenträger bei Prüfungsbeginn zur Verfügung. Zugleich wandte sich das Unternehmen dagegen, die gesamte Buchhaltung in Form der Datenträgerüberlassung zur Verfügung stellen zu müssen, da dies unverhältnismäßig sei. Schließlich würden in der Finanzbuchhaltung auch Angaben über Forderungen gegenüber Kunden, Rückstellungen und Provisionserträge über Kundengeschäfte geführt.

Das Finanzamt war hingegen der Auffassung, die Überlassung der gesamten Finanzbuchhaltung in Form eines Datenträgers müsse auch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgen. Damit sei allerdings keine Ausweitung des sachlichen Umfangs der Außenprüfung verbunden. Beabsichtigt sei, in der Finanzbuchhaltung gezielt Sachverhalte zu überprüfen, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung als geldwerte Vorteile zu berücksichtigen seien. So müssten beispielsweise die geldwerten Vorteile, Sachzuwendungen und Reisekosten geprüft werden, welche in der Finanzbuchhaltung erfasst worden sind.

 

Lösung

Zu den steuerrelevanten Daten einer Lohnsteuer-Außenprüfung gehören nicht nur die Aufzeichnungen zu den Lohnkonten (zum Umfang der Aufzeichnungspflichten vgl. § 4 LStDV). Denn der Lohnbuchhaltung allein kann nicht entnommen werden, ob alle steuerrelevanten Sachverhalte (z.B. geldwerten Vorteilen, Sachzuwendungen und Reisekosten) dort dem Grunde und der Höhe nach zutreffend Eingang gefunden haben.

 

Beispiele für die Prüfung von Lohnsteuer-Sachverhalten in der Finanzbuchhaltung: .

  • Forderungen an Arbeitnehmer,
  • Rückstellungen und Abgrenzungsposten für Löhne,
  • Konten von Angestellten, die beim Arbeitgeber geführt werden,
  • Provisionskonten, über die mögliche Lohnzahlungen Dritter abgewickelt werden können,
  • Reisekosten,
  • Sachbezüge (z.B. Tankgutscheine),
  • Anlagekonten, wenn etwa Dienstwohnungen vorhanden sind.

 

Der Hinweis des Unternehmens, möglicherweise würden auch Kundendaten und andere Daten, die für die Prüfung nicht relevant seien, durch die Offenlegung der Finanzbuchhaltung betroffen sein, steht dem nicht entgegen. Schließlich ist es Sache des Steuerpflichtigen, seine EDV-Buchführung in einer Weise zu organisieren, dass sie auf steuerrelevante Daten beschränkt bleibt. Nicht steuerlich relevant sind in jedem Fall Kostenstellen, die der innerbetrieblichen Kostenrechnung und Steuerung und der Kontrolle von Kostenstellen (sog. Kostenstellenbudget) dienen. Sie ermöglichen den Verantwortlichen eine innerbetriebliche Wirtschaftlichkeitskontrolle und eine Überwachung des Kostenbudgets.
 
 

Praxishinweise:

  • E-Mails oder reine Textdateien (z.B. zu vertraglichen Vereinbarungen) können lohnsteuerliche Bedeutung haben, weshalb diese ebenfalls dem Lohnsteuer-Außenprüfer auszuhändigen sind.
  • Werden Lohnabrechnungsdaten auf CD oder DVD zur Verfügung gestellt, sollten sie – wegen der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten – mit einem Passwort geschützt werden. Von einer zusätzlichen Verschlüsselung ist allerdings abzuraten, da der Prüfer auf seinem Notebook in der Regel kein Programm für die Entschlüsselung installieren kann.
  • Die meist von Betriebsprüfern eingesetzte spezielle Prüfsoftware IDEA bietet Standard-Prüfroutinen wie Altersstrukturanalysen, Mehrfach- und Lückenbelegungsanalysen, Dateischichtungen oder Stichprobenverfahren. Dabei ist die Software in der Lage, Listen zu verknüpfen oder Relationen zwischen Dateien zu bilden, um damit Erkenntnisse über Auffälligkeiten zu gewinnen. Erfahrungsgemäß werden bei Lohnsteuer-Außenprüfungen vor allem entgeltliche Beschäftigungen von Familienangehörigen, Mini-Jobs, Geschäftsführergehälter, Reise- und Bewirtungskosten sowie Mitarbeiterzuwendungen (z. B. zu Jubiläen) näher unter die Lupe genommen. Typische Prüfroutinen stellt Dressel in BC 4/2007 (S. 114 f.) vor.

[Anm. d. Red.]
 
 
Heft 4/2009