Umfang des Datenzugriffs bei der digitalen Außenprüfung


FG Hamburg, Urteil vom 13.11.2006, 2 K 198/05 (Revision eingelegt, Az. BFH: XI R 49/06)
  • Der Anspruch des Finanzamts nach § 147 Abs. 6 AO auf Nutzung digitaler Daten und Datenverarbeitungssysteme besteht nur in dem Rahmen, wie der Steuerpflichtige zur Aufzeichnung und Aufbewahrung von Daten verpflichtet ist.
  • Berechnet der Steuerpflichtige die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten, sind nach § 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 5 UStG nur die tatsächlich erfolgten Einnahmen aufzuzeichnen. Eine weitergehende, über die Pflichten nach dem Umsatzsteuergesetz hinausgehende Aufzeichnungspflicht für Betriebsausgaben besteht nicht.

 

Praxis-Info!

 

Problemstellung

Zur Wahrnehmung der steuerlichen Aufzeichnungspflichten hat im Streitfall (eine Sozietät) die Ausgangs- und Eingangsrechnungen in zeitlicher Reihenfolge gemeinsam mit den dazugehörigen Kontoauszügen der Bank gesammelt. Die Umsatzsteuer wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet und der Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung. Darüber hinaus ist eine Rechnungswesen-Softwarelösung im Einsatz.

Die geschuldete Umsatzsteuer und die abziehbaren Vorsteuerbeträge werden mit Hilfe dieses Programms ermittelt. Zur Aufbewahrung der erfassten Daten wird zudem am Ende des Kalenderjahres ein Datentransport in eine Word-Datei durchgeführt: Er betrifft lediglich die Aufzeichnungen im Rechnungswesenprogramm.

Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung stellte die steuerpflichtige Sozietät lediglich eine CD-ROM mit den als Word-Datei gespeicherten Daten zur Verfügung. Eine weitergehende Herausgabepflicht würde nicht bestehen. Als Kompromiss bot sie an, den Datenbestand auf einem separaten PC in einem dafür zur Verfügung gestellten Raum zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

In einer Prüfungsanordnung forderte das Finanzamt die Sachkonten zurückliegender Jahre in maschinell auswertbarer Form auf CD an. Begründung: Die automationsunterstützten Prüfroutinen mit WinIDEA könnten nicht auf externen Rechnern eingesetzt werden.

Hiergegen legte die Sozietät Einspruch ein, da der gewünschte Datenzugriff auf Sachkonten mangels Buchführungspflicht nicht zulässig sei.

 

Lösung

Nach Ansicht des FG stellt die allgemeine und uneingeschränkte Aufforderung des Finanzamts zur Vorlage der Sachkonten eine Ermessensüberschreitung dar. Die Herausgabepflicht des Steuerpflichtigen ist durch dessen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht begrenzt – im vorliegenden Streitfall in Bezug auf die Einnahmen-Überschussrechnung (gemäß § 4 Abs. 3 EStG) sowie die Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (§ 22 UStG i.V.m. §§ 63 ff. UStDV).

Da der Steuerpflichtige im Streitfall die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten berechnet, sind (auf Grundlage von § 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 5 UStG) die tatsächlich erfolgten Einnahmen aufzuzeichnen. Eine weitergehende Aufzeichnungspflicht (z.B. hinsichtlich der Betriebsausgaben) über die Pflichten nach dem Umsatzsteuergesetz hinaus besteht nicht.

Soweit sich in den Sachkonten des Steuerpflichtigen z.B. Eingangsumsätze befinden, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, besteht eine Aufzeichnungspflicht nach dem UStG nicht (§ 22 Abs. 3 Satz 1 UStG).

Zulässig ist allerdings die Aufforderung des Finanzamtes, auf die Datenverarbeitung des Steuerpflichtigen zugreifen zu wollen, die den Einsatz der prüfereigenen Software ermöglicht (Prüfroutinen in Verbindung mit dem Prüfprogramm WinIDEA). Dies gilt auch für die gewünschte Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, Konvertierbarkeit zum Einsatz von WinIDEA).

Ebenfalls steht der Mitnahme und Nutzung des Datenträgers im Finanzamt durch den Betriebsprüfer (außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen) nichts entgegen. Zudem würde es eine unverhältnismäßige Beeinträchtigung der Arbeit der Betriebsprüfung bedeuten, wollte man verlangen, dass bis zum Abschluss der Prüfung das Notebook mit den für den Abschlussbericht benötigten Auswertungen in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen belassen wird.

 

Praxishinweis:

Kostenstellenrechnungen unterliegen zum Teil der Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht. Denn die Kostenrechnung enthält

  • zum einen steuerlich relevante Daten,
  • zum anderen aber auch eine Fülle von entscheidungserheblichem Zahlenmaterial, das ausschließlich der Unternehmensführung und -kontrolle dient und der Betriebsprüfung nicht vorzuzeigen ist.

Vor diesem Hintergrund unterliegen Kostenstellen nur dann dem Zugriff der Finanzbehörde, soweit sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva von Bedeutung sind. Demnach werden Kostenstellen, die Beteiligungen oder die Bewertung von Vermögensgegenständen oder Rückstellungen zum Gegenstand haben, ebenso als aufbewahrungs- und vorlagepflichtig eingeordnet wie solche, welche die Grundlagen für die Bemessung von Verrechnungspreisen enthalten (vgl. FG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13.6.2006, 1 K 1743/05, BC 11/2006, S. VIII ff. hier).

[Anm. d. Red.]

 

 

BC 4/2007