Digitale Archivierung: Vernichtung von Ausfuhrbelegen mit anhängenden Originalrechnungen


OFD Koblenz, Rundverfügung vom 6.1.2006, S 7134 A – St 44 2

Es ist gefragt worden, ob aufbewahrte Originalausfuhrbelege nebst Originalrechnungen nach digitaler Archivierung vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO vernichtet werden können.

Im Einvernehmen zwischen dem BMF und den obersten Finanzbehörden ist hierbei Folgendes zu beachten:

Da Ausfuhrbelege nach § 147 Abs. 2 AO auch auf solchen Datenträgern aufbewahrt werden können, bei denen das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei der Lesbarmachung die Wiedergabe mit den empfangenen Ausfuhrbelegen bildlich übereinstimmt, bestehen gegen eine Vernichtung von Originalbelegen nach digitaler Speicherung, soweit dies nach § 147 AO zulässig ist und die Belege nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind, grundsätzlich keine Bedenken. Dies kann allerdings nur insoweit gelten, wenn alle auf dem Originalbeleg enthaltenen Informationen originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können.

Somit kommt eine Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht. Die Pigmentierungen können bei einer digitalen Speicherung nicht dargestellt werden. Eine Überprüfung der Belege mit den dafür besonders vorgesehenen Prüfgeräten (vgl. Rdvfg. vom 13.7.2000, S 7131 A – St 44 4) wäre nicht mehr möglich. Etwaigen Ausnahmeregelungen (z.B. vorzeitige Vernichtung dieser Ausfuhrbelege nach Stichproben oder ständigen Kontrollprüfungen durch die Finanzverwaltung) kann daher nicht zugestimmt werden. Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken, die Farbpigmentierungen enthalten (dies gilt derzeit für Ausfuhrbelege, die von deutschen, niederländischen und österreichischen Zolldienststellen abgestempelt werden), sind daher nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO grundsätzlich zehn Jahre im Original aufzubewahren.

Andere Ausfuhrbelege nebst den dazugehörigen anhängenden Rechnungen können nach digitaler, farbgetreuer Speicherung vernichtet werden. Die Frage, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung zu erfolgen hat, hat der Unternehmer mit dem zuständigen Finanzamt zu klären.

Ferner wird darauf hingewiesen, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) bestimmen, dass der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen darf. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

 

Praxis-Info!

Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen (gemäß § 147 Abs. 2 AO) im Original aufbewahrt werden. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege usw. – und auch Ausfuhrbelege – können auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden. Voraussetzung: Die Reproduktion muss stets mit dem Originalbeleg übereinstimmen. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen usw.) erhalten bleiben (Wahrung der Identität und Gewährleistung der Fälschungssicherheit).

Darüber hinaus muss eine elektronische Belegarchivierung die Vorgaben für den Datenzugriff der Außenprüfung erfüllen; dabei ist insbesondere die maschinelle Auswertung oder Wiedergabe auf maschinell verwertbaren Datenträgern sicherzustellen (siehe § 147 Abs. 6 AO).

Die OFD-Verfügung schränkt nunmehr die Möglichkeiten der elektronischen Belegarchivierung ein, sofern Ausfuhrbelege einen Dienststempel mit Farbpigmentierungen enthalten. Nach Einschätzung der Finanzverwaltung bieten die Softwarelösungen zur Aufbewahrung von elektronischen Ausfuhrbelegen derzeit keine Möglichkeit, eine Prüfung der Echtheit der Dienststempel mit speziellen Prüfgeräten zu unterstützen.

Bei der anhängenden Originalrechnung hätte es allerdings genügt, diese (lediglich) im Zeitpunkt der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs vorweisen zu können. Anschließend besteht die Möglichkeit, den eingegangenen, kontierten und gebuchten Papierbeleg in einem eigenen Archivsystem (digital) abzulegen und den Originalbeleg zu vernichten, ohne dass dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und auch dem Vorsteuerabzug entgegenstünde (§§ 146 Abs. 5, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

Als Rechnung gilt (gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) allerdings auch eine mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach dem Signaturgesetz versehene elektronische Abrechnung.

Handfeste Praxistipps zur Einführung von Archivierungssystemen im Rechnungswesen vermittelt der Beitrag von Röckenschuß/Bürger, BC 1/2002, S. 5 ff.

[Anm. d. Red.]

BC 3/2006